良いオフィスマネジメントはあなたのボトムラインに良いです
1.オフィス管理ルーチンを確立し、それに固執する。
整理された状態にして、スムーズに動作させるためには、日常的な作業が必要です。
書類やオフィスシステムを扱うためのルーチンを設定します。 たとえば、可能であれば、あなたのオフィスに来るすべての紙を一度処理し、処理し、提出しなければなりません。机上にうっかり積み重ねるのではありません。 同様に、電子メールなどのデジタル通信は、可能な場合はすぐに優先順位を付けて行動したり、今後の対応のためにフラグを立てる必要があります。
デスクトップ、ラップトップ、ファイルサーバー、多機能プリンタ、モバイルデバイスなどのオフィスシステムには、管理手順と緊急手順の両方が必要です。 システムがクラッシュしたり、コンピュータ関連の機器が故障したりすると、オフィスの誰もが誰に電話をし、何をしないかを知る必要があります。 クリティカルなビジネスデータを保護するための3つのステップを学んでください。
2.明確に記述された責任を設定する。
良いオフィスマネジメントは、誰が何を担当しているかを知っている人に依存しています。
例えば、あなたの中小企業の購買がいつでも誰によって行われたかなど、どうなるでしょうか？ あなたはそれが必要なときにプリンタ用紙を見つけることができるでしょうか？ すべての機器と消耗品の発注担当者を1人ずつ配置することで問題は解決され、スムーズに動作します。 従業員に指定された人に電子メールの要求を電子メールで送信するか、人が必要なものを追加できる目立つ場所に手書きのリストを投稿します。
それは（コンピュータ）システム管理と同じです。 あなたは、コンピュータシステムのセキュリティと、アカウント、パスワード、ソフトウェアなどの情報を管理する責任者を1人必要とします。 オフィスアプリケーションにクラウドベースのシステムを使用すると、 会計ソフトウェアとデータストレージは中小企業にとっては理想的なソリューションですが、依然として、ユーザーの追加/削除、権限の割り当てなどの管理タスクを実行するために割り当てられた信頼できる人物が必要です。
3.記録を保持し、あなたのビジネス記録を更新してください。
記録を保存することは、それらの記録をアクセス可能にして更新する必要性を考慮するまで、良いオフィス管理の最も簡単な部分のように聞こえる。 しかし、良い事務所のマネージャーであるための最初のルールは、これを把握するのに役立ちます。 更新記録をオフィスのルーチンにさせる。 たとえば、 新しい顧客やクライアントを取得すると、連絡先データベースに入力するだけです。 その後、あなたが電話で彼に話した後、レコードを更新するにはさらに2〜3時間かかります。
（ほとんどの管轄区域には、顧客情報の取り扱いを規制するプライバシー法があることにも注意してください。）
4.あなたのオフィスを散策し、座ってください。
あなたのオフィスは、スペース管理や空間管理の一例ですか？
あなたがオフィスを歩いているとき、障害物を迂回しなければならないのですか、何かの上に乗ってしまう危険がありますか？
あなたが机の上に座ると、実際にそこで快適に働くことができますか？ あなたは机の上で最も使うものが手に最も近いように物事を論理的に並べていますか？
今日、プリンタスタンドからファイリングキャビネットまで、多くのことがオフィスに詰め込まれています。 優れた事務管理のためには、事務所内のすべてのものが最大限の効率と最大限の安全性のために配置されていることを確認する必要があります。 小規模オフィスやホームオフィスの設計の基本は 、 オフィススペースの電力、照明、換気のニーズを安全に満たすためのヒントを提供します。
5.退屈な作業をスケジュールします。
あなたがやりたくないことをやめるのは容易ではなく、ほとんどの企業は書類送付、受取、帳簿管理などの仕事を楽しんでいません。
残念なことに、キッチンのようなオフィスは、雑用が済んでも機能しません。
あなたが退屈で不愉快な仕事を誰かに見せてもらうことができないという立場にある中小企業経営者の場合は、毎週時間をスケジューリングすることによって定期的にそれに挑戦してください。 たとえば、午前または午後に、 冷たい電話をかけたり 、優先順位の低い電子メールの問い合わせを返したり 、 ソーシャルメディアの投稿をしたり、 会計に追いついたり、レコードを更新したりします。
6.委任と外部委託。
完璧な世界では、誰もが彼または彼女が行う時間があってうまくいったことをしているだけです。 世界は完璧ではないので、代わりに多くの人が時間や才能がないことをしています。
委任とアウトソーシングは、中小企業のオフィス管理を改善するだけでなく、自分の才能にも集中することができ、それによって収益を向上させることができます。 パートタイムまたは仮想アシスタントは、オフィスや管理タスクの多くを処理できます。 委任の詳細については、委任の決定を参照してください。
7.ビジネス計画を優先させる。
多くの中小企業経営者は、行動して反応する日々を費やしています。そして、彼らがなぜ彼らの車輪を回転させているように見えるのか疑問に思います。 ビジネスプランニングは、優れたオフィスマネジメントの重要な要素であり、通常のオフィス管理ルーチンに含める必要があります。
成功した中小企業経営者は、毎週ビジネスプランニングに時間を費やし、目標設定と成長のためのツールとして日々のビジネス計画セッションを使用しています 。
このビジネスプランニングガイドは、ビジネスプランニングの取り組みを進める上での素晴らしい入門書です。 あなたの小規模ビジネスのためのビジネスプランニングフレームワークを構築し、ビジョンステートメントの作成からビジネス目標の設定までのすべてにリソースを提供します。
スタッフがいる場合は、正式にまたは非公式にビジネスプランニングに携わります。
あなたは違いを愛するでしょう
混乱にビジネスを妨害させてはいけません。 この7つの優れたオフィス管理の原則を適用し始めると、オフィス管理が優れている点と、ビジネスがどれほど多くあるかという違いに驚くことでしょう。
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