デジタルファイルのためのファイル管理のヒント
ドキュメントをデスクトップ、ラップトップ、またはモバイルデバイスにローカルに格納することに加えて、ビジネスアプリケーションやファイルストレージにクラウドを使用する企業が増えています。 （ クラウドコンピューティングが中小企業にとって理想的である理由とクラウドコンピューティングの 5つの欠点を参照してください）
ストレージの問題をさらに複雑にすることは、多くの企業が従業員間で文書を共有する必要があることです。
オフィス内では、これは通常、ファイルサーバーまたはネットワーク接続のストレージデバイス（NAS）を使用して実行されます。 共有モバイルアクセスが必要な場合は、ドキュメントをクラウドに格納し、アクセス許可を割り当てることで共有することができます。 このすべての結果は、クラウドに格納された人物のドキュメントの一部とローカルでのドキュメントの一部、さらには1か所にのみ格納された個々のドキュメントでさえ、ファイル管理の悪夢となります。
組織は電子ファイル管理の鍵です
文書が保管される場所は、文書を整理して最新の状態に保つことが重要です。 電子ファイル管理の目標は、作成後何年も探していても、探しているものが見つかるようにすることです。
ほとんどのビジネス従業員は、 顧客の電話があり、関連する請求書やその他の重要な顧客文書をすばやく見つけることができないという恥ずかしい立場にあったことがあります。
同様に迷惑なことは、年末には会計士のための会社口座、さらに悪いことに税務官に関する書類を見つけることを試みている。
共有環境では、デジタル文書の適切な編成が特に重要です。従業員のいずれかが不在（一時的または永続的）している場合は、その人が作成または管理している文書を簡単に見つけることができます。
（不満を持ち、 退職している従業員によるデータ問題の潜在的な損失は、ビジネスデータを保護するもう一つの理由です.6ビジネスデータ保護のルールを参照してください）。
これらのファイル管理のヒントは、ファイルをアクセス可能に保つのに役立ちます：
1.プログラムファイルのデフォルトインストールフォルダを使用します。
アプリケーションプログラムをインストールするときは、デフォルトのファイルの場所を使用してください。 Windowsでは、通常、アプリケーションプログラムファイルは（Drive Letter：） - > Program Filesディレクトリにあります。 他の場所にアプリケーションをインストールすることは混乱し、不要です。
2.すべての文書のための1つの場所。
すべての文書を単一の「ルート」フォルダの下に置きます。 Windows環境の単一ユーザーの場合、既定の場所は[マイドキュメント]フォルダです。
ファイル共有環境では、同じことを試みてください。 単一のルートフォルダ（「共有ドキュメント」など）を作成し、すべてのドキュメントをルートフォルダ内のサブフォルダに保存します。 すべての電子文書の場所を1つにすることで、物事を見つけやすくなり、バックアップやアーカイブを簡単に実行できます。
3.論理階層にフォルダを作成します。
これらは、あなたのコンピュータのファイリングキャビネットの引き出しです。 あなたのフォルダに名前を付けるためにプレーンな言語を使用してください 将来このフォルダのリストを見て、あなたが発明した他の興味深い略語が何であるか不思議に思うことはありません。
4.フォルダ内にフォルダをネストします。
必要に応じて、これらのメインフォルダ内に他のフォルダを作成します。 たとえば、「 請求書 」というフォルダには、「2018」、「2017」、「2016」というフォルダが含まれている場合があります。 クライアントの名前が付けられたフォルダには、「顧客データ」と「連絡文書」というフォルダが含まれている場合があります。 目標は、孤立したファイルの束をリストするのではなく、すべてのファイルをフォルダに入れることです。
しかし、複雑で深く階層化されたフォルダ構造を作成しないでください。 可能な限り記述的なファイル名を使用してください。
5.ファイル命名規則に従ってください。
オペレーティングシステム（Unixなど）の中には、ファイル名やフォルダ名にスペースを使用できないものがあるため、コンピューティング環境が混在している場合はこれを避けてください。 代わりにアンダースコアを区切り文字として使用します（例：Doe_John_Proposal.doc）。/？ <> \：* | "^は、Windowsのファイル名またはフォルダ名でも禁止されています。
簡単な識別と検索のために説明的なファイル名を使用しますが、船外には持ちません。ファイル/パス名の長さはオペレーティングシステムによって異なります。 Windowsでは、ファイルのフルパスの最大長（ドライブ名+フォルダ名+ファイル名など）は260文字です。 できるだけ一般的な略語を使用してください（Jan for JanuaryやCorp for Corporationなど）。
6.具体的にする。
可能であれば、電子ファイルに論理的な特定の名前を付け、日付をファイル名に含めます。 ファイルに名前を付けるときの目的は、ファイルを開いて表示することなく、ファイルの内容を伝えることです。 したがって、文書が顧客への手紙であれば、支払いが延滞していることを思い出させるものであれば、「overdue_20180115」のように呼び出すことができます。 "レター"のようなものではなくて。 その手紙を開くことなしに誰がそれを知っていますか？
電子メールやポータブルデバイス経由でファイルを共有する場合、フォルダ情報が共有ファイルに含まれないため、ファイル名に特定の情報を含めることができます。 たとえば、ドキュメントがMy Documents¥Invoices¥2017¥Customers¥Doe_John_20180416.docに存在し、そのファイルが共有されているか電子メールで送信されている場合は、受信者にDoe_John_20170416.docが表示され、そのファイルが顧客であることを伝えることができない場合があります請求書を開くことなく請求することができます。
7.あなたが行くようにファイルします。
ドキュメントを作成する最も良い時期は、ドキュメントを初めて作成するときです。 だから、 "名前を付けて保存"ダイアログボックスを使ってドキュメントを作成し、その名前を付けて、最初に適切な場所に置くという習慣を忘れないでください。
8.あなたの便宜のためにファイルを注文してください。
たくさん使うフォルダやファイルがある場合は、ファイルリストの先頭に強制的に名前を変更してください。 またはファイル名の先頭にAAを入力します。
9.ファイルを定期的に削除します。
上記の「請求書」という名前のフォルダの例のように、時には古いものが明らかな場合もあります。 そうでない場合は、古いファイルを消去してフォルダを整理してください。
ビジネス関連のファイルを削除することは絶対に避けてください。 代わりに、あなたのルートフォルダの下にフォルダのメインコレクションでは、 "古い"または "非アクティブ"と呼ばれるフォルダを作成し、それらに出くわすときに古いファイルを移動します。
（ CRAまたはIRSのビジネス記録をどのくらい保存する必要がありますか？あなたの税務上の義務を果たすためにビジネス記録をどのくらいの期間保持する必要があるかを説明してください）。
10.定期的にファイルをバックアップします。
ファイルを別のドライブやテープにコピーする場合でも、定期的なバックアップの計画を立てて従うことが重要です。 成功したバックアップシステムへの3ステップを参照してください。
優れたファイル管理により、簡単に見つけられるもの
電子文書を管理することは、ビジネスのための文書管理戦略全体の一部でなければなりません。 適切な文書管理計画には、保管、検索、バックアップ、およびセキュリティーを含む文書処理のすべての側面が含まれている必要があります。
検索機能はすばらしいことですが、フォルダやファイルに直接アクセスすることの容易さと決して一致しません。 これらのファイル管理のヒントに一貫して従えば、どこに何があるのかわからなくても、どこにあるのかがわかります。探しているものを見つけることに大きな利点があります。 優れたファイル管理手法は 、ビジネス時間とコスト を節約し ます 。