小企業向けの文書管理システムの作成方法
多くの企業にとって、文書管理の焦点は文書の編成と保管です。 彼らは、文書を簡単に見つけ出すことができるように、組織的で安全な方法で文書を保管できるようにしたいと考えています。
この記事では、正確にそれを行う文書管理システムを作成する方法を説明します。
検索エンジンに「文書管理」と入力すると、文書管理ソリューションの長いリストが表示されます。多くの場合、 ペーパーレスオフィスの利点を宣伝するソフトウェアやアプリがあります。
ただし、文書管理ソフトウェアまたはアプリケーションは、 電子ファイルのビジネス処理を改善するように設計されています 。 問題は、多くの中小企業が紙と電子ファイルの古いデータを混在させなければならないことであり、場合によっては紙データの割合がはるかに大きいことです。
データ環境が混在するという問題に対する1つの解決方法は、文書イメージングシステムを使用して、すべてのビジネス文書を電子形式に変換することです。 しかし、これは多くの中小企業にとっては高価で時間がかかります。
良いニュースは、特別なソフトウェアを購入したり、卸売文書イメージングを行うことなく、文書管理システムの基本を適切に配置できることです。
システムは複雑である必要はありません。 それを計画し、実装するのに少し時間を費やすだけです。
文書管理システムの作成方法
文書管理システムをセットアップするには、3つのステップが必要です。
- 文書管理計画を作成し、
- 文書管理計画の実施、
- と続く。
計画を作成する最初のステップは、次の4つの質問に答えることです。
ドキュメントを作成するためのルールは何ですか？
請求書 、支払いリマインダの手紙、販売パンフレット、電子メール、 バランスシート 、スプレッドシート、レポート - すべての企業は、ビジネスを行い追跡する過程でさまざまな文書を作成します。 物事を整理するためには、すべての企業が文書を作成するためのルールを確立する必要があります。
たとえば、 手紙や請求書などの標準ビジネス文書の一部に社内のテンプレートがありますか、その場所はどこにありますか？
そこに従う必要がある社内スタイルのガイドはありますか？
新しい文書の日付および/またはタイムスタンプを付ける必要がありますか？
文書を共有したりレビューしたりするためには、どのような手順に従うべきですか？
中小企業の中には、さまざまなビジネス文書のテンプレートの場所と使用方法が重要な文書作成の唯一のポイントとなります。 しかし、あなたのビジネス内のドキュメント作成で、さまざまな人々がドキュメントの共同編集、レビュー、更新を行う場合、効率性と一貫性を確保するためにこれらの作業をどのように行うべきかを決める時間を費やす必要があります。
どのように文書を保管しますか？
この質問には実際に2つの側面があります。
最初のものは、ストレージの物理的側面に関係します。 あなたの中小企業がファイリングキャビネットに書類を保管している場合でも、保管に伴うコストがかかります。 ファイリングキャビネットそのもののコストだけでなく、あなたや従業員が文書を提出したり、文書を取りに行く時間にかかるコストもかかります。 実際、ほとんどの中小企業にとって、ストレージに関する最大のコストはおそらく、人々がドキュメントを探しているときに浪費される時間のコストです。
文書を格納する第2の態様は組織的である。 書類はどのように提出されるのですか？ 文書を提出するための鍵は、良いファイル管理の実践に従うことです。
また、文書をどのようにアーカイブするかを知る必要があります。 期限切れのファイルや、文書管理システムのバックバーナーに移動する準備ができているファイルは、どのように処理しますか？
たとえば、毎年の初めには、コンピュータ上のさまざまな作業関連ファイルを調べて、現在はなくなったファイルを除外し、必要に応じてファイルを移動して、年や主題別の新しいフォルダを作成します。
紙ファイルでも同じことができます。 古い（er）ドキュメントをファイルフォルダとラベルから削除し、タイトルに "Old"という新しいものを作成することは難しくありません。 自動アーカイブオプションを提供するソフトウェアもあります。 たとえば、Microsoft Outlookでは、古いメールをアーカイブすることができます。
どのようにドキュメントを取得するのが簡素化されますか？
この質問は文書管理システムの中核です。 カナダのXerox社のLeger Marketingが実施した調査では、カナダの中小企業のオーナーや管理者は、文書の管理と保存には年間2,152ドル、文書（globeandmail.com）の検索には1日約1時間かかると述べています。
もう一度、良いファイリングプラクティスは、問題を解決するために長い道のりを行くことができます。 このサイトのデータ管理記事を閲覧すると、あなたが始められます。 たとえば、厳密な命名規則に一貫して従うなどの作業を行うと、文書を見つけるのがはるかに簡単になります。
また、あなたが単独で仕事をする唯一の所有者であろうと従業員とのビジネスオーナーであろうと、特定の種類のファイルがどこにあるのか、特定の文書を見つける場所をユーザーに思い出させるファイルの場所リストを作成することをお勧めします。 あなたのビジネスが最も似通っている場合は、ファイルがコンピュータシステム、社内サーバー、 クラウド上にあるのか、ファイリングキャビネットなどの物理的な場所に書類があるのかを忘れないでください。 たとえば、自分のビジネスでイメージ、ビデオ、または紙の写真を使用するとします。 ファイルの場所一覧のエントリは次のとおりです。
デジタル画像/ビデオ：コンピュータ（またはサーバー） - ドライブE：/ photos - 適切な件名フォルダにファイル
紙の写真：ファイリングキャビネット3 - 写真 - アルファ
共有ネットワークまたはクラウドドライブには、ファイリングキャビネットの引き出しのように内容に応じてラベルを付ける必要があります。
私たちの文書を安全に保つ/維持するにはどうすればよいですか？
文書セキュリティの第1の防衛線は、 ビジネス施設自体を物理的に保護していることです。 すべての企業は、警報システムなどのセキュリティシステムを導入する必要があります。
企業は、ウィンドウバー/グリル、防犯カメラ、パトロールサービスなどの他のセキュリティデバイスに投資する必要があるか、または投資したい場合もあります。 電子ファイルを保護するためにパスワードを作成したりファイルを暗号化したりすることができますが、コンピュータやハードドライブを盗んで盗むことができます。
すべてのファイリングキャビネットは施錠可能で、営業時間後にはロックされている必要があります（信頼できる人が近くにいなければ昼食時にロックされます）。
電子文書の一般的なセキュリティ手順では、定期的に文書をバックアップし、元の文書が置かれている同じハードドライブ以外の場所に文書のバックアップを保存する必要があります。 オフサイトは自然災害によってビジネスデータが抹消されないようにするのが最善です。なぜなら、クラウドはビジネスにとって理想的です 。
同じコンピュータネットワークを共有している同僚や従業員がいる小規模企業は、一部のユーザーのアクセスを制限して、ネットワークのリソースの一部のみを使用または参照できるようにすることもできます。 たとえば、管理専用のアクセス権を持つ「Accounting」という名前のネットワークまたはクラウド共有ディレクトリがあるとします。ユーザーがアプリケーションなどのリソースにアクセスすることが許可されていても、特定のドキュメントをパスワードで保護することができます。 ドキュメントの内容を暗号化することもできます。これにより、必要な暗号化キーを持つユーザーのみがドキュメントにアクセスできます。
従業員の盗難は、データセキュリティに対するもう1つの脅威です。 従業員を含む小規模企業は、履歴書を作成し、従業員のバックグラウンドチェックをポリシーの問題にする必要があります。
文書管理システムの実装
上記の質問に答えることで文書管理計画を作成したら、それを実装する準備が整いました。すべてのスタッフがビジネスの文書管理システムの詳細を把握し、文書の作成、保存、検索時の適切な手順に従っていることを確認します。
また、組織内の文書にアクセスして使用するすべての人が、適切な命名と保管などの作業を行う必要があります。 特定のファイルが簡単に見つかるかどうかをテストし、誤ったファイルを守るかどうかを定期的に点検する。
1日で文書管理システムを設定できますが、時間の経過とともに一貫して実装することが成功の鍵となります。 報酬は巨大です。あなたが望むときに見つけたいものと心の安らぎを見つけることができます。