ペーパーレスオフィスの長所と短所を見る
ここでは、紙なしのオフィスの長所と短所を見て、ペーパーレス化があなたの中小企業のための賢明な決定であるかどうかを判断する手助けをします。
ペーパーレスオフィスの長所
1.環境にやさしい - Daily Greenによれば、紙は埋立廃棄物の25％を占め、米国が事務用紙の使用をわずか10％削減すると、160万トンの温室効果ガスの排出を防止する。 それは紙のためのものであり、インクカートリッジの生産と廃棄、プリンタで使用されるエネルギーを考慮していません。 ペーパーレス化は環境に配慮した決断です。
2.コスト効果 - 環境のためにペーパーレスオフィスの利点があるのと同様に、中小企業の予算にも利点があります。 ペーパーヘビーオフィスをサポートする紙、インク、郵便料金などの消耗品に毎月どれくらい費やしているかを考えてください。 次に、すべての物理的な消耗品と実際の書類を保管するのに必要なスペースを考慮してください。 それはかなり高価なことがあります。 時間が経つにつれて、ペーパーレスになると、あなたの中小企業にとって大きな節約につながる可能性があります。
3.簡単なアクセス - ペーパーレスなので、すべての重要な文書がデジタル化されます。 クラウドにバックアップしたり、リモートデスクトップアプリケーションを使用してアクセスしたりすることで、 モバイルオフィスやどこからでも作業でき、生産性を維持することができます。
4.ファイル構成 - あなたが探しているものを見つけるために混乱したファイリングキャビネットや紙の束をシャッフルする時間を無駄にしたことがある場合は、扱いにくい紙文書がどのように管理できるかを知っています。
ペーパーレスオフィスを作成すると、時間の経過とともに整理、検索、微調整が容易なデジタルファイルシステムを作成できます。 これは、一度、検索を行うのと同じくらい簡単に文書を見つける苦痛なプロセスでした。
ペーパーレスオフィスの短所
1.システム障害 - デジタルは迅速なアクセスが可能ですが、迅速な消失も意味します。 システムがクラッシュした場合、コンピュータ上にローカルに保存されているすべてのビジネス文書に何が起こるかを検討します。 あなたはすべてを失うことができます。 すべての中小企業、特にペーパーレスの企業では、オフサイトでのデータのバックアップと保護のためのシステムを持つことが重要です。
2.セキュリティ - ファイルキャビネットやオフィスドアのロックによってデジタルファイルを保護することはできません。そのため、文書や機密情報のセキュリティは、ペーパーレスオフィスの重大な懸案事項です。 ソリューションには、暗号化、ローカルサーバー、アクセス制限などがあり、それぞれ独自のコストとメリットがあります。 さらに、いくつかのビジネスの性質と日常的に扱われるマテリアルの敏感さを考慮することが重要です（会計士のことを考えれば、単にペーパーレスにはならない）。
3.プロセスの改訂 - ペーパーレスオフィスへの移行には、現在のすべての業務プロセスを見直し、適切な選択肢を見つけることが含まれます。
たとえば、電子署名サービス、 オンライン請求書発行および支払いサービス 、および物理的な文書の必要性を置き換えるその他のアプリケーションの使用を開始する必要があります。 すべてのスタッフは、新しいシステムを導入した後に、新しいシステムの訓練を受ける必要があります。
4.時間を要する - ペーパーレスになることは、一夜のプロセスではありません。 考慮すべき多くの要素があります。 紙の世界を後にしておくことの意味をすべて考慮するには時間がかかり、ペーパーレス化をサポートする作業のすべての変更を実装するのにも同じくらい時間がかかります。
ペーパーレスにするという決断は、ビジネスによって異なるものであり、確かにあらゆる企業にとって正しい普遍的な決定ではありません。 ペーパーレスにするという決定を下す上で最も重要なことは、あなたの研究を行っていることです。利益がその課題よりも重要かどうかを判断することができます。
その後、ペーパーレスであるという利点をもたらすだけでなく、同時に生産性を向上させる体系的なプロセスを作成します。