中小企業向けビジネス継続計画の準備方法
不測の事態が発生した場合のビジネス中断を防ぐ計画。 また、「時間に敏感なビジネスやサービス業務を中断することなく、計画を実行する能力を通じて、組織のビジネスサイクルの適時かつ秩序だった再開を確実にするための手続き」（ Facility Management Journal）
ビジネス継続性計画の目的は次のとおりです。
- すべての人員の健康と安全を確保する
- ビジネスの製品および/またはサービスの提供に対する中断を最小限に抑える
- 財政的損失を最小限に抑える
- 災害発生後、指定された時間内に重要な操作を再開できること
よく考えられているビジネス継続計画は、災害発生時のビジネスの生存と失敗の違いを意味します。 火災、洪水、ハードドライブの故障またはデータの盗難 - これらのいずれかまたはすべてがあなたのビジネスを手数料から外す可能性があります。 事業継続計画をまとめるには、最短時間で事業を再開できるようにする必要があります。
ビジネス緊急時計画を作成するには：
1）あなたの中小企業にとっての主なリスクは何かを判断する。
データ盗難ですか？ フラッディング？ 地震？ どのような種類の災害が最も発生しているかを把握することで、継続計画を重視し、時間とお金を無駄にすることなく、起こりそうもないことに備えています。
あなたのビジネスが地震帯に位置していないなど、地震から復旧する方法を計画する上でのポイントはありません。 しかし、サイバー攻撃、ハッカー活動、妨害行為などの中小企業で見過ごされるリスクが増大することを忘れないでください。
2）ビジネスの災害によって閉鎖された場合に、中小企業が再び事業を開始するために不可欠なものを決定し、その要件が迅速に利用できるようにするための措置を講じる。
これらの必需品には、人員、データ、設備、財政配分、インフラ保護が含まれます。
どの人があなたの業務にとって重要なのですか？ 重要な製品やサービスを引き続き生産して提供するためには、どのような機器が必要ですか？ おそらく、あなたが必要とする設備を持っている別の事業と手配することができます。 どのような消耗品が必要ですか？ あなたの現在の取り決めが機能しない場合、 代替サプライヤーまたは荷送人が誰であるかを事前に調べてください。 収入の流れが止まったら、あなたのビジネスはどのくらいの期間機能しますか？ あなたはどこにそれを保つためにお金を手に入れますか？
2）災害発生時の避難計画を立てる。
職員と一緒に行き、あなたのビジネス施設全体に目立つように投稿してください。 要員は避難する必要があることをどのように知っていますか？ 彼らは避難の通知を受けたときに何をすべきですか？ どのルートが利用可能ですか？ 人々は建物の外でどこで会うべきですか？ みんなが安全に出ていることを確認する責任は誰にありますか？
3）通信ファンアウトシステムを作成します。
あなたのビジネスで何かが起こった場合、そこに働く各人に誰に通知する責任を負うのでしょうか？ 電話や電子メールの連絡先が最新のものであることを確認し、他の人と連絡を取る担当者は、すべての技術が遅かれ早かれ、通常は最も不都合な時間に失敗するため、リストを印刷します。
また、誰とどのように（ ビジネスウェブサイトの更新、 ソーシャルメディアへの投稿、プレスリリース、ウィンドウ内のサイン、ラジオアナウンスなど）、誰とどのように責任を持つのか決定する
4）現場の緊急キットが完全で最新であることを確認してください。
これらの職場の応急処置キットセントジョン・アンブレランスのチェックリストは、様々な規模の企業の応急処置キットが従業員の数に基づいて含まれている必要があることを正確に示しています。 あなたの地域で発生する災害の種類によっては、他の消耗品を追加することもできます。 例えば、1人1日1ガロンの水が、この小売店の緊急用品リストに推奨される消耗品の1つです。
5）ビジネスデータを保護するための手順を実行します。
ビジネスデータは最も貴重な資産です。 盗まれたか破壊された場合、あなたのビジネスはすぐに起き上がり、再び稼働することができますか？
成功したデータバックアップの3つのステップでは、ビジネスデータが保護されており、すぐに再びアクセスできるようになることを安心できる方法を説明しています。 データ保護は、ビジネスをクラウドコンピューティングに切り替える多くの利点の 1つです。
6）あなたのビジネスが適切な保険を持っていることを確認します。
火災保険は、心に浮かぶタイプですが、火災はあなたの中小企業が経験できる唯一の可能性のある災害ではありません。 洪水や風の被害など、他の明白な物理的災害の他に、盗難などの被害を考慮する必要があります。 あなたの中小企業が訴訟に至る可能性のある活動に従事している場合は、潜在的な責任要因があります。
あなたのリスクをカバーする適切な種類の保険を選択し、良好な最新の保険適用範囲を持つことは、災害発生時に小規模ビジネスを稼働させるための長い道のりになります。
8）あなたの隣人を知る。
あなたの周りのビジネスオーナーとのコミュニケーションのラインを開くことは、ビジネス継続性の計画に本当に役立ちます。 彼らにあなたが何を望んでいるのかを知らせ、あなたがそれらを関与させることができるかどうかを見ましょう。 連続性計画に関連する費用の一部を分担したり、災害発生時にお互いに助け合うためにタトゥー・トゥ・タット・アレンジをすることができます。 コーディネートされた緊急時計画は、ストリップモールや市街地などの隣接スペースを共有する企業にとって特に重要です。
9）ローカルのプログラムとリソースをチェックしてください。
あなたの市町村または事業活動委員会は、緊急時計画/災害対応計画を策定しているか、自分の計画を簡単にまとめるためのリソースを提供しているかもしれません。 たとえば、オタワ市では、オタワの企業のウェブサイト上での緊急時の準備に関する情報を提供し、トピックに関するトレーニングワークショップを提供しています。 あなた自身のビジネス災害計画の作成を始める前に、あなたの町で利用できるものを見てください。
10）それをすべてまとめてください。
継続計画を作成する際には、すべての部分をまとめて印刷してください。 （デジタルコピーは素晴らしいですが、電源が切れたり、デジタル機器を使用できない場合はあまり役に立ちません。）3輪のバインダーはうまくいきます。 あなたのビジネスの避難計画、コミュニケーション計画、緊急用キットと保険ポリシーに関する情報、データ保護対策と運用上の要点、そして物事を維持したり再開させるための手配の詳細を含めてください。
11）ビジネス上の緊急時計画を手軽に保つ。
最後に、災害対策計画を容易にアクセスできる場所に保管し、どこにその場所が分かっているかを知る必要があるすべての人を確実に確認したいと考えています。 また、事業の災害が施設を離れなければならない場合は、1人1人に2人を割り当てて退出時にビジネス緊急時対応計画を取得する必要があります。
12）あなたのビジネスのウェブサイトとソーシャルメディアを使用する
Facebook 、 LinkedIn 、 Twitterなどのビジネスウェブサイトやソーシャルメディアプラットフォームは、緊急時に顧客やビジネスアソシエイツとコミュニケーションを取る優れた方法です。 あなたが開いているかどうか、災害が発生したときに顧客が不思議にならないようにしてください。Facebookのすばやい投稿が最新の状態に保つことができます。
事業継続計画の成果
ビジネス継続性計画を延期するのは簡単です。 私たちの注意を必要とする緊急の「危機」が常にあります。 しかし、実際に何時間、何日、何週間もあなたのビジネスを停止させるイベントと比べて、どれだけ重要なのでしょうか？ 事業継続計画の準備に時間を費やすことは、災害が発生した場合に大きな報酬を得るでしょう。