ファイリングに費やす時間を削減する5つの方法
しかし残念なことに、それが嫌いかどうか、あなたが中小企業を経営するときには、ファイリングが完了しなければならない、またはあなたはすぐに積み重なるすべての紙の重さの下であなたの机が崩壊するのを見つけるだろう。 ファイリングの嫌悪感は何ですか？
問題を解決するには2つの方法があります。
可能な限り短時間で提出しようとすることができます（私は何年もかけて事務所を運営して完成させた方法です）。 実際に提出するのに費やす時間を短縮するためのヒントを見てみましょう。
可能であれば細断してリサイクルする
提出を待っている紙の最初の質問は、「この文書を提出する必要がありますか？」と書かれています。
郵便物に入ってくる多くの書類は、シュレッダーに直接入ることができます。 たとえば、他の企業の広告や情報の手紙を書いている点は何ですか？ あなたがメールを扱っているときは、メールを一度読んで、今から1年後にそれを必要とするかどうかを決定し、それに応じてファイルを細断するかどうかを決めます。
あなたが提出する必要がない文書のハードコピーを多数提出している可能性もあります。また、最初に印刷するべきではありません。
たとえば、 電子ファイルが整理され、適切なバックアップ手順を実行している場合など、請求書や手紙のコピーを提出する必要はありません。
だからあなたがそのファイルの山に取り組んでいるときに、 "あなたはなくても生きることができる紙"を細断します。
他のオフィス雑用をより難しくなく簡単にするファイリングシステムを使用してください。
提出する必要がある書類のほとんどは、ビジネスプロセスに関連しています。これらの書類は、何か他のものが処理される前に会計システムに入力する必要があります。
そのため、プリンターのトナーカートリッジの領収書をメインファイリングシステムの「P」の下に置く代わりに、月と年のラベルが付いた一連のフォルダである「最初の」ファイリングシステムにファイルを保管します。
たとえば、2017年9月にトナーカートリッジを購入した場合、その月に発生したその他の請求書、 領収書およびその他のビジネス文書とともに、それが入っているファイルです。 それでは、月末にフォルダを操作して、会計情報をすべて作成する必要があります（または、 アカウント管理者や会計帳簿担当者に毎月のフォルダを渡す必要がある場合） 。
私たちは小売業ではなくサービス業を営んでいることに注意してください。座って1ヶ月に一度アカウントで作業してください。 アカウントをより頻繁に最新にする必要がある場合は、毎月のフォルダのアイデアを適宜変更する必要があります。
あなたがファイルする前に考える
会計を行うために毎月のフォルダを使用した後はどうなりますか？ 文書は、「メイン」 ファイリングシステムに移動する必要があります 。 しかし、タイトルに応じて個々の文書を個別に提出するのではなく、私はグループに従って論理的に提出します。
プリンタのトナーカートリッジの例をもう一度見てみましょう。
プリンタのトナーカートリッジの "P"の下にこの領収書を提出する代わりに、私はOffice Supplies - 領収書の下にこれを提出します。領収書はポストイットノートの領収書やプリンタの領収書などの書類を提出する場所です紙。 これにより、ファイルを高速化できるだけでなく、後で文書を見つけるのがずっと簡単になります。
文字だけでなくファイルフォルダのラベルに単語やフレーズを使用する
ファイリングシステムの部門を作成するときには、1文字に限られているというルールはありません。 そうすれば、ファイリングが不必要に遅く複雑になってしまいます。 あなたのファイルシステムをカスタマイズして、グループで提出することで恩恵を受けることができ、文書をより迅速に配置するための適切な場所を見つけることができます。
例えば、私のファイルシステムのセクションに "C"というラベルを付ける代わりに、 "クライアントファイル"というセクションもあります。
「クライアントファイル」内のファイルはアルファベット順に整理されています。 このようにファイリングシステムをカスタマイズすることの美しさは、必要に応じていつでもさらに細分化して整理できるということです。 したがって、主要なクライアントは、「クライアントファイル」セクション内で自分の名前でラベル付けされたファイルシステム仕切りを使用して、彼女に関連する文書を簡単に見つけることができます。
この例では、ファイリングシステム上のラベルに「B」、「C」、「クライアントファイル」、「D」...と表示されます。
あなたのファイリングをスピードアップする別のファイリング・チップ：アルファベットをカスタマイズすることも忘れないでください。 「M」セクションだけでなく、「Mc」というラベルを付けてください。
あなたの「最初の」提出システムを近くかつ便利に保つ
上記のような2段階ファイリングシステムを使用するもう1つの大きな点は、ファイリングシステムの最初の段階（毎月のフォルダ）を物理的にあなたのワークスペースに近づける方がはるかに簡単になるということです。 すぐに文書を提出するのではなく、すぐにファイルを提出する傾向があります。
したがって、あなたの最後の、現在の、そして翌月の毎月のフォルダをトレイに入れたり、コンサーティーナファイルを使用して、あなたのワークスペースの中に入れてください。 あなたのファイリングシステムの大部分（上記の「メインファイリングシステム」は、部屋全体にまたは別の部屋にあっても構いませんが、 時間を節約するためには、あなたの最初の段階の提出を行います。
ファイリングの楽しみ方
私があなたにこれまでに書いたヒントは、あなたが提出するのに費やした時間を減らし、脳の凍結を防ぐのに役立ちます。 しかし、あなたの時間をもっと楽しくすることはどうですか？
実際には、私がここで思いついた唯一の戦略は、ある程度の時間をかけてクッキーを手に入れた、荒れ果てた賄賂です。 これはうまくいくでしょうが、たくさんのファイリングをしている場合は、たくさんのポンドを置くことにつながります。
あるいは、ファイルフォルダにさまざまな色を使用し、ラベルに珍しいフォントや書道を使用するなど、より芸術的なアプローチを取ることもできます。 これがあなたのファイリングを楽しくさせるかどうかにかかわらず、それは確かにそれをより魅力的にするでしょう。
誰が知っている？ たぶんあなたの提出が非常に速くなったので、それはとても組織されているので、それをもっと楽しくすることができます。