保存して整理するために必要なもの
ある程度、あなたが提出するシステムを開発するために必要なアイテムは、あなたのビジネスに大きく依存します。
たとえば、有形の商品を販売する場合、在庫を追跡するものが必要です。 しかし、ここにあなたの家のビジネスで追跡する必要がありますアイテムの一般的なリストです：
- ビジネスとマーケティングの計画。
- 法的書類（LLCの書類作成、ビジネスライセンス、知的財産登録、契約）
- コンタクト（プロ、クライアント、ベンダー、サービスプロバイダーなど）
- 財務情報（損益計算書、貸借対照表、買掛金/買掛金）
- 税金
- 事業費（領収書）
- プロジェクト
このリストに加えて、あなたのビジネスに固有のアイテムを追加したいと思うでしょう。
あなたのホームビジネスを組織するためのシステム
あなたの論文やその他の重要な情報を保存して処理するには、さまざまな方法を使用します。 重要な要素は、あなたにとって最適な方法を選択することです。 誰もが思考と組織の異なる方法を持っています。 たとえば、一部の人にとっては、アルファベット順にファイルを編成する方が理にかなっていますが、他の人は、日付順に整理する方が簡単です。
あなたのために何がうまくいくか分からない場合は、試してみてください。それを維持しようとするのであれば、別のシステムを採用してください。 ファイルと情報を整理するには、次の3つの方法があります。
シンプルなバインダーファイリングシステム
あまりにも多くの書類を生成しない中小企業にとって、バインダーシステムは良い選択です。
また、すべてのものを1か所に置いていたり、情報をモバイルにする必要がある人にとっても理想的です。 バインダーシステムは、大きなスリーリングバインダー、シートプロテクター、およびセクションデバイダーを使用します。
保留中の注文、完了した注文、さまざまなフォームのマスターコピー...などのビジネスカテゴリを整理するには、セクションディバイダを使用します。 そこから、シートプロテクタのファイルを収集し始めます。 バインダーがいっぱいになると、週、月、または3ヶ月の終わりに、パージする時間になります。 お客様のオーダーファイルやその他の履歴レコードは、バインダーの組織を厳密に反映した伝統的なファイリングシステムに転送するだけです。
伝統的なファイリングシステム
従来のファイリングシステムでは、ファイリングキャビネット、ファイルやマニラのフォルダを使用しています。 ほぼすべてのビジネスは、ビジネスが成長するにつれてこのタイプのファイリングが最終的に必要になります。 時間が経つにつれて、あまりにも多くの書類が作られています。 税務記録は7年間保持する必要があるため、これらすべてのレコードを保管する場所が必要です。 伝統的なファイリングシステムは、保管する必要があるが、前年度の税金や営業許可証など、定期的にアクセスする必要のないアイテムに最適です。 あなたの伝統的なファイリングシステムを地面から離れて成功させるためのヒントをいくつか紹介します：
- 実際に使用するシステムのタイプを考えてください。 あなたはクールな事務用品を購入してナッツを手に入れることができ、世界で最も精巧で色彩豊かなファイリングシステムを考案しますが、あなたの仕事スタイルに合わない場合は、セットアップの時間とお金が浪費されます。
- 最も少ない量の「タッチ」を可能にする、紙を管理するためのシステムを作成します。 あなたは紙の積み重ねを避け、それぞれの部分を何度も処理したいと思っています。 代わりに、初めて紙に触れるときに紙の部分をどこに置く必要があるかを決定する作業をしてください。
- 提出のために時間を置いてください。 ペストのようなこの作業を避けるのは簡単ですが、それは必須であり、ビジネスをより円滑に運営するのに役立ちます。 特に領収書や税務時に使用される他のアイテムは、このようなものを整理しておくことで、税金をはるかに簡単に提出することができます。
電子出願システム
デジタル世界は紙の保管の必要性を完全に排除するわけではありませんが、情報の保管をより簡単にしました。 デジタルシステムは、請求書の作成、送信、管理が可能で、家計の財務を追跡し、電子ファイリング用の税ソフトウェアにインポートすることができます。 レシートをスキャンしてコンピュータ上のファイルに保存することもできます（ただし、紙のバージョンはそのままにしておくべきです）。 電子システムでは、クライアント、顧客、見込み客の情報を顧客関係管理システムに保存して、簡単にアクセス、電子メール、請求などを行うことができます。 オンラインシステムは、あなたのアイディアを保存したり、プロジェクトを管理したり、情報や研究を整理したりするのに役立ちます。
しかし、紙ファイルシステムと同様に、 デジタルファイリングシステムは、コンピュータやクラウドに格納されたフォルダやファイルを使用して、組織的な構造を持つ必要があります。 最も簡単な管理のために、デジタルシステムで同じ構造およびファイル名をペーパーシステムと同じように使用してください。 デジタルファイルを保護するには、別のハードドライブまたはオンラインストレージシステムにバックアップしてください。
上記のすべての組み合わせ
ビジネスに保存する必要があるすべてのデータとマテリアルを管理するために、複数のシステムを使用する必要があります。 まず、あなたに最適なものを決定し、実装する必要があります。 たとえば、スケジュール、マーケティング、フォームのコピーなど、ビジネスの日々の管理を手助けするためのバインダーシステムがあります。
従来のシステムでは、過去の年の税金、許可証やビジネスライセンス、知的財産権の登録など、すべての長期間の書類を保持することができます。 デジタルシステムを使用して、 Evernoteなどのアイデアを保存し、プロジェクトを追跡することができます。
一方で、可能な限りデジタル化し、オンラインの予定 表やカレンダーを使用したり、すべての領収書をコンピューターにスキャンしたり、ソフトウェアやオンラインサービスを使用してビジネス管理のニーズを満たすことができます。 それでも、生成される紙をシステムで管理したいと思うでしょう。 重要なのは、簡単に使えるシステムを見つけて、必要なときに必要な情報を見つけることです。
2016年9月に更新されたLeslie Truex