あなたの提出システムをマスターしてください！
あなたのファイリングシステムを整理する時間をとることは非常に重要です。 誰もがペーパーレスのオフィスを望んでいるが、現実には、多くの中小企業では依然として請求書や領収 書などの紙文書を保管し、必要なときに簡単に回収できる必要があります。
領収書を適切に提出することが特に重要です。 存在しないまたは乱雑なファイリングシステムは、領収書がないために税額控除を逃したくないので、所得税の時間に余計な努力を加えることができます。
また、あなたのビジネスが今まで監査の対象となっていて、 経費を支えるために必要な書類を作成できない場合は、クレームが拒否され、税務申告書が再審査されます。
中小企業のオーナーは 、 机の上で素早く簡単に操作できる必要があります 。 紙のファイリングシステムをセットアップするのは難しいとは言えますが、いくつかのファイリングのヒントやテクニックで簡単に行うことができます。
ファイリングシステムの編成方法
（1）あなたの机の上に数分間座って、本能的に物事を探す場所を見つけてください。
私はワークステーションの右側に引き出しがあります。 私が最初にファイリングシステムをセットアップしたとき、私はそれに何も持っていなかった。 私がペン、クリップ、またはステープラを探すとき、私はそれが空であることが分かっていたとしても、私が見える最初の場所でした。 当然、私はペン、クリップ、ステープラーをその引き出しに入れました。 私にとっては、それらのアイテムのための自然の家でした。
誰もがこれに違ってアプローチし、ある人のために働くものは別の人のために働かないかもしれません。 あなたのプライマリワークスペースに座り、機器、消耗品、ファイルを手に入れてください。 それはあなたが個人的にそれらのアイテムを提出するための理想的な場所を確立するのに役立ちます。
（2）あなたは自然に情報を探す場所を知ったので、アルファベット順、数字順または件名提出システムがあなたに最も適しているかどうかを判断する必要があります。
あなたの書類をファイリングカテゴリ（経費、財務、 マーケティング ）にどのように編成しますか？
銀行声明、公益法案、事務経費領収書、 車両のマイレージ・ログなど、 ビジネス・コストに関連する書類はどうやって見つかりますか？ 顧客情報はどうですか？お客様の名前に基づいて検索しますか？ 参照番号による？ これは、ファイリングシステムのレイアウト方法を決定する重要なステップです。 どのカテゴリを使用するか決定したら、さらに進んでサブカテゴリを作成する必要があるかどうかを決定します。 あなたのファイリングシステムのために何かを買う前に、これをしてください。
（3）次に、おおよそのストレージニーズを決定します。
毎日アクセスする多数のファイルがありますか？ 毎週ファイルにアクセスしますか？ 答えがあれば、デスクトップファイルホルダー、デスクに近い2つの引き出しファイリングキャビネット、または部屋の向こう側に4つの引き出し横ファイリングキャビネットが必要かどうかが決まります。
慎重に選択する。 ファイリングキャビネットを見るときに成長できるようにする - あなたが今思うと思うファイルを2倍にするために何かを買う。 これにより、ファイリングシステムを整備し直す必要がある回数が制限されます。
（4）明快で容易なアクセスのために、良いラベリングシステムに投資する。
ファイルのラベルを読むことができることは明らかですが、ラベルの明瞭さは想像以上に時間を節約します 。
ラベルを作成するほとんどの企業は、最も一般的なワープロソフトウェアと統合されたテンプレートを提供しています。 あなたは現在、個々の郵送ラベルを印刷することができる小規模のラベル作成システムの 1つを検討することもできます。 二重義務を果たすアイテムは、通常、賢明な投資です。
（5）ファイルフォルダを購入する準備ができました。
最良の投資は、色付きのハンギングフォルダ（プラスチックのラベルタブが含まれていることを確認してください）とプレーンなマニラファイルフォルダを購入することです。 色付きのハンギングフォルダは、次の2つの理由で最適です。
- 彼らは簡単に利用可能です
- カテゴリを簡単に認識できるようにします
たとえば、すべてのクライアントファイルを黄色の吊り下げフォルダ、青色のフォルダの財務情報、赤いフォルダのマーケティング関連のものに置くと、特定のファイルを検索する場所を大まかに知ることができます。
シンプルイズベスト
KISSの原則は、使用しやすく成長しやすいファイルシステムの設定に適用されます。 それはシンプルな恋人を保つ！ 広範なサブジェクトカテゴリにより、成長するにつれて新しいファイルを簡単に追加することができ、ファイリングシステムを定期的にアップグレードまたは再編成する必要がなくなります。
シンプルにすることで、 文書管理システム全体の一環として、紙とデジタルファイルを簡単に統合できるようになります。
可能な限りペーパーレスにする
あなたのビジネスを緑化し、 "ペーパーレスオフィス"に移行しようとしている場合は、経費精算書をスキャンし、他のデジタル会計情報と共に保存することができます。 新しいクラウドベースの 会計ソフトウエアアプリケーションでは 、モバイルアプリで経費領収書を携帯して、即座に記録することができます（ カナダ中小企業向けのベストアカウンティングソフトウェアを参照）。
カナダ領収書庁（CRA）は、紙のコピーや経費領収書のデジタル画像が一般に認められていることを了承してください。 そうでない場合、CRAは、審査中または書類の日常的な要求中にオリジナルの書類を見ることを要求するかもしれないので、原本はいつも所定の時間保管されるべきである。 （詳細については、 どのように私のビジネス記録を保持する必要がありますか？を参照してください）。