ビジネスレシートを整理しておくことで、ビジネスオーナーは財務諸表の準備と一緒にビジネスの進捗状況を監視することができます。
また、収入の源泉を特定し、経費を追跡し、納税申告の項目を準備するのに役立ちます。
より良いシステム
長年にわたり、領収書のための良いファイリングシステムを開発することが重要です。 たとえば、 データ入力を容易にし 、日付またはカテゴリ別に特定の領収書を検索する必要がある場合は、特定の領収書を取り出すことができるファイリングシステムを含めることができます。
ビジネス領収書を整理しておくことの1つの例は、「2017年11月の受領書」のように、月と年によってラベル付けされた一連のファイルフォルダを保管することです。 最新の2つのファイルフォルダは机の上に置くことができ、さまざまなラウンドで領収書を受け取ると、正しい月次フォルダに簡単にポップすることができます。
次に、毎月のデータ入力を行うときに、適切な毎月のファイルフォルダを取り、 所得税分類に基づいて事業領収書を積み重ねて並べ替えることができます。 たとえば、すべてのソフトウェア領収書をまとめて、すべての食品と娯楽経費領収書とすべての自動車関連経費領収書をまとめてクリップすることができます。
データの入力が完了したら、月の領収書フォルダをファイリングキャビネットの1つの引き出しに適切な場所に置くことができます。
あなたが経費領収書をたくさん持っているビジネスマンであれば、上記の同じシステムをより頻繁に入力することで簡単に対応できます。
コピーまたはデジタル画像を作成する
今日のほとんどの現代世界のように「ペーパーレスオフィス」に移行しようとしている場合は、経費精算書をスキャンし、他のデジタル会計情報とともに保存することができます。
実際には、新しいクラウドベースの 会計ソフトウエアアプリケーションの中にはモバイルアプリがあるので、携帯電話で経費領収書をスナップして即座に記録することができます。
カナダで事業を行っている人には、カナダ領収書庁（CRA）は、 一般的に 、紙のコピーや経費領収書のデジタル画像を読みやすいものとします。 そうでない場合、CRAは、審査中または文書の日常的な要求中に元の書類を見ることを要求することがある。 したがって、原本は、指定された時間、常に推奨される6年間維持されるべきである。
税制上の負担を軽減する
あなたがそれらを提出する前にあなたの経費領収書を編成するために時間を費やしたことの報酬は、あなたのビジネスの所得税申告をすることにあります。 まず、ビジネス関連の所得税控除の証拠となるすべての領収書を取得します。 もう1つは、すでにビジネス経費カテゴリ別に領収書をソートしておけば、各カテゴリの関連する領収書がすべて集計され、所得税申告書をすばやく簡単に記入できるということです。
注：カナダでは、 単独の所有権またはパートナーシップを運営する場合、ビジネス経費はT1個人所得税申告の一部であるT2125フォームに入力されます。
カナダの法人として事業を営んでいる場合は、T2企業所得税申告書にあなたの事業費を請求します。
あなたの所得税が提出されたとき
多くの所得税申告書は現在オンラインで提出されているので、所得税を提出するときに経費領収書を送付することはもはや一般的ではありません。 代わりに、「Tax Receipts 2017」のように、税別年度の関連するすべての領収書を年単位の単一のフォルダに入れ、デジタルか物理的かに関わらず、フォルダをファイルキャビネットに追加します。
カナダ歳入庁、IRS、または単に監査を受けることに異議を唱えた場合、領収書は重大な証拠となります。