時間管理については、より生産的に時間を使用する方法を考えることはしばしば課題です。 まずは、電子メールの管理です。 これは、多くの中小企業経営者のタイムキラーのリストを上回る1つの領域です。
電子メールは継続的なコミュニケーションであり、受信フローを完全に制御することはできないため、電子メールの受信、整理、返信、考え方の生産性の向上に取り組む必要があります。 以下のヒントは、電子メールを管理するためのシステムを作成するのに役立ちます。
1.通知をオフにします。
電子メールは昼夜のいつも来る傾向がありますので、受信メッセージの流れがあなたの日にどのように収まるかを制御することが不可欠です。 コンピュータとスマートフォンの両方で新しいメッセージ通知をオフにして、予定通りの注意散漫や混乱を防ぎ、都合の良いときにメールをチェックします。
2.受信トレイの使い方を決めます。
あなたの電子メール受信箱を管理することに関しては、多くの異なる考え方があります。 受信トレイをキャッチオールとして使用し、重要度の高いメッセージのみに制限したり、作業リストにすることができます。
重要な点は、受信トレイの目的を1つ選択してそれに固執することです。
3.電子メールのホワイトリストとブラックリストを作成します。
ほとんどの電子メールクライアントと電子メールプロバイダは、ユーザーが安全なアドレスのリストを作成して、それらのメッセージを確実に通過させ、ブラックリストに載せたり、ブロックしたりしながら、迷惑メールアドレスを検討します。 これらのリストを頻繁に更新して、受信メールをきれいに保つために時間をかけてください。
4.タイマーとバッチプロセスを設定します。
いくつかの中小企業の所有者は、電子メールのためだけに時間のポケットを持つことから利益を得る。 これがうまくいく場合は、特定の時間内にメッセージに応答し、アクションリストをタスクリストに移動し、ジャンクを削除し、次に注意が必要なことを一目で把握することができます。
ルールを使用してプロセスを自動化する。
電子メール管理プロセスを合理化するには、メッセージをソート、フラグ付け、移動、整理する電子メールクライアントのルールを使用します。 電子メールの使用方法をサポートするルールを作成するには時間がかかりますが、電子メールを作成すると、電子メール処理時間のかなりの部分を削減できます。
6.あなたのスマートフォンから頭を出しましょう。
多くの中小企業のオーナーはスマートフォンを持っているので、たとえオフィスにいなくても、連絡を取ったり、仕事の上にいたりすることができます。 モバイルデバイスで頻繁にメールをチェックする場合は、モバイル中にメッセージを読み取り、処理を開始することでかなりの時間を節約できます。 保存する必要がない迷惑メールやメッセージを削除することを習慣にしても、オフィスに戻ったときに合理化された受信トレイを持つことでメリットを得ることができます。
7.あなたがそれを読んでいないなら、購読を中止してください！
メールニュースレターやその他のメールマーケティングメッセージは、関心のあるクライアント、同僚、パートナー、その他の企業とのつながりを維持するのに最適な方法ですが、これらのメッセージはすぐに蓄積されます。
いくつかの問題で定期的なメールを読んでいない場合は、定期購読を停止してください。 電子メールのニュースレターやその他の自動メッセージを定期的に読むだけに制限することは、受信トレイの一括処理を簡単に減らすことができます。
中小企業での生産性向上に役立つさらに多くのツールについては、 101個の生産性アプリリストをご覧ください。