毎年、雇用者は、賃金と控除の合計額を報告する従業員に報告書を提出する必要があるため、従業員は所得税申告に関する情報を含めることができます。 報告書は社会保障庁に提出する必要があります。 このレポートはW-2形式です。
W-2フォームを作成して従業員と社会保障管理に送る前に、次の手順に従ってすべてがスムーズに進むようにしてください。
01 - 従業員を従業員として正しく分類したことを確認する
従業員とは、雇用主の指示で仕事をする労働者のことです。 一般的に、組織のためにサービスを実行する人は、何が完了し、どのように行われるかを組織が管理できる場合、従業員です。
一方、 独立した請負業者は、他の個人または事業にサービスを提供する個人または事業です。 独立した契約者は独立した事業体であり、従業員とはみなされません。 独立した請負業者の例としては、コンサルタント、代理店、またはブローカーがあります。 独立した請負業者の仕事はしばしば偶発的であるか、またはビジネスにとって不可欠ではない。 たとえば、クリーニングサービス、給与計算プロセッサ、またはITサービスです。
従業員を独立した請負業者として分類し、雇用弁護士に相談して支援を求める方法について詳しくは、
02 - 当年度の流通およびファイリング日付の確認
W-2プロセスには2つのステップが含まれています。 最初のステップは、W-2フォームを従業員に配布することです。 第二のステップは、これらの書類を社会保障管理に提出することです。 （SSA）
従業員への配布とSSAへの提出の締め切りは、翌年の1月31日です。 これは、税務上の詐欺行為を回避するためにSSA申告が設定されているため、新しい期限です。 W-2および1099締め切り日の詳細を読む。
1月の早い時期に従業員にフォームを提出するようにしてください。そうすれば、エラーを防ぐために見直す時間があります。
03 - 従業員のW-4フォームを確認する
雇用者は、常にすべての従業員のためのファイル形式でW-4書式を提出する必要があります。 フォームW-4には、従業員の連邦所得税の源泉徴収額、婚姻状況、扶養家族数、および差し控えられる追加金額を決定するために必要な情報が含まれています。
フォームW-4は、雇用時に従業員が変更を希望するときはいつでも完了する必要があります。 従業員の個人情報（婚姻状況および扶養家族数を含む）が変更された場合、または従業員の住所が変更された場合、従業員はW-4フォームを変更する必要があります。 従業員は、 源泉徴収額を変更するためにいつでもW-4フォームを変更することができます。
年末の前に毎年、雇用主は、すべての従業員に対し、個人情報が正確であることを確認するためにW-4書式を確認するよう求めなければなりません。
従業員がW-4フォームに関する正確かつ最新の情報を持っていることを確認することは、W-2フォームの準備と配布に役立ちます。
04 - W-2フォームの給与情報を収集する
まず、すべてのW-2フォームについて、あなたの会社についての基本的な情報が必要です。
- あなたの会社の雇用主ID番号
- ビジネスの名前、住所、郵便番号
- あなたの会社の州税識別番号
次に、各従業員に関する情報（個人情報と給与情報の両方）を収集する必要があります。
05 - W-2処理の見直し - W-2の作成方法
あなたの会社が給与計算処理を新しくした場合、または給与計算状況が最近変更された場合、従業員に年末報告書を検索、完了、配布するプロセスを確認することをお勧めします。 オフィスサプライストア、CPA、税金または会計ソフトウェア、またはIRSからW-2フォームを入手できます。
注： IRSまたはインターネット上の他の場所からW-2フォームをダウンロードすることはできません。 W-2フォームのコピーAは、赤色インクの特定の色であり、複製することはできません。 ソーシャルセキュリティ管理（あなたが保管し、社会保障に2月末に提出するコピーです）でコピーAの特定のIRSフォームを提出する必要があります。
W-2フォームの準備のためのいくつかのオプションがあります：
- アカウンティングソフトウェアを使用する 。 少数の従業員しかなく、会計ソフトウェアを使用している場合は、このソフトウェアを使用してW-2フォームを準備するためにアドオンを購入することができます。
- 税務準備ソフトウェアを使用する。 オンラインでもデスクトップ版でも、共通の税務申請ソフトウェアプログラムを使用し、このソフトウェアのビジネスバージョンを購入した場合は、W-2処理が含まれているかどうかを確認してください。 Shirley Elmblad、金融ソフトウェアの手引き、税務ソフトウェアレビューに関する記事を掲載
- 購入したW-2フォームを使用する 。 主要なオフィスサプライ企業には、CD上のソフトウェアで使用するためのW-2フォームがあらかじめ印刷されており、これらのフォームの情報を手動で入力してプリンタで印刷することができます。
W-2フォームの完成と印刷に使用する方法は、いずれもW-3送信フォームが必要です。
06 - W-2フォームを従業員に配布する方法を決定する
W-2フォームを作成したら、次にそれを従業員に配布する方法が決まります。 従業員へのW-2フォームの配布期限は、課税年度の翌年の1月31日です。 例えば、2016年のW-2年の納税を義務付けられた雇用主は、2017年1月31日までにW-2を頒布する必要があります。
印刷されたW-2フォームを従業員に配布するには、2つの方法があります。郵送するか、従業員に直接配布します。 従業員が自分でW-2フォームを受け取った場合、これが実行されたかどうかについての疑問を避けるために、フォームが選択されたというサインを従業員に持たせることができます。
07 - W-2フォームを従業員に送信する前にエラーを確認する
問題を最小限に抑え、W-2フォームを再送信する必要がある場合は、このチェックリストを使用してW-2フォームでエラーをチェックしてください。 一般的なW-2エラーには、間違った年のフォームを使用すること、情報を入れないこと、間違ったボックスに情報を入れること、社会保障源泉徴収を最大限停止することができないことが含まれます。
08 - 重複したW-2フォームに対する従業員の要求の処理
従業員はしばしばW-2フォームを間違ったり失ったりします。彼らはW-2フォームのコピーを要求する給与計算部に来ることがあります。 W-2フォームを配布する前に、これらの要求をどのように処理するかを検討してください。
- フォームを社内で印刷した場合は、単にW-2フォームを転載してそれを与えたり、従業員に郵送したりすることができます。
- フォームが外部の給与計算サービスによって用意されている場合、フォームの再印刷と郵送の費用を請求する場合があります。 従業員に最初の重複した書式、または2年目の重複した書類を請求することができます（それは起こります！）。
どのような決断をしたとしても、重複したフォームに関するポリシーを従業員に伝えることは良い考えです。 重複した書式の請求は極端に見えるかもしれませんが、処理しなければならない紛失した書式の数を減らす可能性があります。
09 - 社会保障行政とのW-2とW-3フォームの提出
W-2フォームの作成方法を決定し、これらのフォームを従業員に（税年度の年の1月31日までに）配布した後、次の決定は、これらのフォームを社会保障管理（SSA）に提出する方法を決定することです。 。
すべてのW-2様式は、送付状W-3とともに社会保障庁に提出しなければなりません。 これらのフォームを提出するための2つのオプション：
- ソーシャルセキュリティウェブサイトのビジネスサービスオンラインセクションでオンラインでファイルできます 。 最初に登録し、オンラインで適切な書式を記入する必要があります。 BSOでオンラインでファイルする場合は、W-3フォームを含める必要はありません。
- 完成したW-2フォームとW-3フォームを社会保障管理に郵送することもできます。
W-3フォームの作成方法の詳細はこちらです。
10 - W-2様式の配布に関する州規則の確認
ある従業員のW-2フォームを完成すると、そのフォームの一部（コピー1）は従業員が働く州に提出するように指定されます。 従業員が複数の州で働く場合は、W-2フォームのコピーを各州に提出する必要があります。
各州は、W-2様式と任意の送付状を提出するための要件が異なります。 あなたの州の課税当局または州の収入部門に問い合わせて、その州の要件を確認してください。
UPDATE：多くの州はSSAにW-2を提出する新しい1月31日締め切りに合致しています。