前もって警告されているのは前腕です。 従業員にW-2様式を送付し、これらの書類を社会保障管理（送付状W-3とともに）に提出する前に、これらの一般的な誤りを見直して問題を回避してください。
W-2フォームの遅れの提出
2016年の課税年度から、W-2書式（および1099書式）の提出期限は1月31日に変更されました。したがって、従業員用の2017 W-2書式は、1月31日までに社会保障管理局に提出する必要があります、2018。
遅れての提出には罰則があります。 W-2および1099フォームの新しい期限について詳しくは、こちらをご覧ください。
間違った年のW-2形式を使う
収入が課税対象となった年度では、W-2書式を使用します。書式を提出した年ではありません。 たとえば、2015年の従業員の賃金については、 2016年のW-2フォームを使用します。 この書式は従業員に与えられ、2017年に社会保障庁に提出されます。
提出期限がありません。 1月末までにW-2書式を従業員に提出しなければなりません。また、2月末までにこれらの書式を社会保障管理局に提出する必要があります。 締め切りは、カレンダーに日付がいつ来るかによって変わります。 締切日が週末または休日の場合、日付は翌営業日に移動されます。 今年の年末給与税の正確な期限は次のとおりです。
承認されたW-2フォームを使用していない
W-2フォームをダウンロードしてコピーして使用することはできません。
Aの赤は特殊インクです。 あなたは、オフィスサプライ企業、IRS、またはソフトウェア会社から承認された書式を入手する必要があります。 承認されたW-2フォームの入手先の詳細をお読みください。
社会保障源泉徴収を停止できない
社会保障源泉徴収は、各年の社会保障最大課税賃金で停止する必要があります。
（これは、ほとんどの場合、生活費を反映するために最大限に変わります）。これは特にW-2エラーではありませんが、一般的であり、従業員の社会保障賃金を過度に報告する原因になります。 従業員に超過分を返還し、超過分を反映した四半期のW-2とForm 941 、四半期賃金と税務レポートを修正する必要があります。 たとえば、従業員が9月に社会保障源泉徴収の上限に達した場合、第3四半期のフォーム941を変更する必要があります。
IRSにW-2フォームを送る
ソーシャルセキュリティフォームは、1月末までに従業員に与えられなければならず、2月末までに社会保障庁に提出されなければなりません。また、すべてのW-2からのすべての情報を蓄積する送付状W-3も提出されます。
E-FlingでないのにIRS免除を受けられない
250件以上のW-2フォームを提出している雇用主は、電子ファイルを希望しない場合は免除を受ける必要があります。 W-2フォームを電子的に提出することから免除を受ける方法の詳細については、こちらをご覧ください（PDF）。
フォームW-2でこれらの共通フォームエラーを作成する
W-2フォームの最も一般的なフォームエラーは次のとおりです。
- 金額に小数点とセントを含めることができません
- 黒インクの使用に失敗した（エントリが軽すぎる）
- エントリを大きすぎたり小さすぎたりする。 IRSは、あなたが12ptを使用することを示唆しています。 W-2を印刷するためのCourierタイプのフォント。
- 従業員の名前を誤ってフォーマットしています。 従業員の名字と中間のイニシャルが最初のボックスに入り、従業員の姓が2番目のボックスに入り、サフィックス（「Jr.」など）が3番目のボックスに入ります。
金融ソフトウェアを使用すると、W-2フォームでこれらのエラーの多く、特にフォームエラーを避けることができます。ソーシャルセキュリティの最大賃金額に達すると、ソフトウェアから警告が表示されます。 給与計算機能を含むプログラムに焦点を当てた2012会計ソフトウェアプログラム Rosemary PeavlerのBusiness Financeガイドをご覧ください。
W-2フォームを修正する方法
毎年1月末まで（前年度の暦年）にW-2書式を各従業員に提出する必要がありますが、2月末までにこれらの書式を社会保障管理局（SSA）に提出する必要はありません。 この遅延は、エラーを訂正する時間を提供する。
SSAで提出する前にエラーを修正できる場合は、訂正を行い、修正された書式を提出してください。
SSAに提出した後でエラーを見つけた場合は、訂正されたW-2と訂正された送付状W-3c）を提出する必要があります。
ソーシャルセキュリティ管理に提出した後、W-2フォームに修正を加える方法の詳細を読んでください。