監査のスケジューリング
あなたの労働者の報酬保険者は、あなたの労働者の報酬方針が期限切れになると直ちに監査プロセスを開始するでしょう。
あなたは、あなたの保険会社からの手紙またはあなたの監査を行うように割り当てられた人からの電話を受けることができます。 割り当てられた監査人は、都合の良い時間に監査をスケジュールする必要があります。 監査人が必要とする情報を収集するのに十分な時間を持つことができるように、将来の日付は十分に遠くになければなりません。 監査人に、監査を実行するために必要なデータの要約を提供するよう依頼します。
割り当てられた監査人は、保険会社の従業員である場合とそうでない場合があります。 一部の保険会社は、社内監査部門に社員を配置しています。 監査機能を外部監査会社に委託する企業もあります。 監査人が保険会社の従業員または請負業者によって行われた場合でも、プロセスは同じである必要があります。
あなたが必要とする記録
監査人は、監査対象の方針が適用される期間について、さまざまな財務情報を必要とする。 提供するように求められる情報の種類は次のとおりです。
- 会計元帳
- 税フォーム、特に941と944のフォーム、雇用者連邦税還付（それぞれ四半期と年次）
- 現金支出の記録
- 独立系請負業者が提供するサービスに対する支払い。 監査人は、これらの労働者があなたの従業員ではないことを確認する必要があります。
- 下請け業者が提供するサービスに対する支払い
- あなたが雇った各下請け業者の保険証
- W-2および1099フォーム
- 各作業員の職務内容。 それが作業者の職務を正確に記述していることを確認してください。
- あなたのビジネス操作の説明
- 給与計算は、ポリシーの期間を記録します。 監査人は、各労働者に支払われるすべての給与源（給与、賞与など）を検証する必要があります。
- ポリシーの対象となる執行役員、パートナー、個人事業主などに適用される給与限度額
- あなたの経験の評価ワークシート
必要なデータを収集したら、それを整理する必要があります。 給与計算記録（W-2書式、給与明細書、残業記録など）をすべてまとめて、情報に簡単にアクセスできるようにします。 同様に、支払額と保険証書を含む下請け業者に関するすべての情報を1か所に配置します。 あなたの努力は報われ、監査はより簡単かつ迅速になります。
給与計算には何が含まれていますか？
あなたの労働者の報酬のプレミアムは、あなたの給与を乗算してその結果を100で割って計算されます。NCCIとほとんどの州労働者の補償当局は給与計算を報酬と呼んでいます。 これらの用語は、しばしば互換的に使用されます。 両方とも、従業員が組織に提供するサービスの金銭的価値を意味します。
報酬に含まれる費用は州ごとに多少異なります。 ただし、一般的に次のものが含まれます。
- 遡及給与および賃金を含む総給与および賃金
- 手数料。 これには、労働者が受領した総手数料と手数料を引き出す手数料が含まれます。
- 株式ボーナスプランを含むボーナス
- バケーション、休暇、病気
- 残業代。 いくつかの州を除くすべての州では、報酬には時間外の時間率で計算された残業が含まれています。 たとえば、労働者の通常の時間単価が1時間当たり20ドルであるとします。 労働者が20時間の残業のために600ドルを支払われた場合、あなたは残業手当の400ドルのみを含むでしょう。
- ソーシャルセキュリティ、メディケアまたは年金制度の法律で要求されているように、従業員の給与から差し引かれたあなたの支払
- 時間外労働者への支払いは働いた。 例としては、ピースワーク、利益分配またはインセンティブプランがあります。
- 労働者が仕事を遂行するために使用するハンドツールまたはハンドヘルドパワーツールの支払いまたは手当
- 従業員に提供されるアパートまたは家の賃貸価値。 また、給与の一部として労働者が受け取った他の宿泊施設や食事の価値
- 退職金、カフェテリア、貯蓄制度の労働者の総支払額から控除された支出
- 未保険外注先従業員の給与計算（下記のコメントを参照）
給与計算から除外されるものは何ですか？
労働者補償保険を評価する目的で給与計算が計算される場合、通常は除外される多くの費用があります。 これらは州によって異なりますが、多くの場合、以下のものが含まれます：
- 従業員が受け取ったヒントやその他のチップ
- 退職金（勤務時間外）
- 雇用主から購入した商品の割引
- 払い戻された事業費
- 積極的な軍事的給与を支払う
- 統一手当
分類
審査員の主な任務の1つは、被保険事業が適切に分類されていることを保証することです。 労働者報酬分類システムは、個々の従業員ではなく企業を分類するように設計されています。 監査人は、あなたの会社の業務を見直して、お客様のポリシーに記載されている基本的な分類が正しいかどうかを判断します。
基本的な分類は、全体的なビジネスを最もよく表す分類です。 これは、統治分類（ほとんどの給与計算を割り当てられた分類）と同じことがよくあります。 たとえば、マシンショップを運営しているとします。 従業員の中には旋盤で作業する人もいれば、ドリルプレスやスタンピングマシンを操作する人もいます。 従業員によって実行される具体的な活動は、労働者によって異なる場合があります。 しかし、彼らはすべてあなたの基本的な分類であるMachine Shopに合っています。
一部の従業員は、別々の分類を必要とするタスクを実行する場合があります。 例えば、あなたのマシンショップは、他の労働者から離れた密閉オフィスで仕事をする事務員を雇用しています。 この従業員はMachine ShopではなくClerical Office Employeeに分類される可能性が高い。
労働者補償分類システムは非常に複雑です。 あなたの監査人は、あなたが理解していない、またはあなたに意味をなさない方法であなたのビジネスを再分類するかもしれません。 この場合、監査人に説明を求める。 それでも変更が混乱する場合は、 代理店またはブローカーに相談してください。
監査人との会合
監査を実施するには、監査人があなたまたはあなたの会社の信頼できる代表者と会う必要があります。 このタスクを他の人に委任する場合は、その人が次のことを確認してください：
- あなたのビジネスをよく知っている
- あなたの会社の業務のすべての段階を理解する
- 各従業員がどのようなタスクを実行しているかを知る
- あなたの会社の従業員報酬方針を理解しています。
- 給与計算データを含むあなたの会社の財務記録を理解するので、監査人からの質問に答えることができます
監査人と会うときは、あなたまたはあなたの指名人は協力して、監査人の質問に答えることができます。 要求されなかった情報を提供しないでください。
多くの企業と同様に、あなたの会社は、会計および給与計算機能を処理するためにオフサイトの簿記会社を雇うかもしれません。 あなたの簿記者はあなたのために監査に会うべきですか？ 答えはいいえだ。 あなたの簿記者は、監査を行うために必要な財務記録を監査人に提供することができます。 しかし、監査人は、物理的な監査を行うためにあなたの施設を訪れる必要があります。
外注先
多くの州では、非保険下請け業者を雇っている請負業者に責任を課す法律があります。 これらの法律は、あなたのビジネスが請負業者として事業を行い、他の事業に下請けする場合に適用されます。
たとえば、あなたの会社ABC ConstructionがP＆J Plumbingと呼ばれる下請けを採用して、あなたが改装している建物で配管作業を行うとします。 P＆Jの従業員は、仕事で負傷し、労働者の補償請求を提出しようとします。 しかし、P＆Jは労働者報酬カバレッジを購入していない。 ほとんどの州で、負傷した労働者は、労働者の給与政策によって給付を求めることができます。
保険業者は、保険に加入していない下請け業者の従業員に給付を支払うことが法律により求められています。 したがって、監査人は税務書類を見直し、下請け業者に発行された1099の書類を探します。 あなたが雇った各下請け業者から保険証を取得したかどうかをチェックします。 あなたが雇った下請け業者が労働者災害補償保険の証拠を提出しなかった場合、監査人はその請負業者の保険範囲に対する追加の保険料を請求します。
非保険下請け業者に対して請求される料金は、下請け業者が行った仕事の種類によって異なります。 例えば、下請け業者が屋根作業を行った場合、該当する屋根分類の料金が使用されます。 この率は、下請け作業のコストの全部または一部に適用されます。 下請け業者に支払ったお金が労働のみのものだった場合は、費用全体（100で割ったもの）がプレミアムの基礎として使用されます。
請負業者と外注業者
あなたのビジネスが請負業者でない場合は、あなたが雇う独立した請負業者の従業員が負った傷害について責任を負いますか？ 答えは、一般的にはノーです。 請負業者は、あなたとは独立した事業を運営しています。 したがって、契約者は、負傷した従業員に労働者補償給付金を提供する責任があります。
たとえば、小売店を所有しているとします。 あなたは店の古いリノリウムの床を引き裂き、それを新しいものと取り替えるために床の請負業者であるファビュラスフロアを雇います。 あなたはあなたが望む結果（新しいフロア）を概説し、ファビュラスは仕事をします。 素晴らしい指導者が床の労働者を監督します。 監督者は、勤務スケジュールを設定し、従業員の作業を指示します。 あなたの新しいフロアをインストールしている間にすてきな従業員が怪我をした場合、Fabulous（あなたの会社ではない）は労働者に責任を負うべきです。
独立した請負業者の従業員に対する傷害に対して会社が責任を負うことができる状況がいくつかあります。 したがって、あなたが雇用しているすべての独立した請負業者が労働者賃金保険を購入したという証拠を提供することを主張するべきです。