W-4、I-9、ジョブ・アプリケーション、州の登録など
新しい従業員のための書類や規制に関する最初の責任は、雇用の直後です。 従業員が作業を開始して最初の給与を受け取る前に、従業員が完了するために必要な書類がいくつかあります。 これらの書式は、連邦法および州法の両方に従って、すべての従業員が完了する必要があります。
ほとんどの場合、あなたは誰にでもフォームを返す必要はありませんが、あなたはそれらを保管しなければなりません。 これらの書式が完成したら、特定の場所に保管し、従業員や他の人が見られるようにする必要があります。 米国労働省（賃金および時間部門下）には、全従業員に保管しなければならない給与計算および人事記録の特定の要件があります。
連邦、州、地方の機関は 、従業員の記録をさまざまな理由で監査することもできるため、記録を保持することが重要です。
01 - 連邦所得税源泉徴収のためのフォームW-4
新入社員 はすべて、最初の給与を受け取る前にForm W-4を記入しなければなりません。 このフォームには、婚姻状況、扶養家族数、および追加の源泉徴収額に関する情報が含まれています。 連邦所得税の源泉徴収の計算に使用されます 。 すべてのW-4書式のコピーを保持する必要はありません。
雇用者は、従業員にこのフォームの記入方法に関するアドバイスを与えるべきではありませんが、このフォームを記入するのに役立つIRSの記事に指示することができます。
W-4フォームの最新バージョンを使用してください。 2017年の税制改革と雇用法は、源泉徴収表に重大な変更を加えました。従業員は給与から多すぎる税金を奪われることを避けるため、源泉徴収を変更したいかもしれません。 新しい雇用者とそのフォームを変更したい従業員には、 2018 W-4フォームを使用する必要があります。
従業員はW-4フォームを好きなだけ頻繁に変更することができます。 たとえば、従業員はボーナスを受け取り、源泉徴収を変更することができます。 最新の変更を追跡し、従業員の給与が従業員の源泉徴収の希望を反映していることを確認するのは、雇用者の責任です。
02 - 就労資格のためのI-9およびE-Verifyシステム
雇用主としては、米国で働く新入社員の適格性を文書化しなければなりません。使用する必要がある書類は、雇用適格性確認書です。 新しい従業員は、（a）身元と（b）仕事の適格性に関する書類を提出しなければならない。
I-9プロセスには2つのステップがあります。 まず、従業員は書式を記入し、どの身分証明書と仕事適格書類が使用されるかを述べます。 次に、雇用者はそれらの書類を見て、適切かつ適切であることを確認しなければなりません。
このフォームは従業員の記録に残しておく必要がありますが、誰にでも送信する必要はありません。 入国管理官があなたの会社に来た場合、または従業員の書類を点検したい場合は、従業員の就労資格を確認したことを証明する書類が必要です。
大規模な雇用者（多くの従業員を含む）は、 E-Verifyシステムにサインアップし、米国で働くための新入社員の適格性をチェックするためにそれを使用することができます。システムはI-9の情報を連邦データベースと比較します。
03 - 求人応募フォーム
たとえこの人が既に仕事のために履歴書を提出していても、新入社員はそれぞれ応募書類を記入しなければなりません。 求人応募フォームには、以前の雇用者や教育のように、確認できる新入社員に関する情報が含まれています。 申請者が署名しなければならないいくつかの声明も含まれています。
申請書に記載されている1つの声明は、申請書の情報が真実かつ正確であることを証明していますが、他の声明では雇用主が参照チェックとバックグラウンドチェックを行うことができます。
すべての従業員の申請書を持つことは、申請者から雇用者としての詐欺的な請求を防ぎ、申請書のフォームが正確でない場合に対処することを可能にします。
04 - 州の源泉徴収と登録
雇用者は、新しい従業員を州の新しい雇用通知システムに登録する必要があります。 この登録により、州はこれらの従業員から児童扶養手当を徴収することができます。 状態通知システムのリストはこの記事に含まれています。
所得税を徴収する各州には、雇用者がその税金を報告して納付するための要件があります。 州の雇用者として登録する方法については、州の収入（または同等のもの）に問い合わせてください。 また、州政府機関は、源泉徴収義務に関する書類や必要額の報告と払い戻しに関する情報を提供します。
所得税のある州では、従業員の給与からこれらの税金を差し引いて、適切な州の代理店に源泉徴収税を送付する必要があります。
05 - 新入社員雇用チェックリスト
新しい雇用プロセスの12ステップのチェックリストがありますので、何も忘れないでください。 税務報告と支払いのためにIRSに登録している雇用主ID番号 （連邦雇用者識別番号）を取得し、州の税務機関に登録します（州所得税が必要な場合）。 その他の登録と要件も記載されています。
06 - One More Thing - 従業員ハンドブック
あなたのビジネスが複数の従業員を抱えている場合は、従業員のハンドブックまたはポリシーと手続きのマニュアルが必要です。 ハンドブックには、方針と手順に加えて、作業プロセスの説明と利点が含まれる場合があります）。新入社員はすべて、このハンドブックのコピーを受け取り、それを読んで理解していることを示す必要があります。
従業員ハンドブックは、あなたと従業員の両方にとって法的に拘束力のある文書になります。 従業員ハンドブックを読むと、従業員の不満を解消し、未達成の期待、可能な訴訟を防ぐことができます。