本質的に会議前の会議です。
頻繁な会議を計画していない人にとっては、「イベント再開」や「宴会の発注」などの新しい用語や言語が含まれている可能性があるため、事前会議は最初は不愉快または厄介なように思えるかもしれません。
イベント企画者は、事前コンから何を期待するべきですか？
プリコンは、イベントベンダーやサプライヤーとの間で開催される会議で、イベントやプログラムが開催される予定です。 通常、実際のイベントの 1〜2日前に開催され、イベントの日に発生するウォークスルーとは異なります。
プレコン会議を、より大きな会議、コンベンション、会議、インセンティブプログラムの企画に関連付ける人もいます。 しかし、セミナーやその他の特別イベントのために事前会議を開催することも一般的です。
会議前会議で期待されること
事前会議では、イベントプランナーは、プログラムに関わるサプライヤー管理チームとの間で、特定のプログラムの最終的なロジスティクスをすべて確認する機会を得ることができます。
通常、プレコン会議は、会場の会議サービスマネージャによって調整されスケジュールされます。 イベントに関わるさまざまな分野のマネージャーを招待し、イベントの特定の役割に関するロジスティックスをレビューします。
これは、会議やイベントプランナーが関係者全員との関係を確立するのに最適な時期です。
プレコンの間に、イベントプランナーは、イベントを主催する組織に関する重要な情報、イベントで伝えられる重要なメッセージ、重要なVIPなど、イベントの重要な目的のいくつかを強調することが適切です。
プレコンはイベント再開を見直すのに適切な時間です
イベント再開はイベント仕様とも呼ばれます。 これには、プログラムまたはイベントに関するすべての関連情報（プログラム自体の詳細を含む）が含まれます。 これらのアイテムには、日付、時刻、連絡先、出席者プロフィール、緊急連絡先、食べ物や飲み物、輸送、出荷情報、課金、オーディオ/ビジュアル、およびその他の特別なニーズの一部または全部が含まれる場合があります。
各部門マネージャーは、関連する詳細や典型的な操作手順を含め、イベントの理解を確認します。 また、宴会のイベントオーダーで以前に共有したイベント契約や情報についての理解を確認します。
ミーティングおよびイベントプランナーは、現時点でのスタッフ仕様レベルや実際のイベントでの重要な連絡先の名前など、この時間中のイベント仕様に関連する詳細な質問を忘れてはなりません。 事前協議の主要な要素には、
- 飲食に関する要件
- ゲストルームの必要条件（該当する場合）
- 会議および展示会の展示要件
- ミーティングルームとトレードショーのスペース要件（フロアプラン）
- 電気および電気通信などの技術要件
- サイネージの配置に関する詳細
これは、最後の変更を加えるための理想的な時間です。 彼らは常にそれを好きではないかもしれませんが、ほとんどのベンダーやサプライヤーは妥当な（そして不合理な）変更を期待しています。 もちろん、セットアップが進行中の時間にプリコンがスケジュールされている場合は、早めに部屋の点検を行い、すべてがスムーズに動いていることを確認してください。