十分なセットアップ時間を許さない
イベントを設定するときは常に時間と競合しますが、すべてを取得する必要がある時間を見積もる必要があります。 最初のゲストが到着したときに働いている労働者でいっぱいの部屋を持つよりも悪くはありません。 目指すべきことは、ドアを開く前にすべてを少なくとも15分に設定することです。
クライアントとのウォークスルーをスケジュールしない
スプレッドシート、電子メール、 宴会イベントの注文は、イベントの詳細を伝える優れたツールです。 ただし、文書のみを使用してその場面の絵を描くと、見落としが発生する可能性があります。 可能な限りお客様の現場で旅程を歩く方が良い戦略です。 イベントがあなたの目の前で起こっているかのように、それぞれの瞬間と詳細を話し合ってください。
ベンダーの確認を忘れる
平均的なイベントベンダーは、複数の異なるカテゴリにわたる複数のクライアントにサービスを提供しています。
要するに、これは彼らが覚えておくべきことがたくさんあることを意味します。 セットアップ時間の48時間前に、常にすべてのベンダーから口頭または電子メールによる確認を受けたいと考えています。 あなたの期待を綴ることができ、書面で返信するように依頼することができるので、電子メールは通常より優れています。
競合するイベントを見下ろす
あなたが "騒々しい隣人"を経験したことがあるなら、あなたはすでにこれらの状況がどのように気を散らすことができるかを知っています。
あなたの会場内の他のイベントと対戦することは大きな課題になる可能性があります。なぜなら、このシナリオについて会場管理者やクライアントと事前に話し合う必要があるからです。 あなたの党と同じ共通分野と公共リソースを誰が共有するのかを調べ、問題が発生した場合には誰が騒音問題を解決する権限を持っているかを確認します。
不測の事態に備えない計画
天気が悪い場合、または会場が閉鎖された場合、あなたのイベントはどうなりますか？ これらは計画するのは簡単ではありませんが、ショーの日には管理が不可能になります。 良い対策のためには、少なくとも2週間前にあなたの不測の事態を計画してください。 イベントをキャンセルする予定がある場合でも、すべてのゲストと連絡を取るための整理された方法が必要です。
イベントデイで十分なヘルプを持っていない
イベント予算のバランスを取ろうとすると、人件費は常に問題になります。 それは、手を助けることが不足することは、予算を上回ることよりも大きな問題を引き起こす可能性があると言われています。 あなたがイベントプランナーであれば、自分ですべてをやることは期待できません。 従業員、ベンダー、詳細を調整するだけで、あなた自身を占有するのに十分です。 一度物事が動くことができないので、追加の労働者を雇うために数百ドルを費やすことを恐れることはありません。
パッキングリストを使用しない
オフサイトのイベントを管理するには、通常、幅広い電源のリストが必要です。 もちろん、これらの消耗品をすべて注文するには通常数週間かかるのですが、決して会場に行かないとうまくいかないでしょう。 パッキングリストは、車に積み込む必要がある物を即座にリフレッシュします。 確かに、会場でペンやテープを借りることは可能でしょうが、あなたのネームタグやラップトップを忘れたらどうなりますか？ あなたが出る前に、梱包リストを作り、それを2回確認してください。
良いニュースは、これらのイベントプランの間違いがすべて簡単に予防できることです。 実際には、この記事を印刷して、何をしないのかを思い出させるために投稿することができます。 覚えておいてください、予防は常に回復より簡単です！