これは会場のコーディネーターとしてすぐに学んだ教訓の1つで、ストレス満ちたセットアップ期間中にクライアントが満足している（そして占有していた）ための独自のセットアップチェックリストを後で開発しました。
カートを準備する
クライアントが最初にやりたいことは、自分の車両からすべてのイベント用品をアンパックすることです。 これは、特に駐車状況がナビゲートするのが難しい場合には、難しい作業です。 あなたの会場に重い荷物を積んでいる人がいると想像してください - 彼らが探している最初のものは何ですか？ その答えは、もちろん、荷物、または荷物を軽くし、荷降ろしの不吉な仕事をはるかに簡単にするものです。 彼らが会場を歩いているときにすぐにカートを利用できるようにすることは、見せてもらって「安心」を感じる簡単な方法です。
登録テーブルの準備
次に、ほとんどのクライアントのための物事のリストは、登録設定を取得しています。 これは、会場が到着する前に会場のすべての登録コンポーネントを適切に配置することを意味します 。
それはすべてのテーブル、椅子、電気、そして裾野を含みます。 ネームタグとチェックイン資料を整理することは、イベントプランナーに多大な時間を費やすことになります。また、これらの簡単なものを手に入れるのを待つ必要はありません。
すべてのお部屋にテーブルとリネンセット
イベントスペースのすべてのテーブルとチェアを設定するには、明らかに時間がかかることがあります。
うまくいけば、あなたが前のイベントから降りてくるならば、あなたは部屋の構成要素のすべてが設定されることをいつ期待するのかをクライアントに事前に伝えた。 あなたのクライアントが何十人もの労働者がテーブルや椅子を積み重ねるために慌てて部屋に入った場合、彼らは恐怖を覚悟するでしょう。 理想的には、オペレーターチームはテーブルリネンをセットしてプランナーがセンターピースやオークションアイテムなどを置くことができるようにします。
すべてのサイネージを早期に入手する
リードプランナーが建物をナビゲートする方法を知っているからといって、彼女のサポートクルーはそうではありません。 セットアップ期間が始まるとすぐに、建物内の標識を更新することで、多くの不必要な手間を省くことができます。 フロリダやDJのようなベンダーも、どこに行くべきかを知る必要があることに注意してください。 これらはすべて、イベントの日前にお客様のクライアントと一緒に見直すべき事項ですが、大切な日にも注意する必要があります。
BEOとインボイスのレビュー
繰り返しますが、イベントに至るまでの間にこれらの文書を何度も電子メールで送ったことがありますが、最後にもう一度見直すことは決してありません。 セットアップ時間が忙しくても、これらのドキュメントを一緒に見回すために15分を切り刻む必要があります。 会場コーディネーターは、顧客のために、BEO、ルームダイアグラム、および予定インボイスを含むパケットを準備しておく必要があります。
経験豊富な企画者は、これらの重要な論文をレビューする機会を渡すことはほとんどありません。
紹介
あなたのチームの主要メンバーをクライアントに紹介し、正式な紹介をしてください。 このリストには、 ケータリングマネージャー 、バンケットキャプテン、オペレーションスーパバイザー、オーディオ/ビジュアルコーディネーターが含まれます。 チームを紹介する際にクライアントの代わりに考える - 管理チームと直接対面する必要がある詳細はありますか？ 短い会話を始めることは、各分野の担当者を強調する効果的な方法です。
イベント設定項目のこの短いチェックリストは、到着時にクライアントを幸せに保つための手段となります。 あなたの会場の主要な代理人として、あなたのオフィスで働いている間何かがうまくいかない場合に備えて、顧客にあなたの携帯電話番号を与えることが常に最善です。
彼らが何かを必要とすると、彼らは不満を覚えるかもしれないが、彼らを助ける誰かを見つけることができなければ、彼らはさらに不満を感じるだろう！