完璧なイベント会場を見つけるためのステップ
計画しているイベントの種類とその目的をすでに特定していると仮定すると、会場自体を選択するプロセスを開始する際には、他の多くの要素を考慮する必要があります。
このロードマップは、完璧なイベントスペースを選択する際の手引きとして役立ちます。
ターゲットオーディエンスを特定し、ゲストリストを知る
会場のイベント企画では、知っておく必要がある最も重要な情報の1つは、あなたのゲストが誰か、 出席すると思われる人の数です。 イベントのタイプは確かに会場の選択を知らせるが、イベントスペースにとって最大の制限要因の1つはその能力である。 あなたの会場のオプションをすぐに制限するので、ゲストの数の少なくとも正確な見積もり（範囲でもよい）を知っていることを確認してください。 あなたはまたあなたの聴衆を考慮する必要があります。 会場は、イベント自体だけでなく、ゲストの趣味や期待を反映していることを確認してください。
イベントの日付を特定する
タイミングは選択した会場を含む多くの決定に影響するため、カレンダーを確認してください。 あなたのゲストリストの後、あなたのイベントの日付が次の制限要因になります。
あなたが計画しているイベントのタイプによっては、イベント開催日に柔軟に対応して会場を得ることができます。あるいは、会場の選択肢に柔軟に対応して、必要な日程を取得する必要があります。 あなたまたはクライアントが柔軟な場所を知っている会場計画を開始する必要があります。
考慮すべきいくつかの質問があります：
- あなたのゲストはいつスケジュールに基づいて出席することができますか？
- これらの時代には、どの会場に適切かつ利用可能なスペースがありますか？
- あなたの経営陣がこのイベントを開催するのに最適な時期はいつですか？
予算を計算する
自由な予算で誰でも素晴らしいイベントを企画し、会場の選択肢を無限に選ぶことができます。 しかし、あなたの財源は限られており、あなたの財政的な限界の初めから、たとえあなたのイベント予算が単純な野外見積もりまたは範囲であっても、あなたは気づくべきです。 イベントプランナーは、妥当な予算内で素晴らしいイベントを計画することができます。
- スペース、技術、ケータリングの費用のために、会場は予算パラメータの範囲内に入りますか？
- あなたはサービスのための有利なレートを交渉し、あなたの役割の価値を実証しましたか？
- 広告申込情報の費用が計画を超える場合は、予算に柔軟性を持たせましたか？
別の場所を指定する
ゲストリスト番号と予定イベントの日付が絞り込まれたら、イベントが開催される場所を特定することが重要です。 ホテルイベントやカンファレンスセンターは、企業イベントや結婚式レセプションで最も人気のあるイベントスペースですが、唯一の選択肢ではありません。
これはあなたの思考に創造的な時間です。 次の点を考慮してください。
- あなたの会議のテーマに基づいて、3つの最高の場所を思い浮かべますか？
- あなたのゲストはどこにこの会議に出席することを好むでしょうか？
- あなたのゲストにとって最も便利なものは何ですか？
- ホテル以外では、予期しない場所でRSVP料金が増加する可能性はありますか？
適切なタイプのイベントスペースを見つける
選択した会場には、予定しているイベントの種類に適したスペースが必要です。 あなたのイベントはダンスフロアを必要としますか？ PAシステムが必要ですか？ スピーカーの表彰台やプロジェクター画面はどうですか？ どのような種類のテーブル設定が必要ですか？ これらの種類の質問を検討することに加えて、あなた自身に質問するトップ会場計画の質問のいくつかはここにあります：
- イベント会場は、あなたのプログラムやイベントの特別な基準を満たしていますか？
- 会場では、プロダクション、エンターテインメント、A / V、サウンド、その他の技術的ニーズに対応できますか？
- 施設の状態はあなたの組織の高い基準を反映していますか？
会場サービスと制限を考慮する
適切なタイプのイベントスペースを見つけることに加えて、会場が提供する他のサービスのタイプを調べ、イベントの価値を判断したいと考えています。 一部の会場では、他のサービスのベンダーやサプライヤーを探すために必要なベンダーリストも用意されています。 他の開催地では、イベント自体のインテリアやその他の側面に制限があります。 いくつかの質問には以下が含まれます：
- この会場では、良い駐車場の選択肢や仲介手続きを提供していますか？
- この会場はセキュリティを提供していますか？
- この会場では、ケータリング、フラワーアレンジ、リネン、テーブルレンタルなどの追加サービスを提供していますか？
- この会場にはセットアップがあり、クルーをクリーンアップしていますか？
- この会場では、他のどのベンダーと協力し合うのですか？
- この会場には食べ物と飲み物の最低額がありますか？
会場評判を考慮する
会場のサービスに対する評判は非常に重要です。 これは、しばしば良いイベントを開催し、素晴らしいイベントを生み出すことの違いです。 会場が施設、職員、顧客を管理する方法は常に記憶されます。 会場の評判値の意味を理解するには、次の質問を考慮してください。
- 会議マネージャー、ケータリングマネージャー、またはエグゼクティブシェフの在任期間はどのくらいですか？
- 経営陣は、あなたをVIPクライアントのように扱うのでしょうか、あるいは複数のプログラムの1つとして扱いますか？
- 会場はどのくらい柔軟なものになりますか？
- 彼らは利用者の声やレビューを持っていますか？
- 会場はあなたのようなイベントの写真を提供していますか？
会場訪問を予定する
物流と時間が絶対にそれを防ぐのでなければ、すべてのイベントプランナーは、任意の会場に契約する前に、サイト検査を実施する必要があります。 写真は非常に役立つことがありますが、直接的にのみ評価できる多くの側面があります。 駐車場からエントランスまで、イベントスペースからバスルームまでのすべてを含む会場のツアーを尋ねる。 あなたがしてうれしいよ！
クライアントの設定を組み込む
イベントプランナーは、その日の終わりに、会場の推奨事項をクライアント（社内幹部や経営陣や外部顧客のような社内のクライアントであるかどうか）に提示し、承認を得る必要があります。 会場の計画段階でクライアントに関して自分自身に尋ねる唯一の質問は、クライアントが私の推薦を承認するかどうかです。 その質問に何らかの自信をもって答えるためには、最初からクライアントの期待と好みを理解しておく必要があります。