このため、会議のプランナーは食品の品質を確保し、罰金を避けるためにケータリング番号を確実に把握する必要があります。 以下に、よく知られている顕著な数字と用語を示します。
見積もり件数
イベントの計画を最初に構築したゲストの数です。 推定された数には実質的な義務はありません。コストと人材の必要性を見積もるために使用される「作業番号」の数が多いからです。
期待数
予想されたカウントは、イベントの2週間または3週間前に提出されます。 これは、予想されるゲストの数をより正確に表し、最終的なカウントに契約しています。 すべてのケータリング作業には期待数量に関する独自のポリシーがありますが、一般的に言えば、最終カウントの15％を超えてはいけません。
ファイナルカウント/保証カウント
それはあなたが支払うゲスト食事の数であり、また、ケータリングチームが部屋の中に置く場所の数を表します。
期日後にこの数値を変更すると、罰金または延滞料が発生する可能性があります。 したがって、プランナーは、保証期限前に落ちるRSVP日付を設定することが重要です。
ドロップパーセンテージ
パーセンテージを落とすには2つの角度があります。 最初のものはケータリングによって計算され、最終的なカウントのどれが期待カウントからどれだけ下がったかを確認します。
パーセンテージが大きすぎる場合（20％を超える場合）、人員および供給オーダーに関連する費用をカバーするために罰金が発行されることがあります。 プランナーは、ドロップ率を使用して、「ノーショー」がいくつあるかを予測します。 2％の低下率は、有料またはチケット発行のイベントの平均です。 その平均値は、無料のイベントの場合、5％を超えることがあります。 あなたが想像しているように、出席者は、イベントに投資したお金があるときに出会う可能性が高くなります。
食事カード
いくつかのプランナーは正式な食事で複数のエントリーを提供し、これによって別の計算要件が作成されます。 ホテルや宴会場では、ステーキやチキンを選ぶ人数を推測することなく、RSVPシステムを通じて各選択肢の正確な数を得ることが計画者次第です。 イベントの日に、各参加者はテーブル上に置くことができる色付きの食事カードを入手する必要があるため、サーバーは注文した料理を自動的に認識します。
ドリンクチケット
イベントプランナーは飲み物のチケットを使用してオープンバーの運行費用を管理できます。 それは登録時に各ゲストに1つまたは2つの飲み物のチケットを与えることによって達成される。 バーテンダーは飲み物と引き換えにチケットを受け取り、チケットの手当を超えて飲むことを選ぶゲストは現金を支払うことができます。 飲み物のチケットについては、会場ごとに最も高い値段の飲み物をお支払いいただきます。
この理由から、このシステムはビールとワインまたはハウスバーと一緒に使用するのが理にかなっています。
システムとの連携
最終的には、ケータリング部門に正確なカウントを提供することは、イベントプランナーの責任です。 プロバイダによって発行されたポリシーと期限を無視したプランナは、ペナルティやその他の手数料の形で必要以上に支払うことになります。 これを避ける最善の方法は、イベントを計画する前にケータリングポリシーを読むことです。 この1つの簡単なルールに従うことで、最も適切な日付と費用を選んでお客様に渡すことができます。