イベントプランと ミーティングプランナー は、会議、インセンティブ旅行、その他のプログラムのための正式な招待状と資料に寄稿したり、書くことが期待されています。 それは圧倒的な仕事のように見える必要はありませんが、適切な招待礼儀に従い、お客様の重要な内容を忘れることを避けるために、特定の手順に従うことが重要です。
方法は次のとおりです。
イベントテーマを作成します。 正式な招待状や資料を書く前に、企画者は彼らがプログラムの魅力的なテーマを持っていることを確認する必要があります。 以下の質問は、ブレインストーミングプロセスの開始に役立ちます：教育会議、 セミナーまたはインセンティブ旅行ですか？ それはどこで開催されていますか？ その目的地または会場についてユニークなものは何ですか？ イベントのおおよそのスケジュールは？ プログラムの目的は何ですか？ なぜ出席者は出席したいのですか？ これらの質問は素晴らしいイベントのテーマを確立するのに役立ちます。
電子招待状を作成します。 多くの正式な招待状や主要なイベントのための資料は、RSVPプロセス中に取り込まなければならない重要なイベントのロジスティクス（名前、連絡先情報、食生活要件、障害アクセス、輸送ニーズ、プログラムの詳細、アクティビティ情報など。 注：複雑なイベントは、イベント詳細やRSVP連絡先を電子メールで送信する単一のWebページまたはグラフィックデザインイメージを使用することはできません。
印刷された招待状を作成します。 あなたのプログラムやイベントの性質に応じて、招待状は、招待状やメモを書いて、あなたの存在を本当に評価していることをお客様に知らせるべきです。 これはイベントの資料とは異なります。 代わりに、ホストとそのタイトル、イベントのテーマ、日付と時刻、およびRSVPの連絡先など、貴重な情報をゲストに提供する簡単な招待状カードを検討してください。
正式なイベント招待状を書く。 電子招待の一環として、プログラムやイベントに関するハイレベルの情報を説明する必要があります。 たとえば、インセンティブ旅行や複数日の会議の場合は、目的地、主要ホテル/会議場、メイントピック、スピーカー（バイオスを含む）、スケジュール、アクティビティ、物流、および詳細を含めることができます登録について。 招待状と資料は、出席する理由をゲストに提供し、常に行動を促す言葉を含みます。
招待礼儀は目的地/会場の概要から始まります。 正式な招待状や資料を書くときは、誰もあなたがプログラムを主催している場所に行ったことがないと仮定するのが最も安全です。 つまり、プログラムが開催されている目的地やホテル/施設/会場の概要を書いてください。 複数日のイベントを計画している場合は、この情報を可能な限り高いレベルに保ちますが、ゲストにその場所に関するユニークな情報を提供するのに十分な情報があること、
招待礼儀はイベントスケジュールが必要です。 インセンティブプログラムのような複数日のイベントを計画している場合、招待資料にはできるだけ詳細が含まれている必要があります。 招待状には、到着方法や参加予定時刻、ビジネスミーティングやアクティビティ（およびアクティビティの選択）、食事や出発情報に関する情報が記載されていなければなりません。
招待礼儀は、活動の説明が必要です。 正式な招待状や資料を書く際には、さまざまな活動の概要を提示して、自分の興味に合ったものをより適切に判断できるようにしてください。 あなたのゴルフプログラムは1/2日か一日の出来事ですか？ その川の急流の "クラス"とは何ですか？ あなたがイベントを開催している標高は何ですか？また、マウンテンバイクプログラムがどれだけあなたを魅了するでしょうか？ ペインティングクラスの時間はどのくらいで、何を学ぶのですか？
招待礼儀には、物流を満たすための情報が必要です。 繰り返しますが、複数日のプログラムをホストしていると仮定すると、ゲストには次の各項目の詳細が提供されなければなりません。
- フライト予約
- イベント登録
- 部屋の予約
- 空港送迎サービス
- ドレスコード
- 天気
- チェックイン手続き
- 払い戻し不可能品目
- ホストスタッフの連絡先
最終的なイベントアジェンダを作成する。 これは最初の招待資料とは異なるように見えますが、到着時またはイベントに参加する直前に招待されたゲストに提供する必要があります。 いつ、どこでスケジュールされているかの概要を1時間ごと（時間を組み合わせてもかまいません）に含める必要があります。 複数の教育用トラックを同時にスケジュールしている場合は、それらのトラックをグループで概要を示すことで、いつ、どこでどのようなトピックをスケジュールするかを出席者が知ることができます。
イベントのウェルカムレターを作成します。 多くの企画者は、どのような情報を歓迎手紙に含めてはならないのか、そうでなければならないのかに苦しんでいる 最善のアドバイスは、ウェルカムメッセージを簡単に保ち、お客様に彼らが歓迎され評価されたことを知らせることです。 招待状は、イベントの公式ホストが署名することを提案しています。
最も見過ごされているイベント招待状の1つは、出発通知です。 ウェルカムレターと到着ギフトの一環として、お客様の出発方法に関する詳細を添付することが重要です。
メニューカードを作成します。 朝食、昼食、夕食のいずれを予定していても、食事の各コースのメニュー項目の概要を示すメニューカードを常に気に入っています。 テーブル上で他の人と一緒に集まるときに話すことができ、待っているスタッフがゲストからのメニュー選択を迅速に取得できるようになり、スケジュールを確実に追跡できます。 注：食事中に特別な催し物をテーマにしたデザートなどの特別な驚きを計画している場合は、特別な効果を高めるためにこれらのアイテムをメニューカードから離しておくと便利です。
感謝のギフトノートカードを作成します。 それが到着の贈り物であろうと枕の贈り物であろうと、すべての感謝の贈り物はギフトノートカードを持っているはずです。 「ありがとう」メッセージを強化し、お客様のゲストに特別な気分を感じさせる機会です。 イベント自体のテーマを反映した文言とメッセージを組み込むと便利です。
個々の出発通知を作成する。
出発前日に、飛行機番号と出発時刻を含めて出発時に思い出させる客室に通知を送付してください。 ロジスティクスのスケジューリング中に見落とされた可能性のある最新のエラーを修正する機会を提供します。
ヒント：
- 素晴らしいグラフィックデザイナーとオンライン登録プロセスがあることを確認してください。 まだ今日の課題は、多くの異なるオンラインイベント登録システムが存在することですが、多くのカスタマイズを必要とするか、サードパーティシステムの使用は依然として招待ごとに少し高価であると考えられています。 そういうわけで、多くのプランナーは自社のツールやリソースに依然として頼っています。
- 偉大な文房具店をお探しください。 組織はますます電子形式のコミュニケーションの使用に移行していますが、依然として印刷された招待状やイベント資料がもたらす影響に取って代わるものではありません。 あなたのイベントのテーマを補完し、紙やスタイルのスタイルを変えてより多くの興味や戯曲を作り出す文房具を探しましょう。 あなたのゲストは努力に気づくでしょう。
- テンプレートを作成し、そこから複製します。 企画者はテンプレートの招待状や資料を作成し、以前のプログラムやイベントのテンプレートから新しいイベントを簡単に更新する必要があります。 もちろん、新しい文房具、グラフィックス、テキストなどを選択して使用する必要がありますので、毎回必要なカスタマイズがあります。