どのような経費が発生するかを知っていない限り、イベントの予算を立てるのは難しいです。 これは明らかなようですが、 イベントプランニングに伴うコストはさまざまな場所から来る可能性があります。 すべての経費カテゴリを特定したと思ったときに、もう1つのポップアップが表示され、図面ボードに戻ります。 これを防ぐために、予算作成の際の注意事項として、イベント企画費の概要をまとめました。
現場費用
ここには、 イベント会場で通常課金される費用と料金が含まれています。 これはしばしば最も高価なカテゴリですが、事前に見直すために正式なコスト見積もりが得られるため、予測するのが最も簡単です。 それが言われている間に、あなたの出席者数で変わる変動費を考慮に入れることを忘れないでください。 ケータリングはあなたの名簿に追加するたびに食糧費が増加するので、これの良い例です。
会費
- ルームレンタル
- 保証金
- 保険カバレッジ
- パーキング
食べ物とケータリング
- 食事
- 飲料
- バーテンダー/サーバーの労働コスト
- 税金とサービス/料金の手数料
視聴覚
- マイク
- スクリーンとプロジェクター
- インターネット・アクセス
- その他の特殊設備
第三者ベンダー
このカテゴリは、ホスト会場外でベンダーによって提供されるすべてのアイテムとサービスを表します。 それぞれがあなたに個別に請求しますので、あなたが働いているすべての人に常に注意を払うことが重要です。
スプレッドシートを使用すると、ベンダーの連絡先とそのサービスに関連するコストを整理するのに役立ちます。
イベントレンタル
- リネン、テーブルスカート、チェアカバー
- テント、ステージング、アミューズメント施設
- 会場で提供されていない物品
- セットアップ/ティアダウンのための労働と配達
デコのベンダー
- アクセントライティング
- 花とセンターピース
- バルーン
エンターテインメント
- ミュージシャンまたはDJ
- スピーカー料金
- 契約ライダー（食糧、宿泊、交通機関）
製造経費
プロダクションには、イベントの計画と実行に必要なすべてのスタッフとリソースが含まれます。 これらの費用は、イベントが夢見ている瞬間から始まり、イベント後の書類作成を通して継続されます。 要するに、このカテゴリは、イベントを組織し、 出席者を引き付け 、管理要素を管理するコストを表します。
マーケティングと登録
- 印刷とデザイン作業
- 広告
- 招待状
- 登録管理
計画と組織
- イベントプランナーの料金
- パートタイムおよび臨時従業員
- 事務用品
- 通信コスト
- 旅費
管理費
- 給与従業員の割り当て
- 会計原価
- 法的手数料
- コンサルタント費用
経費支出と緊急資金
あなたは計画外費用のために脇に置いておかなければならない魔法の数はありませんが、予期せぬことを間違いなく期待する必要があります。 一部のイベントプランナーは、予想される費用に対して5〜10％の予算を提案していますが、他の人は、作業するためのラウンドナンバーを選択しています。 より大きなイベントは、一人当たりの請求額が数千ドルに達する可能性があるため、もちろん、より多くを割り当てるべきです。
この概要の目的は、発生する可能性のあるさまざまな種類のイベント計画費用を認識させることです。 すべてのイベントはユニークなので、ここに記載されているアイテムの多かれ少なかれが含まれている可能性があります。 重要なことは、費用がどこから来るのかを知ることです。 特定のベンダーやカテゴリに関連する経費を見落とすと、予算が犠牲になる可能性がありますが、最悪のシナリオは、請求書が到着するまでの費用を完全に忘れることです。