残念ながら、答えは簡単ではありません。 イベント企画運営経費、給与、利益など、いくつかの要素が料金を決定する要因になります。
現実には、あなたのビジネスを運営する場所、あなたが取っているプロジェクトの種類、そして市場が支払ってくれるものに基づいて料金が異なります。
それはまたあなたの目標市場にもよります。 つまり、お客様のクライアントまたは見込み客は目標予算を念頭に置いており、お客様のサービスはそれらのパラメーター内で競争力がなければなりません。
イベントプランナーの料金設定方法
それにもかかわらず、パートタイムまたはフルタイムのビジネスを開始したい場合は、イベント料金を構成して顧客に料金を請求する方法は、およそ5つあります。
- フラットプロジェクト手数料
- 費用の割合
- 時給
- 経費率+時間単価
- コミッショニング可能な料金
以下の説明と例では、あなたのサービスの1時間あたり平均$ 75を稼ぐことを考えてみましょう。
フラットプロジェクトレートに基づく料金
多くのクライアントは、プロジェクトがどれくらいの費用を負担するかを知りたいが、これにはすべての費用が含まれる。 イベントプランナーとして、これを提供するには、フラット料金を決定し、その金額でどのサービスが対象となるかを決定する必要があります。
これにより、管理の責任がプランナーに直接予算として与えられ、状況が変わる可能性があるさまざまなシナリオを予測する必要があります。 このシナリオでは、クライアントは、イベントプランナと直接契約して、すべての物流、ケータリング、会場、宿泊費などを調整することができます。
フラットプロジェクトの料金は、通常、スポーツマーケティングプログラムで見られるようなパッケージイベントに使用され、多くの規定と注意事項を払って人ごとに計算されます。
たとえば、1日の歴史的な市内ツアー15名を組織するために雇われているとします。 あなたのクライアントは、交通費、プライベートガイド、昼食料、会場への入場料のすべてについて、一律の料金を請求したがります。 しかし、彼女はまた、各経費明細の上位レベルの内訳を提示するよう求めています。
このシナリオでは、時間を含むすべてのサービスのコストをネゴシエート/計算し、費用の合計を引用する必要があります。 必要な預金を特定し、すべてのサービスに対して支払いを行い、すべてのサービス契約の責任を負うのは、イベントプランナーの責任/リスクになります。
費用の割合に基づく手数料
平均して、最も認定されたイベントプランナーは、料金の一部としてイベントの総費用の15-20％を請求するのが快適であるはずです。 プログラムの複雑さとイベントの計画と実行に要する時間によっては、プランナーの全コストと利益源をカバーするのに十分な場合もあります。
たとえば、1名あたり平均$ 175の40名用の専用レストランでプライベートディナーを開催するために雇用されているとします。
このイベントですべてのフォローアップを完了し、クライアントに会い、計画し、参加し、完了するまでに合計15時間かかります。 総費用の18％の料金を請求すると、あなたの目標とした1時間$ 75 /時間以上の料金を少しだけ得ることができます：
175ドルx 40名= 7,000ドルx 18％= 1,260ドル
15時間×$ 75 /時間= $ 1,125
顧客がすべてのサービスについて直接お客様と契約している場合、クライアントへの小計イベント費用は合計$ 8,260になります。
時間別料金に基づく料金
一部のクライアントは、イベントプラナーを使用してサービスの時間料金を見積もり、特定のクライアントプログラムを管理および実行するための総時間を見積もることを希望しています。 フラットプロジェクトの料金と似ているかもしれませんが、途中で必要となる可能性のある変更に対応するために、両当事者の柔軟性が向上します。
多くのビジネス・イベント・プランナーは、1時間ごとにサービスを請求します。 それは、クライアントがあなたのサービスを雇うためにどれだけの費用がかかり、合理的な予算を計算することができるかを知ることを可能にします。 この理由は、クライアントが予想外の費用をより適切に処理するためです。
両方の当事者がどんなサービスが提供されるかについて合意に達するように、常に慎重なパラメタを期待して定義することを忘れないでください。 イベントプランナーとして、発生する可能性のある合理的な事業費の請求書を記載する必要があります。
イベント企画者の中には、運送費、レンタカー費、その他の雑費項目などの運営費を15〜20％も節約するものもあれば、そうでないものもあります。 そうした場合は、そのようなマークアップを開示し、顧客と事前に契約を結ぶ必要があります。
毎時のイベントプランニングの料金については、あなたの時間を費やす頻度を決定することも重要です。
たとえば、クライアントが3月に1日のセミナーを開催するために10月にあなたを雇っているとします 。 あなたのサービスは、会場、 ケータリングサービス 、A / Vを発信し、交渉し、限定された数のコミュニケーション項目（すなわち、招待状、アジェンダ、評価書など）のためのコンテンツ作成に貢献しています。
あなたのクライアントは、オンサイト管理を提供するためにあなたを雇っています。 あなたは、異なる時間に特定されたサービスに対して請求する契約を締結し、現在までに実行されたすべてのサービスの請求書を毎週、隔週、または毎月送信します。
この契約の下で、お客様とお客様は両方とも、両当事者の期待される責任を含む詳細な業務手順書を作成する必要があります。 それから、あなたは何時間もの総予算と合理的な経費を合計して見積もることができます。
経費の割合とフラット料金/時給に基づく料金
場合によっては、イベントを開催するために雇われていることもあります。何らかの理由で、クライアントは、費用の割合に基づいて料金を選ぶことがあります。 しかし、これはあなたの総時間とサービスのコストをカバーするには十分ではありません。 このような状況では、費用を2つの異なるカテゴリに分けて提示することは合理的です。
たとえば、クライアントは、会議に関連付けられたイベントを編成することをあなたに依頼します。 あなたの任務は、2人のプライベートディナーと50名のゴルフアウトを企画することです。 これらの複合イベントの合計費用は約2万ドルですが、約60時間を要します。このプロジェクトの複雑さは、より高い利益率を正当化する可能性があります。 それを念頭に置いて、次の計算で最終的なフラット料金+時間料金になることがあります：
経費見積もりの割合：
$ 20,000 x 18％= $ 3,600時間別料金見積もり：
60時間×$ 75 /時間= $ 4,500毎時赤字： $ 900
上記の例のように赤字になった場合、複数の外部ベンダーの物流管理に15時間を要することがあります。 あなたの見積もりには、次のものが反映されます：
小計イベント費用： $ 23,600
フラット料金： $ 1,125（$ 75 /時間で15時間基準）
このシナリオでは、自分の時間を適切に見積もっていることを慎重に判断する必要があります（個人旅行などの非標準運営費をカバーする口座）。 予想通り、正当な理由が提供されない限り、後で経費の増加が見られることを喜ばれる顧客はほとんどありません。
手数料率に基づく手数料
イベント企画者がサービス料を徴収する別の方法は、コミッションレートを提供する会場を通じてイベントスペースを確保することです。 これらは、チケット、ホテルルーム、その他の交通手段の予約のために旅行代理店に通常提供される料金です。
たとえば、多くのホテルでは、客室やその他の費用のために手数料を10％まで引き上げることがあります。
イベント企画者の中には手数料率を自分たちの収入源として捉えているものもありますが、より精巧な顧客は、手数料率が関与している場合、イベントプランナーの忠誠心に疑問を呈することがあります。 そのため、多くの熟練したプランナーは、コミッションレートを含むプランニング選択を制限したり、プログラムのコミッショニング不可能な価格設定を交渉して、その貯蓄源をクライアントの収益に直接渡します。
さらに、一部の顧客は、委託可能な金利が存在することを認識しており、当社が概説した他の特定の請求方法を使用して外部コンサルタントが請求することを期待せず、委託可能な料金を支払っている。 一般的に、多くのイベント企画者は、このようにして収入の流れを本質的に「ダブルディップ」するのは良い形とは考えられません。
委託レートを受け入れる場合は、代わりの請求方法を使用して、お客様のサービスに対するクライアント料金を請求しないことをお勧めします。
コミッションレートが最も合理的なシナリオがあります。例えば、小規模な非営利団体や会員のイベントや会議でサービスを雇用している団体などがあり、大半は組織ではなく出席者によって直接支払われます。
別のシナリオは、あなたのクライアントがあなたからクライアントの贈り物を購入している場合、またあなたがプロモーションアイテムの配布サービスを提供している場合です。 その場合は、プロモーションアイテムを交渉するだけで、クライアントがすべての料金を事前に把握している場合を除き、1時間単位でサービスに請求しないでください。