選択するときに考慮する変数があります。 これには、あなたのイベントの目的、あなたが働いている予算、外部からの雇用の理由、そして仕事の候補者が含まれます。幸運なことに、企業が最高のイベントプランナーまたはプロデューサーを選ぶのに会社のイベントを作成するのに役立ちます。
以下のガイドを使用して、次の企業イベントにイベントプランナーが必要かどうかを判断し、必要な場合は、そのジョブの候補を選ぶ方法を決定するのに役立ちます。
Event Plannerの目的と必要性を判断する
ほとんどの人は、外部のイベントプランナーや出前斡旋業者を雇うことはイベントの予算を決定することから始まると考えていますが、最初はなぜイベントを開催するのかを定義することから始まることがより重要です。 その予定を立てるのに役立つ外部または内部のリソースに手を差し伸べる前に、イベントの重要な目標を共有するポジションにいたいと考えています。 誰、何、どこ、いつ、なぜ、どのように、後で調整を行うのに十分な時間があるか、関連する質問に答えてください。
目標を定義したら、イベントで伝えたいテーマやメッセージについていくつかの明確なアイデアが浮かび上がりますが、最も重要なことは、外部リソースが処理する必要のある活動とサービスを特定することですあなたに代わって。
プランナーにはどのような予算があるのか、会場の選択、メニューの作成、食べ物や飲み物のオプション、ソース・スピーカーやエンターテイメントの推奨、日々の生産ニーズに対応するためのオンサイト、および/または招待状やゲストリストのような重要な連絡文書を作成するのに役立ちます。
あなただけのイベントを計画している場合でも、これらのニーズが満たされていない場合は、これらのタスクと責任を管理するイベントプランナーを雇う可能性があります。
ローカルソースを使用して認定イベントプランナーを検索する
多くの場合、人々は、記念日パーティー、朝食ビジネスミーティング、週末リトリート、または別のタイプのイベントでイベントプランナーを雇う最良の方法であると考えています。これは確かに効果的ですが、おそらく最も効果的なアプローチではありません。
あなたの事件に最適なイベントプランナーを見つけようとするなら、経験豊富でイベントプランナーのコミュニティ内で高い評価を得ている人を調査することが最善です。 口頭では、新しい顧客を探したいプランナーのための簡単な販売の機会が提供されますが、ピアの評判は非常に効果的です。
ソーシャルイベントか社内会議かに関わらず、一般的に、イベントプランナーやカテゴリーを雇うルールは同じです。イベントの種類を作成する専門知識を持つ人を雇用したいと考えています。
プロフェッショナルな会員グループの章を検討するか、ミーティング・プロフェッショナル・インターナショナル、インターナショナル・スペシャル・イベント・ソサエティ、全米ケータリング・エグゼクティブ協会の国または地方の章で確認してください。
また、業界の記事を誰が出版しているかを知ることも重要です。
特定の市場でサービスや専門知識を提供することで高い評価を得ている人がいるかどうかを知りたければ、多くのイベントプランナーが現役会員であるため、現地の大会や訪問者局に確認してください。 専門家を紹介するもう1つの方法は、ホテルコンベンションセールス部門に手を差し伸べることです。彼らは、信頼するユーザーと共有します。
応募者とのインタビューやイベントニーズの話し合い
ほとんどのイベントプランナーは、あなたの特定のイベントについて聞きたいと思っていますが、最初に簡単な情報を提供し、インタビューの最初のラウンドでの専門知識にもう少し集中します。 3つの最強の応募者。
その後、各イベントプランナーまたはその会社に、事業に関する情報、過去の出来事の経験、偶発事象の計画方法を伝え、応募者の対応の仕方や、参加者の今後の質問に注意を払うように依頼してくださいあなたの会社、イベント、またはその目標のために。
良い計画立案者は、あなたのイベントの全体的な目標、タイムライン、予算、ゲスト数、および個人的な好みについて学ぶためのディスカッションを行います。 良い計画立案者はあなたの組織についての質問をし、あなたの目標や特定のイベントについて学びます。残りから目立つ候補者を探すために面接する際に、これらの兆候を探します。
第1回のインタビューでは必ずしも人と出会うことができませんが、特にあなたのプログラムが市外にある場合は、イベントや会社に適したプランナーやプロデューサーを選ぶ上で重要なステップです。
フェイス・ツー・フェイス・ミーティングは、企画者の専門知識や経験を超えて、このイベントの作成に役立つ貴社のチームとの親密な関係を把握します。候補者を選ぶだけでなく、あなたのチームと一緒になって、質の高い出来事を生み出します。
絞込みオプションの選択と選択
あなたの腸の本能、あなたの友人や同僚や同僚のアドバイス、または一人でのミーティングに行くのは十分ではありません。これがあなたのイベントです。 あなたの名前とあなたの評判はそれに関連付けられます。候補者の参照を確認する必要もあります。 候補者がこれまでに働いていたクライアントの名前を尋ねてください。また、各プランナーの履歴を掘り出して、言及していない可能性のあるイベントを見つけてください。彼または彼女の履歴書を作ってはいけません。
候補者があなたの会社とうまくやっていることを確認し、その分野の専門知識を実証し、自分と一緒に作りたいイベントをかなりよく理解している場合は、選択肢を1つに絞り込み、イベントに関する彼または彼女のアイデア。 あなたの目標とアイデアに基づいて、優れたイベントプランナーがあなたのテーマを達成するのに役立つ計画を提示します。親密なグループのためのプライベートな夜と夕食の場合、プランナーは、あなたのプログラムの詳細。
この時点で、イベントプランナーは、予算を奪い、その価値を倍増したような気分になるようなアイデアを提示する必要があります。 それは彼らがあなたのイベントのビジョンを突きつける方法で明らかになるはずです。
予算とイベントプランナーの比較
あなたのイベントの目的に基づいて、あなたのプログラムのさまざまな要素にかかる費用の一般的な感覚を作成することができます。これは、ホストしているイベントのタイプとその内容に応じて異なります。 初めてイベントを企画する多くの人々は、ビールの予算でシャンパンイベントを企画したいという罠に陥る傾向にあります。そのため、多くの人がイベントプランナーに助けを求めるでしょう。
理想的な候補者は、あなたが提示した予算を魔法のようなものに変えますが、それらのアイデアは価格で提供されます。また、計画者に、すべての費用とこれらの手数料の潜在的な源泉を開示することが重要です全体の予算に組み入れられる予定です。 イベントプランナーの費用は、プランナーからプランナー、イベント会社、イベント会社までさまざまです。
あなたのイベントの性質に応じて、イベントプランナー 、イベント会場やイベントに提供する預金、書類、 契約書を提供するよう求められます。 これは完全に受け入れられるビジネスの扱い方ですが、現時点での最善のアドバイスは、専門的なアドバイスを求めることです。また、法律顧問によって審査されていない契約には署名しないでください。大企業の同じリソース。
あなたのプランナーと一緒に滞在し、火災と再興の準備をする
イベント企画に関連して起こるほとんどの悪い話は、通常、フォロースルーの欠如の結果です。 イベントプランニングでは、物流の効果的な調整が必要となり、雇用したイベントプランナーが、あなたの会社の目標や目標に完全に責任を負わない場合、第三者に遅らせることができます。
このため、雇用マネージャーはプランナーやプロデューサーと密接に協力して、生産現場のすべての要素が障害なく運営されるようにする必要があります。ベンダー前後。 ほとんどのイベントプランナーは、約束されたサービスを提供していないとは言いません。 物流が確認されていることを確認するだけです。
すべてが計画どおりに進めば、成功したイベントと将来のための優れたイベントプランナーリソースが得られますが、計画プロセスが書面で合意されたサービスに対して円滑に実行されない場合は、プロジェクトがプランナーとの良好なフィット感。
辛抱強く、物流や途中で起こりうる誤解を避けることは妥当ですが、必要なサービスを受けていない場合は、深刻な議論をする準備ができているはずです。 あなたがしなければならない場合は、悪いプランナーを撃つ準備ができて、いつでもバックアップオプションがあります。