セミナー計画チェックリスト

01 - イベントの目的を確認する

• 聴衆は誰ですか？
• セミナーのテーマは何ですか？
• どこに位置する必要がありますか？
• なぜ人々は出席するでしょうか？
• セミナーの議題は何ですか？

02 - Apexイベント仕様ガイドを確認する

コンベンション産業評議会は、イベントやミーティングプランナーがイベントを企画するための詳細を把握するのに役立つベストプラクティスの優れた情報源とみなされるべき一連のツールを確立しました。 無料のダウンロードツールを使用すると、イベントプランナーが関連する詳細のリストを作成するのに役立ちます。 これには次のものが含まれますが、これに限定されません。

• イベントプロファイル（日付、時刻、場所、連絡先など）
• イベント主催者/ホスト連絡先情報
• サプライヤの連絡先情報
• 出席者のプロフィール
• 必要なスペース
• 食品および飲料
• A / V要件
• 機能/部屋のセットアップ

03 - イベントプロファイルを作成する

プランナーがイベントの周りの基本的な質問の一部を持ったら、会議の可能な場所を調べる時です。 イベント主催者/ホストと緊密に協力して会場の種類を決定し、セミナーが主催者とゲストの両方にとって最も便利な場所（アイデアのリストは無限になる可能性があります）を決定することが重要です。

• ローカルホテル
• ローカル会議施設
• プライベートレストランスペース
• プライベートクラブミュージアム/アートギャラリー

04 - セミナーの要望と要望書提案。

ほとんどの会場では、可能なセミナーの見積もりを提供しています。 ケータリングまたはセールスの連絡先には、次のBEO情報が必要です。

• イベントの可能な日付
• 出席者の人数
• 部屋設定のスタイル（教室、U字型など）
• イベントの時間（セットアップ/ティアダウンのためのアカウント）
• 飲食に関する要件
• A / Vニーズ（スクリーン、マイクなどを含む）
• 部屋のセットアップ

ヒント：あなたのイベントに専用のA / V技術者を雇います。

05 - アジェンダの確認および/または開発

イベント主催者はイベント主催者/ホストと緊密に連携することが重要です。これは、イベントアジェンダが最初の会話からイベントの実際の日に頻繁に変更されるためです。 イベントプランナーは、計画を調整し、会場と緊密に連携してすべてがスムーズに動くように準備する必要があります。

06 - BEO契約を確認する

計画者が目標とする出席者数とロジスティック要件を知ったら、 イベントスペースと関連要件を確保する必要があります。 ほとんどの協定は、プランナーがイベントの数日前までに食品と飲料の必要量を減らす/増やす機会を与えるべきである。 しかし、多くの合意は、グループがどれだけ量を減らすことができるかを見積もるので、見積もりがよくなります。

07 - イベントコミュニケーションと教材の作成

これは、一部のプランナーが関与しているかもしれないが、そうでないかもしれない項目である。 基本的に、会議の計画者によっては、以下のそれぞれについて責任があります。

• イベント招待状の作成
• アジェンダおよびその他の資料の印刷
• 出席者のプレゼント/ラッフルズの保護
• 名前バッジの作成
• イベント・サイネージとディスプレイを出荷する

08 - イベントホストと密接に連携して物流を完成

イベントの前に、ミーティングプランナーがイベントの前に完了する重要なステップがいくつかあります。 これには、以下の確認が含まれます：

• イベントスピーカー
• イベントA / V要件
• イベント出席者数
• ホストの役割と責任
• イベント資料ニーズ（複数回チェック）

09 - イベント設定

イベント設定のためにBEOスケジュールに時間をとるようにしてください。イベントの約2時間前に到着することをお勧めします。

ヒント：セミナーが午前中に予定されている場合は、会場の営業担当者にお尋ねください。

すべてのイベント資料、配布資料、看板、ディスプレイ、ギフト、 登録テーブル 、名前バッジなどはイベントの準備ができている必要があります。

警告：スピーカーは前夜にスライドを変更し、イベントの10分前にパワーポイントに追加する必要のある新しいプレゼンテーションを提供することがあります。

10 - イベントの実行

準備が整い次第、セミナーが始まります。 次のことを期待してください。

• 一部の出席者はいつも早く到着するでしょう。
• 一部の出席者はいつも遅く到着するでしょう。
• 頻繁に何らかの技術的不具合があります。