セミナーやビジネスイベントで出席を増やす方法

by ロブ・ハード

あなたの企業の出席者を増やすためのヒント

出席者の不足やRSVPのリストを増やすことに対する恐怖を克服するために最も重要なステップは、人々が実際にセミナーやその他のイベントを十分に楽しんでいることを認識することです。ビジネスミーティングに参加することで、参加者は新しい情報を習得し、その分野の同僚やリーダーと交流する機会を得ることができます。しかし、最も成功を収めた会議は、スターの基調講演や感銘を受けたプレゼンテーションを超えています。彼らは誰にとっても暖かくフレンドリーな環境を作り出し、より楽しいものにします。ここでは、大きな成果を上げるような楽しいビジネスイベントを計画する方法を紹介します。

01 - 大きなアジェンダを作成する

参加者がイベントに参加するのを楽しんでいるとホストが理解したら、参加する価値のあるプログラムを作成することが重要です。アジェンダは、出席者を圧倒しないように単一のテーマに焦点を当てるべきであるが、出席者の関心を維持するのに十分な多様性があるべきである。たとえば、次のサンプル半日セミナースケジュールでは、ミーティング参加者のニーズを食べ物から休憩からプレゼンテーションまで考慮します。

8:00 am到着と朝食
8:45 amようこそメッセージ
9:00 am基調講演者
10:00 am休憩
10:15 amパネルディスカッション
11:30閉会のお知らせ

02 - カレンダーと時計に敏感

最高の議題にもかかわらず、イベントの出席者は、いつそのようなプログラムに参加したいのか、参加しないのかについての好みを持っています。いくつかの季節産業では、時にはそれができない問題もあります。イベントの日時をスケジュールするときは、次の点を考慮してください。

参加者はセミナーのための朝のスケジュールを好む
参加者は仕事の直後に鑑賞イベントを好む
火曜日と木曜日は一般的な会議の日です
可能であれば金曜日に会議を開催しないでください
休日や休日の前夜に会議をスケジュールすることは避けてください
イベントの出席者の旅行要件に注意を払う

同様に重要なことは、時間通りに開始し、時間通りに終了するという評判を確立することです。

03 - ユニークで便利な場所を特定する

ほとんどのビジネスミーティングはホテルで開催されており、そのタイプの会場自体はそれほどユニークではありません。あなたは金型を壊して、ホテル以外の素晴らしい場所を見つけることを選択することができますか、またはすべてのホテルが平等に作成されていないことを認識し、素晴らしいホテルを見つけることができます。ここでのポイントは、あなたのゲストが行きたい場所を選択することです。結局のところ、彼らは日常を迂回してイベントを楽しみたいと思っています。次の要素を考慮してください。

大多数の出席者の近くにある会場を選択する
出席者が楽しむ会場を選択する
同様のイベントを開催する際に経験のある会場を選択する

会場を選択する際のヒントについては、イベントプランナーの会場案内ガイドをご覧ください。

04 - 適切なゲストリストをコンパイルする

成功した会議には、そのメッセージの特定のトピックまたはメッセージとターゲットオーディエンスがあります。適切な出席者を含むゲストリストを、重要度の順にランク付けしてもコンパイルすることは重要です。あまりにもしばしば、主催者は見込み客のマスターリストを編集して大衆への会議を開きます。これは、数字のゲームに基づいて座席を埋めることを試みている場合にのみ機能します。

ビジネスミーティング、会議、セミナーは、1〜3％のRSVP料金でダイレクトメールとして扱うべきではありません。私はターゲットとする出席者の特定のリストを作成するようにクライアントを指導することを好む - 彼らは実際に50％以上のRSVP率でうまく出席したいと思う人々。

出席者の最終的な考え方：同様のランクと経験を持つ個人を会議に招待してください。

05 - 招待、招待、招待！

あなたのイベントに大きな出席を達成するための鍵の1つは、人々を早期に招待し、フォローアップすることです。これは、RSVPしていない人にリマインダを送信し、持っている人に確認を送信することを意味します。イベントの直前にイベントリマインダを送信しても、一般的には悪い考えではありません。

このイベントを盛り上げることが重要です。伝統的な印刷された招待状は適切ですが、あなたの聴衆に応じて電子メールやソーシャルメディアにも目を向けるのが一般的になりつつあります。このアプローチを試してください：

招待状を送信する前に、あなたまたはあなたのチームが個人的に知っているゲストにこのイベントについて言及してください。
計画プロセスの初期段階（紙または電子）で日付を保存してください。
RSVPリクエスト付きのアジェンダハイライト（紙または電子）を含む詳細な招待状を送付してください。
詳細な招待状を個人の友人や知人（電子）にパーソナライズされたメモで再度転送します。*
スケジュールされたイベントの1-2日前に（電子的にまたは電話で）確認されたゲストにフォローアップしてください。

*正式にゲストに電話をかけて、イベントへの個人的な招待を拡張することもできます。

06 - 個人的な招待の力を過小評価しない

物理的な招待状（印刷物であろうと電子的であろうと）は素晴らしいですが、友人、同僚、または知人への個人的に招待された招待状の代用品と見なされるべきではありません（もちろん、500人の大規模シンポジウムやコンベンションまたはそれ以上の出席者）。これは、多くのホストをひどく苛立たせるステップです。彼らは電話を受けたくないのですが、高いRSVPレート（低いノー・ショー・レート）と理想的ではないものの差を意味します。

イベントによっては、この責任を分かち合うことができます。イベントのゲストリストは、さまざまな個人によって管理されている連絡先リストからコンパイルされることが多く、招待者と最も近い関係を持つ個人は、自分のゲストに直接招待を拡張する必要があります。

07 - 優れたプログラムを提供するという評判を確立する

誰もが良い会議や悪い会議に出席しています。セミナーやその他の感謝のイベントでも同様です。イベントプランナーにとっては幸運なことに、人々は頻繁に出席する会議を楽しんでいます。

ここで重要なのは、クライアントが優れたビジネスプログラムを提供するという評判を確立するのを助けることです。シンプルに見えるかもしれませんが、最後のイベントに参加したことを楽しんでいれば、将来のプログラムに参加する可能性が高く、場合によっては友人や同僚を招待することさえあります。

08 - コミュニケーションをフォローし、出席者に感謝

人々が新しい情報を収集するために会議に出席するため、多くの出席者は、組織内のプレゼンターや他の人々によって参照された資料や資料を受け取ることを感謝します。フォローアップは、その情報を共有し、イベントに参加した人々にメッセージをお寄せいただける絶好の機会です。

ご注意いただきありがとうございます。コミュニケーションは多くの組織でよく見過ごされるものですが、利益を享受しない人たちです。