あなたのトピックと場所を選択してください
このステップは、オーディエンスが何よりも先に知りたいと思う2つの変数を表します。
会議の「場所と理由」は、招待される人と出席するかどうかに即座に影響を与えます。
あなたが選ぶ会場は 、全体的なミーティングに影響を与え、イベントを計画するときに必要となるその他の決定に影響します。
参加者を特定する
集中的で生産的な会議を運営する大きな部分は、気を散らすことを避けることです。それはトップ意思決定者への招待を制限することを意味します。 企業文化の中では、関連するすべての関係者をコミュニケーションに参加させる傾向がありますが、重要ではない議論で進捗を遅らせることができるアソシエートを排除することで、生産性を高めることができます。 無投票の参加者を招待する代わりに、重要な出席者が会議に出る前に部下と話をするよう奨励します。
3つの日付と時間を提供する
各出席者の可用性についてのお問い合わせ方法には注意してください。 あなたの会議のために相互に有益な日付をスケジューリングすることについては、「パンドラの箱」の問題を簡単に開くことができます。
これを回避する1つの方法は、いくつかの日付と時間を提供することです。 あなたが幸運であれば、日付の1つは誰にとっても一致します。 そうでない場合は、過半数に対応するためにカレンダーを調整できるかどうか、アウトライヤーに尋ねることを恐れないでください。
旅程を作成する
どのような話題が議論されるのか、会議の各部門を導くのかについてのスケジュールを持つことは非常に重要です。
プランナーは、旅程を正確に作成するために最高経営責任者から助言を求める必要があるかもしれません。 最初の草案が完成したら、承認のためにグループに提出する必要があります。
プレゼンテーションのニーズについて話し合う
グループにアイデアを提示するには、さまざまな方法があります。スケジュールされた各スピーカーは、自分の好みを持っています。 PowerPointの機能、インターネットアクセス、ホワイトボードは、あなたが手配しなければならないかもしれないコンポーネントの一部です。 これらの詳細を要求する際に積極的に対応し、会議の数日前にフォローアップして確認してください。
スケジュールケータリング
小さな会議のために食べ物を注文するための鍵は、メニューを機能的に保つことです。 ケータリングが当面のビジネスのあらゆる側面に干渉することを避けたいので、可能であれば過度に正式な食事を避けてください。 座っているランチが要求された場合は、隣の部屋を予約して、出席者ができるだけ早く会議に戻ることができるようにしてください。
最後の詳細を送信
イベントのおよそ7日前に、旅程と詳細の最終コピーを各参加者に送付したいと考えています。 これには、その日のために注文されたものすべてが含まれているはずです。 また、道順、駐車情報、部屋番号、緊急連絡先も含めてください。
エグゼクティブと仕事をしている場合は、管理者のアシスタントもメールでコピーしてください。
会議の日
ミーティングプランナーとして、イベントが正常に開始されることを確認するのはあなたの仕事です。 もちろん、早めに現地に到着して部屋を検査し、ケータリングとA / Vコーディネーターと会いたいと思うでしょう。 場所によっては、 サイネージを掲示してみんなが部屋に向かうようにすることもできます。
成功した小さな会議を計画するには、比較的簡単な8つのステップがあります。
各ステップを実行することは明らかに時間と勤勉さが必要ですが、参加者にあなたの計画を伝えることは戦いの半分です。 人々が会議から何を期待するかを知る人々が増えるほど、彼らはビジネスに慣れるための準備が整います。