クライアントの混乱を避けるために知っておくべきこと
提供されるサービスを誤解している熟練した専門家にとっても、それはイライラしています。
「イベント管理」と「イベント計画」は、2つの非常に異なるものでも、頻繁に交換可能に投げ捨てられます。 かなり単純に、計画と管理は同じではありません。 これらの2つの機能のスキルセットは重複していますが、2つの異なる機能です。 イベントプランナーが必要なときにイベントマネージャーが必要だと誤って思ったクライアントに対処するには、問題が生じます。 また、すべてのイベントマネージャーがイベントプランニングを担当しているという印象を受けているクライアントにとっては、 だからあなたとあなたのクライアントが同じ理解を持つことが重要なので、混乱を解消しましょう。
イベント企画
イベント企画から始めましょう。 ここで重要なのは計画です。 ブライダルシャワーからマイルストーンの誕生日お祝い、大企業の集まりまで、すべてのイベントは何らかの計画で始まります。
イベントのアイデア、テーマ、望ましい日程、予算ガイドラインに関する最初のディスカッションは、すべてイベント企画のプロセスの一部です。
イベント企画は 、コンセプトの初期段階から始めて 、実際のイベントが行われるまで継続します。 そして、正直なところ、イベントプランナーが細部を包み込み、フォローアップアイテムを扱うようになってから、数週間後に。
イベント企画では、クライアントと緊密に協力して、クライアントのビジョンを反映したイベントを企画し、イベントの目的を達成します。 イベントプランナーを雇ったクライアントは、関連する詳細やアクションアイテムを含むイベントのすべての面を計画し、完了までイベントを見るために誰かを雇います。
イベント企画の責任には、以下のものが含まれますが、これに限定されません。
- イベントの全体テーマを選択する
- 予算を開発する
- 会場を選ぶ
- ホテル契約の交渉
- 社外のベンダーを雇う
- メニューの計画
- 出前斡旋業者を雇う
- ゲストスピーカーやエンターテインメントの手配
- 交通機関の調整
- 配色を選択する
- 招待状を開発する
イベント企画は、イベントをまとめるためのすべてです。 この機能は、イベント管理の大きな傘の下にあります。
イベント管理
すべてのタイプのイベントは、パズルのようにまとまった数多くのパーツで構成されています。 これらの作品はすべて最終的に一緒になってイベントを作ります。 成功したイベントでは、関連するすべての作品が、適切なタイミングで適切なタイミングで、スムーズに、効率的に、計画どおりにまとめられます。 このプロセスはイベント管理と呼ばれます。 簡単な言葉で言えば、イベント自体のプロジェクト管理です。
イベント管理には、イベントのさまざまなコンポーネントのすべてを作成、調整、管理するだけでなく、各側面を担当するチームが含まれます。 イベント管理のいくつかの側面には、次のものが含まれますが、これらに限定されません。
- イベントの場所を予約する
- 外部ベンダーを調整する
- 駐車プランの策定
- 緊急緊急時対応計画の策定
- 健康および安全基準への準拠を保証する
- 各機能の責任者を管理する
- イベントの実行を監督する
- イベントの監視
- サイトのイベント状況を解決する
イベントマネージャーとイベントプランナーが連携
これらの2つの機能を定義することは困難です。なぜなら、それらが密接に関連しているだけでなく、責任が重複することが多いからです。 個々のイベントプランナーがイベント管理サービスを提供し、イベントマネージャーがイベントプランニングを提供する場合もあります。
それはすべて、個々のプランナーや企業のイベント管理チーム、会場、イベント自体に依存します。
両者の違いを理解し、どのサービスを提供するかを決定することが重要です。 例えば; 大規模イベントにイベント企画サービスを提供する場合は、ケータリングマネージャー、視聴覚チームなどのサービスと調整する予定のイベントマネージャーと一緒に作業します。提供する役割とサービスを明確に定義するこれらは将来のクライアントに、計画プロセス中の混乱を避けるために必要です。