イベント成功のためのこの貴重なツールを見逃してはいけません
イベント企画ビジネスを始めたばかりでなく、経験豊かなイベントプランナーでも、イベント企画のチェックリストに精通しているか、イベント企画コースや業界集会で参照されていることが少なくともあります。 それには理由があります。 イベントプランニングのチェックリストは、プランナーの親友であり、イベントを成功裏に管理するための貴重なツールです。
注：イベント計画チェックリストは、ワークバックスケジュールまたはクリティカルパスとも呼ばれます。
イベント企画はすべて企画に関するものです。 たとえそれがうまく計画され実行されていなければ、最も創造的なイベントのアイデアもフロップするでしょう。 ここでは、イベントのチェックリストが掲載されています。成功したイベントを計画する際に、無数の責任とさまざまな細部を細かく説明するときに、計画どおりに、スケジュールどおりに進んでいくためのガイドです。 複数のイベントを管理する場合に特に便利です。 1つの小さなタスクを忘れたり、1つの締め切りに遅れたりすると、ドミノの影響を受ける可能性があります。イベントの一見無関係な側面は、1つずつ順不同になります。
したがって、あなたの記憶、スティッキーノート、またはあなたのパッドの落書きに頼らず、イベントプランニングビジネスを円滑に実行してください。 効果的なイベントプランのチェックリストを作成することを学ぶとすぐに新しい親友になります。
あなたが始める前に
開始するには、あなたの予定から、予定しているイベントに焦点を当てる時間を空けてください。
次に、あなたの心をクリアします。 真剣に。 電話やメールに返信する必要はありません。 中断や気晴らしをすることなく、このイベントを最初から最後まで考えなければならないので、完了しなければならないすべてのタスクを効果的に計画することができます。
準備をする
予定しているイベントについて考え、確認されたすべての詳細を書き留めます：クライアントの名前と連絡先情報、イベントの日付、場所、出席者の数など
カレンダーを取り出し、このカレンダーのイベント日付を太字でマークします。 このイベントの一部である他の関連資料 - 会場の写真、連絡を取る出席者のリスト - を集めてください。
後ろに行く
イベント計画チェックリストの作成を開始する方法は、 後ろ向きに作業することです。
ゲストは1日または複数日の集まりとしてイベントを体験し、一気にすべてが起こります。 ステージ上に現れ、美しく実行されるライブパフォーマンスのようなものです。 イベントプランナーは、イベントを一連の小さなイベントとして表示します。イベントは最終イベントで最高になるパズルのようなものです。 プランナーとして、私たちは始めから始まります。 実際の出来事が起こる数週間前または数か月前です。
始まり始める
イベント企画チェックリストの作成場所を決めるときは、イベントの確かな基礎を築くことを考えてください。 配色を選択して花を注文する前に、基本に取り組まなければなりません。 契約締結から部屋の交渉まで、どれくらい大小であろうとチェックリストに書かれている必要があります。 重要なのは、事前に完了することができるすべてのタスクをまず処理して、イベント日に近い発生予定のアイテムについてスケジュールに時間を与えることです。
イベントプランナーチェックリストに含める項目の例：
- 契約に署名する（クライアント、会場、ベンダーなどと）。
- 会場との日時を確認する
- エンターテインメントの賃貸（バンド、スピーカーなど）
- 安全なホテルのブロック
- メールの招待状
- メニューを選択
- スタッフを雇う
- ゲストの数を確認する
- 歩いていく
- 部屋の設定を確認する
余分な時間を許可する
あなたのイベントチェックリストのすべての項目で、余分な時間を追加します。 実際に招待状を郵送する日が3月15日の場合は、1週間前に郵送するための招待状をあなたのリストに入れてください。 それは招待状に何かがうまくいかない場合や、別の理由で遅れてしまった場合には余分な時間を与えます。
チェックリストにリマインダを含める
あなたのチェックリストに「出席者とサイン契約」と書いて、完了したらチェックボックスをオフにするだけでは不十分です。
給食業者が契約書のコピーを受け取ったことを確認し、署名付きのコピーをあなたにも返す必要があります。 だからあなたがチェックリストに追加するすべての大きなアイテムに、リマインダーを含めてください。 たとえば、「caterer re：contractに従ってください」というメッセージが表示されます。「catererから署名された契約書を受け取りました」というメッセージを後で追加します。 それは本当にあなたの側で完了したときにタスクに取り組み、それが完了したと考えることは珍しいことではありません。