オフィス休暇：従業員、顧客、およびベンダーに通知
あなたの会社の主要な関係者に少なくとも2〜4週間前に通知するようにしてください。 従業員は、報酬のインサートを使用して通知または通知することができます。 お客様は、Webサイトや電話システムの自動応答メッセージを使用して通知を受けることができます。 ベンダー（特に再発する納品スケジュールを持つ業者）には、電子メールまたは通常の郵便で通知することができます。
セキュリティ担当者/サービスに通知する
セキュリティ担当者またはセキュリティサービスにメモを送信して、終了日を通知します。 緊急連絡先リストに重要な従業員の電話番号が最新であることを確認します。
自動受付の挨拶の変更
オフィスが閉鎖されたことを反映するために、電話システム上の自動受付の挨拶をスケジュールします。 オフィスがいつ開かれるかを明記してください。 緊急サービス（暖房、冷房、配管など）を提供する場合は、シャットダウン中に留守番電話や携帯電話に連絡する方法を発信者に伝えるようにしてください。
応答サービスに通知する
応答サービスを使用する場合は、オフィスが停止する日付を通知し、連絡先リストに最新の従業員の電話番号が表示されていることを確認してください。
ボイスメールの挨拶を変更して自動返信メールを作成する
電話システムで外線通話が従業員の机に直接通話できるようにする場合は、発信者がオフィスにいないことを発信者に知らせる一時的な「不在 通知 」 ボイスメール挨拶を使用する必要があります。
また、従業員は、休暇中にオフィスが閉鎖されている間に、即時の援助が必要な場合に、返却時と対処方法を発呼者に知らせなければなりません。 さらに、 不在通知メールの自動返信を作成してください 。
サーモスタットを減らす
シャットダウン中にオフィスのサーモスタットを戻す（または再プログラミングする）ことで、省エネとお金を節約できます。
サーバーバックアップ
クリティカルなコンピュータとサーバーがある場合は、シャットダウンの前後にバックアップサイクルが正しく実行されていることを確認してください。 休暇の終了後に待機するのではなく、早期のピックアップのためにオフサイトバックアップをスケジュールすることで、災害への露出を減らします。
オフィス機器をオフにする
- デスクライト
- コピー機
- 電卓
- 間接照明
- シュレッダー
コンピュータと周辺機器を無効にする
- コンピューター
- モニター
- スキャナ
- プリンタ
切らないで
- ファックス
- 電話システム
- サーバーコンピュータ
- 熱帯魚タンク用ヒーター/ライト