さらに重要なのは、離れた場所でビジネスに誰かに連絡する方法に関する情報を提供することが必要であることです。
顧客が拒否され、あなたに連絡する方法がわからないと、非常にイライラします。 あなたの立場が販売、サービス、製品開発であっても問題はありません。 すべての顧客の電話は重要であり、プロフェッショナルな方法で通話する必要があります。
電子メールでお客様と連絡を取り合う顧客や同僚に警告する電子メールの内容は、発信者を歓迎する音声メッセージの内容と一致する必要があります。 Outlook 2010を使用していて、Microsoft Exchangeサーバー経由で接続されている場合は、まず[ファイル]タブをクリックし、[自動返信]アイコンをクリックします。
これで、一時的な電子メールの作成プロセスが開始され、あなたがオフィスにいない間に電子メールを送信したすべての人に送信されます。 この一時メッセージを有効にしているため、自動返信が送信されます。 この電子メールを作成するための手順のステップバイステップの一覧は、次のとおりです。Outlook Exchange用の不在電子メール
Microsoft Exchangeサーバー経由で接続されていない場合は、これらの種類の電子メールアカウントに「自動返信」アイコンがないため、プロセスが少し異なります。 他のすべてのユーザーのための不在通知ここでは、非Exchangeユーザー向けに同じ種類の電子メールを作成するためのステップバイステップガイドを表示できます。
次のステップは、あなたがオフィスから離れている間に電子メールを送信するすべての人に送信される電子メールのコンテンツを作成することです。 このメールは、あなたがオフィスからどれぐらいの時間を過ごしているか、不在時（適切な場合）にどのように連絡を取ることができるか、またあなたの代わりに連絡を取る人オフィス。
例：
こんにちは、
メールありがとう。 私は現在、外出しており、12月1日の月曜日に帰国する予定です。私はこの間にメールにアクセスできないため、少し遅れています。 すぐに援助が必要な場合は、私の助手、Barbara Colsonに電子メールを送ってください。 彼女のメールアドレスはbcolson@xyz.comです。
ハッピーホリデー！
シャヒラ
マイクロソフトではテンプレートやその他の例を提供しています。不在時のテンプレートと例です。 オフィスに戻ったときにこの一時的なメッセージをオフにすることを忘れないでください。そうしないと、オフィスに戻った後にメールを送った人は引き続きこの同じメッセージを受け取ります。
発信電子メールを作成したので、すべての発信者を歓迎する似通った発信音声メッセージの作成は簡単です。 あなたの不在時に連絡をとるべき電子メール、参照元と同じ単語を使用してください。
ボイスメッセージの場合は、電子メールアドレスではなく、その人の電話番号を提供する必要があります。
例：
こんにちは、
あなたはShahira Raineriの机に着いた。 このメッセージ全体を聞いてください。 私は1月5日（月）まで退院する予定です。すぐに援助が必要な場合は、私のアシスタント、Barb Colsonに電話してください。 彼女の電話番号は212-555-xxxxです。
私が帰ってきたらあなたと話すことを楽しみにしています。 ありがとう。