ボイスメール・グリーティングのビジネスエチケット
自動応答がその内線番号に通話を転送すると、次に使用可能な内線番号が通話を受信します。 すべての経理部門の内線が通話中または利用できない場合、通話は部門のボイスメールボックスに転送されます。
ボイスメールの挨拶のオプション
あなたの会社の電話システムによっては、作成可能なボイスメールの挨拶の種類が異なる場合があります。 これらには、
- 一般的なボイスメールグリーティング
他のグリーティングタイプが設定されていない場合、 一般的なボイスメールグリーティングはデフォルトのボイスメールグリーティングとして使用されます。 - 内部ボイスメールの挨拶
それはあなたの会社内（つまり、別の内線番号）からあなたの部門に電話をかけた人たちを迎えるために使用されます。 一般に、これは非常に大規模な企業にのみ適用されます。 - 外部ボイスメールグリーティング
この挨拶は、あなたの会社の外から電話をかける人のために行われます。 電話システムの自動応答は、すべての外部発信者が聞く一般的な会社の挨拶を演奏する場合があります。 あなたの会社の名前がその挨拶に記載されている場合は、あなたの部署の挨拶で再度それを言う必要はありません。
- 一時的または「不在時」ボイスメールの挨拶
一時的または不在のボイスメールの挨拶は、部門全体が特定の期間利用できなくなったときに設定されます。 たとえば、部署は午前8時から午後5時の間のみスタッフが雇用されているか、すべての人が電話に応答しないようにする必須の部署会議があります。 ほとんどのボイスメールシステムでは、有効期限を設定できるため、部門が通常の操作に戻るときにオフにする必要はありません。
- 電話（ビジー）ボイスメールの挨拶
このグリーティングは、部門が利用可能であることを発信者に通知するために使用されますが、部門プール内のすべての内線が他の発信者と話しているため、誰もすぐに電話をかけることはできません。
良い部署のボイスメールの挨拶の要素
- 部署名
- 今すぐ電話をかけることができないという声明
- メッセージを残す招待状
- 彼らがリターンコールを期待できるとき
- 利用可能な追加オプション（例：「ポンドキーを押して戻る...」）
- 意味のある情報を提供できる場合はウェブサイトアドレス
- 20〜25秒以内（目安）
- 「あなたの電話は私たちにとってとても重要です...」という挨拶から始まらないでください。 このフレーズは過度に使用され、通話者には通常「オフ」になります。
- あまりにも多くの情報を与えすぎず、過度に長い挨拶をしないでください。
サンプルグッド部門ボイスメールグリーティング
- あなたは経理部に達しました。 私たちの代理人はすべて、他の発信者にサービスを提供しています。 あなたの貴重な時間を浪費するのではなく、2時間以内にお返事したいと思います。 前のメニューに戻る場合は、今すぐスターを押してください。 それ以外の場合は、あなたの名前と番号の詳細なメッセージを残してください。 メッセージを録音した後、ポンドキーを押して他のオプションを選択することができます。 お電話ありがとうございます。
- Operations Tech、Inc.の営業部にご連絡いただきました。当社の営業担当者全員が他の顧客にサービスを提供していますが、できるだけ早くお客様のご連絡をお返ししたいと考えています。 現在の価格情報や注文状況を確認するには、ウェブ上の私たちをご覧ください。 さもなければ、私達にトーンの後にあなたの名前と番号のメッセージを残してください。 前のメニューに戻る場合は、今スターキーを押してください。
- あなたはOperations Tech、Inc.の経理部に到達しています。部署は現在閉鎖されています。 通常の営業時間は月曜日から金曜日の午前8時から午後5時までです。 土曜と日曜は休業となります。 スターキーを押すと、いつでも前のメニューに戻ることができます。 それ以外の場合は、私たちにあなたの名前と番号のメッセージを残してください。私たちはオフィスが再開したときにあなたの電話に戻ります。 メッセージを残した後に電話を切るか、追加のオプションについてはポンドキーを押してください。 お電話ありがとうございます。
悪いボイスメールのご挨拶
- あなたは営業部に到達しました。 メッセージをお待ちしています。
- こんにちは。 あなたはXYZ.comの経理部に到達しました。 すべての会計士は現在、必須の部会に出席しており、誰もあなたの電話を受けることはできません。 あなたの電話は私たちにとって非常に重要です。私たちは帰るとすぐにあなたの電話に戻りたいと思います。 しかし、それは今年の終わりであり、コールバックログは非常に長いです。 期限切れの口座でお支払いをする場合は、すぐにお返事できるようにメッセージでお知らせください。 さもなければ、音を待って、私たちに詳細な秘密のメッセージを残してください。
- 部門は閉鎖されています。 トーンの後にメッセージを残してください。