自動出席者のビジネスエチケット
電話システムの自動応答機能をプログラムして記録する最も迅速かつ簡単な方法は、ワープロソフトにスクリプトを書き込むことです。 フレンドリーな声を持つスクリプトを録音する人を選択し、吃音や躊躇なく話すことができ、各単語と名前を明確に発音して告知することができます。
自動受付の挨拶
スクリプトの最初の部分は挨拶です。 あなたの会社をあなたの発信者に紹介し、あなたの会社に口頭で歓迎する機会です。
自動受付者の挨拶
- 自分の電話やビジネスに感謝し始める
- 挨拶を短くしておくことで、通話している通話者は電話をかけるたびに遅れることはありません
- あなたのタグライン、会社のスローガンとウェブサイトの名前、またはあなたがそれらを持っている場合は両方を使用してください。
自動受付の挨拶をする必要はありません
- 発信者を迎えるのに2〜3文以上使用しないでください
- 顧客に提供する価値のあるものがない場合は、ウェブサイトを宣伝しないでください
- 挨拶を記入するだけでスローガンやタグラインを構成しないでください。
自動受付オプション
自動受付の最も重要な部分は、発呼者が話す必要のある相手に連絡するために選択する必要があるオプションを提示していることです。 発信者には2つのタイプがあります：（1）あなたの会社に精通しておらず、ガイダンスが必要な人、（2）発信者が誰であるかを知っていて、自分の内線を知っている人。
自動受付オプションの選択
- 一般に認められているオプションを使用してください。 たとえば、「受付係にはゼロを押してください。」、「前のメニューに戻るにはポンドキーを押します。
- 彼らがすでにそれを知っている場合、彼らは自分の党の内線にダイヤルすることができますときにできるだけ早くあなたの発信者に教えてください。
- あなたのメニューオプションが最近変更された場合は、発信者に前もって知らせるようにしてください。 この通知は3週間後に削除してください。
- 最も頻繁に呼び出されるオプションを最初に置きます。
- オプション番号を与える前に、オプションの説明を書いてください。 たとえば、「カスタマーサポートの場合は、「5」を押します。
- 予約メニューのオプション番号については、システムのマニュアルを参照してください。 （たとえば、すべての内線番号が数字「8」で始まるため、「8」はメニューオプションとして使用できません）。
自動受付のオプション
- それぞれのオプションを提示する前に「Please」と言ってはいけません（例えば、「1を押してください... 2を押してください... 3を押してください...」など）
- 一度に6つ以上のオプションを提示しないでください。 6つ以上のオプションがある場合は、複数階層のメニュー構造を作成します。 たとえば、「販売およびサービスオプションについては、5を押します。
- 誰もがタッチトーンの電話を持っていると仮定しないでください。 挨拶の最後から3秒以内にメニューオプションが選択されていない場合は、発信者を受付係に接続します。
サンプル自動受付スクリプト
- 「技術とビジネスが一緒になっている」、Operations Tech Companyに電話していただきありがとうございます。 あなたの党の内線番号がわかっている場合は、いつでもダイヤルできます。 それ以外の場合は、次のいずれかのオプションから選択します。 カスタマーサービスについては、「1」を押してください。 テクニカルサポートの場合は、「2」を押してください。 通常の営業時間は「3」を押してください。 会計の場合は、「4」を押します。 購入する場合は、「5」を押します。 あなたの近くの場所を見つけるには、 '6'を押してください。 それ以外の場合は、受付係に「0」を押すか、回線に留まるとすぐに誰かがお手伝いします。
- Operations Tech Companyへようこそ。 アカウントのステータスを確認するには、ウェブでGoogleにご連絡ください。 人の内線番号を知っている場合は、いつでもダイヤルできます。 会社ディレクトリの場合は、「1」を押します。 人の内線番号を知っている場合は、いつでもダイヤルできます。 会社ディレクトリの場合は、「1」を押します。 テクニカルサポートの場合は、「2」を押してください。 カスタマーサービスについては、「3」を押してください。 セールス＆マーケティングについては、「4」を押してください。 受付係にご相談される場合は、「0」を押すか、ラインにとどまり、フレンドリーなスタッフ一人がお手伝いします。 「技術とビジネスが一緒になっている」、Operations Tech Companyに電話していただきありがとうございます。
営業時間外、週末および休日シャットダウン自動受付の挨拶
一定時間後または週末にビジネスが終了し、発信者を応答または支援する人がいない場合は、営業時間外の自動受付の挨拶を作成してください。 事業者が閉鎖されていることを発信者に伝え、最後にコールバックを依頼します。 また、通常の営業時間を含めてください。
営業時間外/週末スクリプトのサンプル自動受付
- The Operations Tech Companyに電話していただきありがとうございます。 現在閉鎖中です。 私たちは月曜日から金曜日の午前9時から午後10時まで、中部標準時間土曜日の正午から午前10時まで営業しています。 あなたの党の内線番号がわかっている場合は、いつでもダイヤルできます。 それ以外の場合は、通常の営業時間内にご連絡ください。 「技術とビジネスが一緒になっている」、Operations Tech Companyに電話していただきありがとうございます。 さようなら。
- The Operations Tech Companyに電話していただきありがとうございます。 現在閉鎖中です。 緊急の場合は、585-555-1234の留守番電話にお電話ください。 あなたの党の内線番号がわかっている場合は、いつでもダイヤルできます。 あなたが私たちと口座を持っている場合は、www.operationstech.about.comで24時間いつでもあなたの身分を確認することができます。 私たちの通常の営業時間は、月曜日から金曜日の午前9時から午後5時まで、中部標準時の土曜日の正午までです。 それ以外の場合は、通常の営業時間内にご連絡ください。 「技術とビジネスが一緒になっている」、Operations Tech Companyに電話していただきありがとうございます。 このメッセージを繰り返すには、ポンドキーを押します。 {3秒休止}さようなら。
季節の自動受付のご挨拶
会社の季節特典を宣伝するため、または特定の季節の挨拶をすべての発信者に広げるために、自動受付の挨拶は限られた時間の前に置いてください。 あなたの会社の精神を反映している場合に限り、これを控えめに使用してください。 たとえば、新年のあなたの発信者の喜びと繁栄を願っている季節の休日の挨拶は、収集代理店にはほとんど当てはまりません。
- あなたはThe Operations Tech Companyに達しました。 「私たちの家族」から「あなたの家族」まで、楽しいホリデーシーズンと成功した新年をお祈りしています。 あなたの党の拡張を知っているなら、あなたは...
- The Operations Tech Companyに電話していただきありがとうございます。 すべての交換サービスの7月4日の割引について、カスタマーサービス担当者にお尋ねください。 あなたの党の拡張を知っているなら、あなたは...
リハーサルとテスト
自動受付スクリプトを録音する前に、選択した人にそれを数回前にリハーサルさせてもらいます。 これを使用して、発音と告知を微調整します。 新しい挨拶が録音されたら、すぐに電話システムに電話して録音のエラーを確認し、発表されたすべてのオプションが意図したとおりに動作することを確認します。