電話で顧客に挨拶する方法は、ビジネスにとって重要です
今日の洗練された電話システムでは、通話量の多いビジネスでは作業が簡単になりますが、同じシステムでは、通話をしたい人には迷惑です。
顧客が最終的にスタッフの一員に連絡を取ったとき、電話に応答してきた人が最大限の礼儀で発信者を扱うことが重要です。 簡単に言えば、ビジネスコールで扱いたいと思うような方法で発信者を扱うことです。
あなたとあなたの従業員があなたの会社のビジネスフォンカルチャーを作成するのに役立つプロフェッショナルな電話インタラクションを実施する際には、以下の重要なポイントがあります。
01 - 通話の転送
02 - 発信者を保留にする
発信者が保留になると、あなたの会社の保留音楽がどれほどうれしいかにかかわらず、1分は永久に思えるようになります。 発信者に保留状態を伝える前に、会話の一時停止を待つことをお勧めします。つまり、できるだけ発信者を妨害しないようにしてください。 彼らはあなたがそれらを保留にしている理由を理解していることを確認し、どれくらいかかるかについて真実になります。 不便であることをお詫び申し上げますが、それが保持できない場合は、電話をかけ直すのではなく、電話し直すことをお勧めします。 あなたの呼び出し元に感情的になるようにしてください。 誰も保留にすることを好まないので、状況が許す限り礼儀正しくてください。
03 - 通話を終了する
通話が終了する前に通話を終了する必要がある理由はいくつかあります。 呼び出し元が虐待的であるか、または失礼や脅迫的な言葉を使用している場合、そのような行為を容認する必要はありません。 攻撃的な言葉のためにあなたはコールを終了していると言いますが、侮辱や前後に関わらないでください。 そのようなコールは必ずスーパーバイザーに報告してください。
発信者が長時間巻き込まれている（これはもっとよくあることです）ため、通話を終了する必要がある場合は、一時停止を待って丁寧に終了してください。 あなたは、「あなたと素敵な話をしていましたが、今すぐ別の電話をかけなければなりません」と言うことができます。 相手に行く前に、発信者に他の質問があるかどうかを尋ねますが、通話が終了していることを明確にしてください。
04 - 個々のボイスメールグリーティングの作成
ボイスメールの挨拶とは、あなたが誰であり、あなたの会社が何を評価しているかの声明です。 短く突然のボイスメールの挨拶は良い印象を作りませんし、長く描かれた挨拶は召喚者を失望させます。 あなたが誰であるか、会社の名前、そして通話に応答できない理由（不在、別の通話、離れた時間）を効率的に発言してください。 あまりにも多くの詳細を提供する必要はありません。発信者が聞いたことが分かっていて、電話を返すだけです。
05 - 自動受付のためのスクリプトの作成
あなたの会社に電話をしたときに顧客やビジネスアソシエートが最初に聞くのは、電話システムの自動応答です。 発信者が会社に精通しておらず、ガイダンスが必要であると仮定して、番号の付いたオプションを提示します。 発信者は、特定の人物に直接的な内線番号がある場合は、いつでも直接その人に連絡できることを知っておくようにしてください。
他のすべての発信者については、各内線番号に最もよく知られた番号を使用してください（「受付係にはゼロを押します」など）。 電話番号を入力する前に部門を説明してください。たとえば、「カスタマーサポートの場合は5を押してください。
06 - 営業時間外または営業終了のための自動受付スクリプトの作成
一定時間後または週末にビジネスが終了しても、発信者に応対または応対できる人がいない場合は、営業時間外の自動受付の挨拶を作成してください。 電話をかけてきた人にビジネスが閉鎖されていることを伝え、最後にコールバックを依頼します。 通常の営業時間を含めることを忘れないでください。
07 - プロの電話メッセージを残す
ボイスメールは、あらゆるビジネスクラスの電話システムの標準的な部分となっており、プロのボイスメール電話メッセージを残す方法を知っています（回答方法に加えて、あなたの会社に積極的に反映します）。 仕事の一部として電話を使用するすべての従業員は、 プロの電話メッセージを残す方法を知っている必要があります 。