ビジネスでメールを使用する際の注意事項
電子メールは非常に人気が高くなり、場合によっては電話より頻繁に使用されることもあります。 書かれた言葉は簡単に誤解される可能性があるため、ビジネス環境では適切な電子メールの礼儀を理解することが不可欠です。
残念なことに、多くの人は電子メールをどのように利用するのかを理解しておらず、ビジネスに与えるメリットはしばしば見逃されています。 以下のビジネスメールのエチケット規則は、従業員が効率的かつ効果的な電子メールを作成するのに役立ちます。
01 - 明確で簡潔なメールのみを送信する
02 - 常に意味のある件名を使用する
電子メールの件名を空白のままにしないでください。 空白の件名はあなたの電子メールを迷惑メールとみなし、その宛先に届くことはありません。 空白の件名の電子メールは、特に予定された受信者が任意の日に多くの電子メールを受信する場合には、見落とされることがよくあります。 常にあなたの電子メールの内容を適切に反映した件名を使用してください。 受信者が電子メールをより効率的に並べ替えるのに役立ち、電子メールへの迅速な対応を促します。
03 - 過度にフォーマットされたメールを避ける
プロのフォーマットでメールを送信する。 背景のために多色のフォントや絵を避けてください。 これらの付属品は、読者の注意をそらすか、またはメッセージを読みにくくする可能性があります。 追加した背景画像は、メールのファイルサイズを膨らませる可能性があります。 そのため、接続が遅い受信者は、メッセージがダウンロードされるのに辛抱強く長い時間待つことがあります。追加した背景イメージは、メールのファイルサイズを膨らませる可能性があります。 そのため、接続が遅い受信者は、メッセージがダウンロードされるのに辛抱強く長い時間待つことがあります。
あなたの会社が特定の電子メールの文具を使用して一貫したルック・アンド・フィールを投影すると主張する場合、それを活用してください。 会社のロゴと署名ラインは、あなたの電子メールにプロのイメージを投影することができます。
04 - タイムリーな返信を送信
人々が自分のメールへのタイムリーな返信を待つようにしないでください。 明確で簡潔なメッセージで迅速に対応してください。 回答の調査や情報の収集に時間が必要な場合は、返信を期待できるときに電子メールの送信者に伝えます。
05 - 不在返信ツールを使用する
オフィスから離れて電子メールを読むことができない場合は、電子メールシステムの不在時ツールを使用して、連絡しようとする人に自動的に応答します。 自動返信が送信者にいつ応答を受け取ることができるかを知らせるようにしてください。
06 - 優先順位の高いフラグで狼を泣かせないでください
ほとんどのメールシステムでは、メールに「高優先度」または「ラッシュ」のフラグを付けることができます。 これをデフォルトのメールフラグにしないでください。 余計に使用するか、受信者が優先度フラグを無視します。 最終的に本当に重要な電子メールを送信すると、それにふさわしい注目を集めることはできません。
07 - 「すべて返信する」が必要かどうか検討する
複数の送信者または受信者がいるすべての電子メールに対して、[返信]ボタンを本能的にクリックしないでください。 件名を検討し、あなたの返信を読む必要がある人を決定してください。 誰もが不必要に継続的に対応すると、すぐに「ビジネススパマー」という評判を得ることができ、人々はあなたの電子メールを無視し始める可能性があります。
08 - 別々のビジネスと個人のメールアカウント
それが緊急でない限り、個人的な連絡のためにあなたのビジネス電子メールを使用しないでください。 あなた自身のビジネスを所有していても、2つの別々の電子メールアカウントを持つことをお勧めします。 これにより、電子メールの優先順位付けを行い、無関係な個人メッセージをビジネスネットワークから流出させることができます。
09 - プロフェッショナル電子メールアカウント名を使用する
ビジネスメールアドレスの一部としてあなたの名前を使用してください。 たとえば、james.bucki@example.com、またはjbucki@example.comです。 ニックネーム、ハンドル、モニカ、あいまいな参照は避けてください。 たとえば、soccer.mom@example.comやbaseball.nut@example.comは使用しないでください。
10 - このレスポンスには電子メールが最適ですか？
唯一のコミュニケーションツールとして電子メールを使用しないでください。 すべてのメッセージが電子メールに適しているわけではありません。短時間の電話や簡単なオフィス訪問がメッセージを伝えるより効果的な方法になることがあります。 電話での会話や会話は、人間の要素を相互作用に取り入れることができ、何かを説明しようとするときや、行動を起こすように誰かを説得したいときに、すべての違いを生むことができます。
11 - 敏感でアクセス可能
関係や契約を終了するために電子メールを使用しないでください。 プロフェッショナルなビジネスの対応には、いつもあなたに連絡するための代替手段を提供する署名ラインが含まれています。 たとえば、オフィス、ファックス、携帯電話番号、オフィスの郵送先住所を含めることができます。
12 - 大量の添付ファイルを電子メールで送信することを避ける
あなたは受信者がどのように、どこで自分のメールにアクセスするかを決して知らない。 モバイルデバイスは、ダウンロードを確認する前に、ファイルのダウンロードを開始することがあります。 受信者が支払う必要がある時間がかかり、帯域幅を消費する可能性があります。 添付ファイルの合計サイズは50MB以下にしてください。
大きなファイルを送信する必要がある場合は、最初に受信者に連絡して、ファイルの受信方法を尋ねます。 また、ファイル転送サービスを使用してファイルを送信します。
13 - あなたはその電子メールを送信する前に考える
最後に、「送信」ボタンを押す前に、あなたが書いたことを考えてください。 それは電子メールで送られるべきではないものですか？ それは個人的な性質であり、会社の電子メールシステムを使用することは適切ではありませんか？ あなたは怒っている間にメールを書いてしまいましたが、あなたは後で後悔するかもしれません。 その場合は、「削除」ボタンを押してください。