適切なビジネス電話のエチケットは、顧客や顧客に対して肯定的な印象を与えることができます。 電話を転送するだけでは、電話システムにプッシュするボタンを知ることだけではありません。 あなたとあなたの従業員が毎日使用するビジネス電話のエチケットは、あなたの会社を直接反映したものです。 プロフェッショナルな印象を与えたり、欠けている印象を与えることができます。 従業員が最高財務責任者であろうと、電話に応答する一時的な役員であろうと、社内の全員が専門的に電話を転送する方法をスピードアップしていることを確認してください。
01 - 電話を転送する必要がある理由を説明する
人々は多くのことを許すことができますが、職場での無礼はそれらの一つではありません。 通話を転送する必要がある理由を丁寧に説明してください。 発信者が正しい部門の間違った部門または間違った部門に到達した可能性があります。 通話を転送するもう1つの理由は、別の部署のみが質問に答えることができるか、発信者が求める決定を下す権限がないことです。 それにもかかわらず、通話者が通話を転送する必要がある理由を発信者が正確に知っていることを確認してください。 02 - あなたの情報をまず挙げてください
切断された場合に備えて、常に発信者にあなたの名前と内線番号を知らせます。 これにより、自分が自分の状況を個人的に心配していることを知ることができます。 また、発信者が切断されている状況を防ぎたいと思っていて、もう一度会社の担当者に状況を説明して、最初から何度もやり直す必要があります。 発信者に、転送先の担当者または部門の名前を通知し、その内線番号も指定する必要があります。 どんなビジネスであっても、誰もが優れた顧客サービスを提供しています。 03 - 移転開始の許可を求める
発信者との親密な関係を確立したら、発信者に転送開始の許可を求める 。 この要求によって、発呼者は他の質問をしたり、その他の懸念を表明する機会を得ることができます。 また、発信者には、時間があるときに電話をかけると言う機会が与えられます。 時には、発信者が転送されたくない場合があります。 もしそうなら、理由を調べてください。 次に、譲渡は可能な限り迅速に援助を受けることができると説明する。 また、次の代表者に今までの電話に関するすべての情報を提供し、彼らの状況を再度説明する必要がないことを説明します
04 - 答えを待つ
他の電話番号が聞こえるとすぐに、盲目的に電話を転送しないでください。 他の人が応答するのを待って、コールが転送されている理由を説明します。 このステップでは、次の従業員に通話を準備する機会が与えられ、通話者が自分の状況や問題をもう一度説明する必要がなくなります。 05 - はじめに
発信者に戻って、あなたに転送している名前および/または部門を発表します。 電話をかけてくれた人に感謝し、電話を切る前に何か他のことができるかどうか聞いてみましょう。 これは、発信者が転送されている相手の姓名を使用できる場合に役立ちます。 これにより、あなたが確立した個人的な関係が強化され、さらに発信者が世話をしているという気持ちが生まれます。 06 - 転送を完了する
発信者を他の人または部門に接続して転送を完了します。 電話を切るか、ヘッドセットを取り外すことによって、接続を終了することを忘れないでください。 電話システムは、特に大企業では複雑になる可能性があるので、通話を完全に切断したことを確認する必要があります。 あなたが仕事に慣れていない場合は、実際に通話を転送する前に同僚と何度か試してみることをお勧めします。 発信者と交渉した後に通話を終了するにはいくつかの理由があります。 しかし、どんな理由であれ、どんなに合法であっても、プロフェッショナルな方法で離脱する必要があります。 通話を終了する最も一般的な理由は、あなたが時間の無駄を消費して、あなたのビジネスについて行くのを妨げる、長年の話し手に遭遇したということです。 別のあまり一般的でない理由は、呼び出し側が虐待的、脅迫的、または下品的な言葉を使用しているということです。 残念なことに、怒りの管理の問題を抱えている人々は、見知らぬ人、特にサービス業界やサービスの立場にいる人々に敵意を払うことができると感じています。 法的な影響を避けるために、この種の状況をどのように処理するかについては、会社のポリシーと手順を参照してください。 そして、あなたが後で後悔するかもしれないことを言うよりも、助言を求めている間に発信者を保留にする方が常に良いことを覚えておいてください。
電話エチケットの重要性
電話は、しばしば顧客または顧客のビジネスとの最初の連絡です。 あなたは、その経験が最高になることを望んでいます。 主に、顧客が電話を切って競争相手に電話することを望まないので、適切な電話のエチケットでスタッフを訓練する時間を費やす価値があります。