ここで説明するビジネスクラスの電話システムは、10人以上のオフィスを対象としています。
必要な機能
ビジネスに価値をもたらし、ビジネスを世界につなげる機能は、電話システムの総コストを増加させることになります。
電話システムのセールス担当者はあなたにすべての鐘や笛を売ろうとしますが、それはあなたのビジネスに価値をもたらし、お金を節約するかどうかを判断する必要があります。
基本的な機能
ここでは、ビジネス電話システムで利用できるより一般的な機能のいくつかを示します。 各ブランドは異なるので、販売員にオプションの完全なリストについてお尋ねください。
自動受付は、通話をルーティングするオプションのリストを発信者に提示することによって受付係に代わって行われます（たとえば、「営業担当者と話すために3を押します」）。 また、発信者がパーティの内線番号に直接ダイヤルすることもできます。
- 会議機能では 、2つ以上の内線が会話内で共有するために接続できます 。 通常、デフォルトは2です。 2人以上が必要な場合は、参加者の最大数を聞いてください。 一部のシステムでは、内部内線番号のみが会議に参加できます。 外部の電話会議が必要な場合は、それについても尋ねてください。
- 自動ディレクトリを使用すると、発信者は名前の最初の数文字を入力して従業員の内線番号を検索できます。
- ボイスメールでは、利用できない従業員や電話でメッセージを残すことができます。 一部のシステムでは、ボイスメールメッセージを従業員の電子メールに転送し、別個のサードパーティのボイスメール機器がその機器とインターフェースすることを許可します。 価格によっては、これでお金を節約できます。
- 通話保留は、ユーザーが他の事項に出席している間通話を保留する機能です。 通常、システムに含まれています。
- 着信転送機能を使用すると、すべての通話を別の内線番号またはボイスメールに一時的に転送できます。
- スピードダイヤルは頻繁に使用される電話番号を保存し、ユーザーがボタンプッシュまたは2つでダイヤルできるようにします。 それは頻繁に呼び出される番号のための有用な時間節約器です。
- リダイヤルでは、ボタンのタッチで最後に呼び出された番号をリダイヤルすることができます。
- ページングにより、ユーザは公衆アドレスシステムを介して発言し、従業員を呼び出すか、アナウンスを発信することができます。
- 保留中の音楽は、発信者が保留中に聴くものを提供します。 あなたの会社を宣伝する音楽や録音済みのメッセージにすることができます。
- バックアップ電源は、停電時に10〜60分間、代替の電源を提供します。
高度な機能
高度な機能により、システム全体に大きなコストがかかり、システムのライフサイクル全体にわたって継続的なコストが追加されます。 しかし、これは顧客サービスの削減と時間を節約する利点によって相殺される可能性があります。
- リモートロケーション機能により、社内の内線番号にダイヤルするだけで、オフサイトの従業員や小規模なリモートオフィスに簡単に接続できます。
- Find Me / Follow Meは、ユーザーが必要に応じて自分の電話を別の電話、携帯電話、自宅の電話、幹事などに転送することを許可します。
- コンピュータ電話統合（CTI）により、電話システムはコンピュータシステムと対話することができます。 例としては、ユーザが画面上の電話番号をクリックし、電話システムが自動的に番号をダイヤルする機能（間違った番号を減らして時間を節約する機能）があります。 電話に応答する前に顧客のアカウントをプルアップして従業員用の画面に表示するためにコールしたときに顧客の電話番号をコンピュータに渡すことができます。 このオプションは非常に高価です。
システムの大きさ
あなたが答えなければならない次の質問は、電話を欲しい場所です。 次のリストは、電話番号指定オプションを検索する一般的な場所を示しています。
- 受付
- 各オフィス
- ファクス
- クレジットカード端末、データポート
- 会議室
- ショップ/倉庫フロア
- 公共エリア（待合室、廊下、入り口など）
次に、同時通話の数を決定し、オフィスに出入りすることになります。 任意の瞬間の着信コールと発信コールの合計は、必要な回線（またはトランク）の数です。
一般的な設定は、3,8,12,16,24、または48行です。 より大きいシステムには拡張スロットがあるので、後でさらに行を追加することができます。 将来の成長を考慮してください（25％は珍しくありません）。 重要：これを過小評価すると、すべての回線が使用中であれば、発信者はビジー信号を受信します。
電話システム販売店の検索
ディーラーを探すことは難しいことではありません。 まず、Webで「Telephone Equipment＆Supplies」を検索して、近くにいるディーラーを見つけます。
ビジネスとオフィスの技術展示会もまた始めるのに適しています。 セールスとサポートの人々に会うことができるだけでなく、システムを試してみることもできます。
最後に、最善の方法は尋ねることです。 オフィスを持つビジネスを持つ人を知っている人に尋ねてください。 また、提供された機器の品質とサービスレベルの評価を得ることもできます。
総コストの計算
システムの総コストは、次のコンポーネントで構成されます。
- ベースユニット/システムは、電話インフラストラクチャ全体を制御するユニットです。 コストは、所有している機能の数、処理できる電話機の数、電話会社からの回線数によって異なります。
ハンドセット/デスクセットは、机の上に座っているか、壁に取り付けられているユニットです。 彼らはいくつかの異なるスタイル、能力、価格で来る。 価格は$ 70から$ 1,000の範囲である。 例には、ベーシック（最も安い）、ミッドレベル、エグゼクティブ/ハイエンド、受付係（最も高価）、会議テーブルユニットが含まれます。 その他のオプションには、ハンズフリーヘッドセットやワイヤレス接続などがあります。 ほとんどの端末はプロプライエタリなので、そのメーカーのベースシステムでのみ動作します。 既存の電話システムを交換する場合は、新しいハンドセットのすべてのコスト（ブランドを変更した場合）によって、次の上位モデルへのアップグレードが可能になります。
- 配線は組織の血管であり、疎外されてはならない。 オフィスを構えている場合は、今後電話が必要と思われる場所に余分な配線とコンセントを設置してください。 後で戻って天井や壁に穴を開けなければならない場合、コストはコストの一部になります。 既存の配線がある建物に設置する場合は、契約書に署名する前に、販売店に互換性の有無を確認させてください。
- インストールと初期設定は、プロジェクトの中で最も時間のかかる部分です。 電話システムはすぐに使用できず、訓練を受けた技術者がインストールして最初に設定する必要があります。 できるだけ早く立ち上げて実行するには、これが契約に含まれていることを確認してください。 交渉可能なその他のオプションは、メンテナンス、将来の変更、従業員向けのトレーニングです。
最終決定を下す
最終決定はあなたの肩にかかっています。 電話システムの販売員は積極的に行動できますが、あなたが「顧客」であり、あなたが担当していることを忘れないでください。 必要なシステムに最適な価格を得るには、要件を複数の企業に引き渡し、プロジェクトに入札させます。 上に概説したすべての分野をカバーする詳細な提案が得られることを確認してください。
リンゴとリンゴの比較を取り戻すことはできませんので、機能のコストが別々に表示されるようにしてください（機能のパッケージとして含まれている場合は詳細）。 これにより、価格差を引き起こす原因を特定することができます。 それでもクリアリーダーが不明な場合は、既存の顧客のサイトでデモをご覧ください。 最後に、提案を比較し、ニーズに合ったものを選択し、成長を可能にし、最も重要なことに、あなたは最も快適に感じます。