クライアントや他の発信者に敬意を表する
ボイスメールはあらゆるビジネスクラスの電話システムの標準的な部分となっています 。 プロのボイスメール電話のメッセージを残す方法を知っているだけでなく、あなたの会社に積極的に反映されるだけでなく、 プロのイメージ にとっても重要です。
仕事の一部として電話を使用するすべての従業員は、プロの電話メッセージを残す方法を知っている必要があります。 新規または未経験の従業員が、返されるプロフェッショナルで丁寧な電話メッセージを残すためのヒントをいくつか紹介します。
01 - Think First
02 - あなた自身を紹介する
あなた自身を紹介することですべてのボイスメールメッセージを開始し、受信者はすぐに誰が電話をかけるかを知ることができます。 あなたの氏名と会社名が含まれていなければなりません。 例： "これは、あなたのアカウントについてスージー・ジョーンズの会社Xから電話しているジェーン・ドゥーです。" あなたが呼んでいる人の名前を発音する方法を知っていることを確認してください。あなたが話したことがないうちにそれらを侮辱したくはありません。
03 - 遅く話す
ゆっくり話して、メッセージを受け取った人がすべての言葉を聞くことができるようにします。 他の人が話すのが早すぎて理解できないことを知るためにメッセージを取得することに行くと、非常にイライラします。 コールバック番号を残している場合は、それを2回繰り返すので、人はそれを書き留めることができます。
04 - はっきりと話す
明確かつ適切に調整された声で、電話機のマウスピースに直接話してください。 あなたの頬と肩の間に電話を構えて、マウスピースがあなたの首に位置するようにしないでください。 それはあなたがダイヤルしている間、または電話がもう一方の側で鳴っている間は問題ありません。
05 - それを短く保つ
ボイスメールメッセージの詳細をすべて残す必要はありません。 ほとんどのビジネス電話システムでは、通話を終了する前に、メッセージの1〜2分の時間制限があります。 あなたのコールの理由の簡単な要約を残して、コールバックの要求で終了してください。
06 - それを専門的に終了する
プロのビジネスレターのように、連絡先情報を入力して終了してください。 あなたの人があなたに慣れていない、またはあなたを配置するのに問題がある場合は、あなたに連絡する最善の方法と一緒にあなたの名前と会社を繰り返してください。 既に強い関係を築いている場合は、あなたの名前の繰り返しをスキップすることができますが、あなたに電話するための最良の番号と利用可能な時間を必ず与えてください。
07 - 電話を切った？
終了する前にボイスメールシステムによってボイスメールメッセージがドロップされたと思われる場合は、もう一度電話をかけて、前のメッセージが破棄された可能性があることを相手に伝えます。 それを簡潔に保つようにしてください。 あなたは害虫として出くわしたくありません。 あなたの名前をもう一度述べ、あなたの電話番号を残してください。「私はちょうどあなたが私のメッセージを持っていることを確かめたかった、私たちが切断されたように聞こえました。
08 - 練習と自分自身のテスト
あなたがビジネスメッセージを残すことについて不明または緊張している場合は、友人または同僚と練習してください。 それらにサンプルのボイスメールメッセージを残して、批評を尋ねます：あなたはあまりにも早く話しますか、そうでなければ理解するのが難しいですか？ どのように聞こえるかを聞くボイスメールを残す価値があるかもしれません。