これらのカードを従業員に発行するということは、ビジネスに代わって特定の取引を行うことができ、後にすべての領収書を毎月末にチーフ・ファイナンシャル・マネージャーに提出することを意味します。 会社として、すべての従業員に現金給付を発行するのではなく、企業のクレジットカードが最高の選択肢であることが判明します。なぜなら、現金を出す手間には関与しないからです。
ただし、法人カードを発行する前に、事前予防措置を講ずる必要があります。 そうしなければ、一部の従業員が事業資金を悪用する可能性があります。 企業のクレジットカードが手元にあり、防護措置が講じられていない場合、不正購入のリスクが高くなります。 このリスクを管理するには、次のポリシーが役立ちます。
開始時、期待値を設定する
カードを発行する際には、カードの使用に関するすべての従業員を設定し、その従業員に予想されることを知らせておくことをお勧めします。 カード所有者の責任、カードを使用する費用の種類、および各費用のために提出する書類のタイプを鮮明に説明するポリシーを確立する必要があります。
これは、カード所有者がカードをどのように使用するかを抑制するために、各社が設置するべき鍵の1つです。 これを行わなければ、あなたのビジネスは長期的には事業を運営するコストを増加させる、決して予算化されていない余分な費用が発生します。
カードのルールが適切に理解されていることを確認する
私たちが知っているように、ほとんどの従業員は読書文化を持っていません。 これは、従業員の法人カードを法律上の細かい細かい規則で印刷して、カードの使用方法や使用方法を見直さなければ、多くの人がカードを使用せずにカードを使用する可能性があることを意味します。ルール
上記のシナリオを回避するには、従業員とのミーティングを組織し、ポリシーを使用することをお勧めします。 これが行われた後、彼らが書面による方針の理解を認めてくれればよいでしょう。 これは、従業員がポリシーの内容に反する場合、適切な措置を講じる必要があることを意味します。
出費でキーンになる
時には、ほとんどの従業員は規則に反して、政策に概説されている以上に支出を増やす傾向があります。 これを心に留めておくと、 ビジネスクレジットカードの使い方をよく見極めることができます。 最高財務責任者は、各部門の監督者に、その部門のカードを使用して従業員を監督する責任が与えられることを通知する必要があります。
これは、ある意味で、従業員側のカードの誤用を最小限に抑えることになります。 従業員がカード支出を監視している人物がいることが分かっている場合、ポリシーに記載されていない許可されていない購入を恐れます。
適切な防護措置を講ずる
お金は経済的な資源なので、それは非常に少ないです。 これは、従業員がカード使用権を乱用すると、その負担がすぐに会社に引き継がれることを意味します。 これを念頭に置いて、すべてのカードに支出限度額を設定することは大丈夫です。
管理職の方には下位の者に比べて高い限度を与えることができます。 この措置は、不正な取引を行うリスクを軽減することを目的としています。 支出限度額を決して上回るべきではなく、ポリシーに明記されるべきである。 いずれかの従業員が限度額を超えた場合、余分な金額は給与計算から罰金を差し引かなければなりません。
年間のレビューを常に実行する
会社のクレジットカードプログラムは毎年見直す必要があります。 これは、特定の従業員がある部門から別の部門に移動した可能性があり、各部門に特定の支出限度があるため、プログラムの年次審査を行う必要があるためです。
そうすることで、部署長はすべての従業員の責任に応じて新しい支出限度額を発行することができます。 従業員が企業のクレジットカードを必要としない部門で働いている場合、その者はプログラムから削除される可能性があります。
フォローアップを実施して効率を高める
あなたの会社の一員ではない人、または会社の代わりに取引の要約をして毎月末にあなたに提出するカード保有者がいない方がいいです。 この指定された人の主な目的は、カードの使用状況に関するタイムリーな説明とステートメントを提出しなかった従業員の名前をリストすることです。
これは、どの従業員がカードポリシーに従っているか、どの従業員がカードポリシーに従っていないかを監視する簡単な方法です。 一定期間が過ぎると、カードを一時的または永久的に離すことによって常にポリシーに反する永続的なカード所有者の鞭打ちを解くことができます。
異常値の評価
従業員が発行した法人カードは、会社にとって有益な特定のアイテムにのみ使用するようにしてください。また、緊急時以外は個人用アイテムの購入に使用しないでください。 したがって、各従業員が毎月末にカードで使用するすべての経費を監視する必要があります。
1人または複数の従業員が個人用アイテムにカードを使用している場合は、それが緊急のためかどうかを判断するために徹底的な評価を行う必要があります。 緊急事態でない場合は、カード会員に対して懲戒処分を行うべきである。 逆に、緊急事態によるものであった場合、発生した費用はカード会員の給与から控除されなければなりません。
リスクを分ける
法人カードポリシーは、従業員ユーザーが自己の責任ですべてのクレジットカード残高を個人的に負うことを保証する必要があります。 このような方針を採用することで、会社は承認された費用の額に応じて個々のカード会員に資金を払い戻すだけで済みます。
これは、当社と従業員との間のリスクの共有と言います。 これは、カードを使用して個人的なものを購入する傾向がある従業員に対処するための良い方法です。承認された費用のみに一致する金額が与えられるからです。