ボイスメールグリーティングのビジネスエチケット
ボイスメールのグリーティングは単純なものであり、ビジネスでは重要ではないように見えることがあります。 しかし、ボイスメールの挨拶は、顧客や仲間と多くの遊びをします。あなたは、別の行、机から離れたり、オフィス外にいるので、電話をかけることができない頻度を考えます。 同僚、同僚、その他のビジネス連絡先に電話をかけたときにボイスメールの挨拶を聞いた頻度を考えてみましょう。
ボイスメールの挨拶は、発信者があなたとあなたの会社をどのように認識し、肯定的なビジネス関係を醸成するための微妙で簡単な方法であるかのトーンを設定します。 短くポイントに至るような朗読メッセージが最適です。 あなたのメッセージを急いではいけません。 効率的ですがリラックスして時間を取ってください。
01 - 短く挨拶
02 - あなたの名前
あなたのフルネームを明確に述べ、すべての音節を発音して、発信者が彼らが予想した人に到達したことを知るようにして、望むならあなたの名前を書き留めます。 あなたが長い名前を持っているなら、あなたの発信者がそれを聞くことができるように遅くなる。
03 - あなたの会社名および/または部門名
会社名と所属先を明記すると、発信者には適切な場所に到着したことが通知されます。特に、一連の自動受付のプロンプトまたは従業員または部署の電話システムのディレクトリを通過した場合は、 これは、外部ボイスメールの挨拶に特に重要です 。 内部コールではスキップされる可能性があります。
04 - あなたが電話をかけることができないという声明
あなたが電話をかけることができない短い声明（声明の中の謝罪のような人々もいる）の声明は標準的であり、発信者をいつでも戻ってくることができ、すべての重要なメッセージの鳴り声に関する情報に素早く移動させます。
05 - メッセージを残す招待
発信者に詳細なメッセージを残すように依頼します。
06 - あなたがコールを返すとき
あなたのポリシーが1日の終わりまでに電話を返すことになっている場合は、発信者にその旨を伝えてください。 ポリシーがない場合は、いつ通話を返すかの予測を発信者に提供します。 あなたが1週間オフィスから離れている場合は、そのことも知らせてください。
07 - 即時援助のための連絡先を提供する
誰も "ボイスメール刑務所"に閉じ込められていて、他の選択肢なしで応答を待っている人は誰もいません。 発信者がすぐに援助を求めることができる人がいる場合は、その人に連絡する方法の指示を出してください。
08 - 挨拶の長さを短くする
短くしてください。最大20〜25秒です。 人々は忙しく、時間を無駄にしたくない。
09 - あまりにも多くの情報を与えることを避ける
発信者にメッセージを残したり、あなたと連絡を取るために必要な情報だけを発信者に提供します。