決定： 提案 依頼または見積依頼
提案依頼（RFP）
RFPは、品質、サービス、または設計された最終製品が応答する各ベンダーと異なるサービスまたは複雑な製品に使用されます。
見積依頼（RFQ）
RFQは、商品、シンプル・サービス、または単純な/単純な部品に使用され、応答するベンダー間の製品またはサービスの差別化の余地はほとんどまたはまったくありません。 交渉ポイントには、納品スケジュール、梱包オプションなどが含まれます。
RFPまたはRFQの目的
- あなたの会社の最善の利益が全面的に満たされるように各ベンダーの反応を評価するために詳細な提案を入手する
- 最良の可能な取引を交渉するためのベンダー選択プロセスの競争力を活用する
- あなたの会社内のすべての利害関係者の利益が満たされ、コンセンサスが達成されていることを確認する
- あなたの会社をベンダー選択プロセス全体のコントロールに置き、選択ルールを最前面に設定します
- あなたとベンダーの間のパートナーシップの構築を開始します。
提案依頼または見積依頼のセクション
RFPまたはRFQには、以下のセクションが含まれている必要があります。 各文書は、検索する会社と製品の種類によって異なります。
個々のニーズに合わせて各セクションを調整します。
- 提出の詳細
締切日、あなたの会社の住所、質問と解説の連絡先 - 導入とエグゼクティブサマリー
このセクションは、文書全体が終了した後に最後に書きます。 これは、見込みのあるベンダーに、会社の概要と製品またはサービスの要件を提供するために使用されます。 - 事業概要と背景
あなたが提供するビジネス、製品、マーケットセクターの概要を説明してください。 これにより、見込みのあるベンダーがベンダー選択プロセスでどのようなビジネスニーズを満たすのかを理解するのに役立ちます。 また、回答時にベンダーに役立つ重要なバックグラウンド情報を提供してください。 - 詳細仕様
これは文書の最長部分でなければなりません。 RFPには、ベンダー選択の決定を促す定性的尺度と要件が含まれます。 RFQの場合、このセクションでは、ベンダーの応答で求められる定量的措置を提供する必要があります。 例の基準には、- 製品図面
- エンジニアリング公差
- サービスレベル
- マイルストーン
- 成果物とタイムライン
- テクニカルまたはビジネス要件
- ソフトウェア機能
- ハードウェア要件
- 前提条件と制約
将来のベンダーが認識する必要があるすべての前提条件および/または制約事項は、ここに記載する必要があります。 ベンダーとの積極的かつ前向きな対応が失敗した場合、後日契約の再交渉の扉が開かれ、ベンダーとの関係を緊張させる可能性があります。 可能なトピックには、旅費、アップグレード/変更費用、ライセンス権などがあります。 - 規約と条件
ベンダーが公正かつ正直な回答をするためには、契約の条件を列挙しなければなりません。 これらには、資金調達オプション、契約期間、更新オプション、保証、納入罰金、サービスレベルなどが含まれます。 - 選択基準
最後のセクションは、決定に使用する選択基準の概要です。 一部の企業は、この情報を完全に秘密にすることを好む。 他の企業はこれが将来のベンダーがあなたの会社にとって重要なものに焦点を当てるのに役立つと考えています。
選択したベンダーにRFP / RFQを配信する
最後に、カバーレターを作成し、検索プロセスから選択した各ベンダーにRFPまたはRFQの2つのコピーを送信します。 それを必要とするベンダーに支援を提供するために、適切な連絡先情報が含まれていることを確認してください。