あなたが休暇のために出発する前に何をするか
休暇のため休業する前にあなたの事務所を準備するには、慎重な準備が必要です。 適切なメッセージは、顧客、ベンダー、従業員がシャットダウンを計画できることを保証します。つまり、休憩の前後に多くの怒りの苦情に対処する必要はありません。 それは気晴らしの休暇と十分な休息のためにする必要があります。
休暇中のメッセージを設定してサーモスタットをリセットすることから、ホリデーシーズンをスムーズかつ収益性の高いものにするための簡単なチェックリストがあります。
01 - 従業員、顧客、およびベンダーに通知する
Webサイトおよび電話システムの自動受付メッセージを介して顧客に通知することができます。
ベンダー（特に再発する納品スケジュールのある業者）には、電子メール、電話、または通常の郵便で通知する必要があります。
02 - セキュリティ担当者またはサービスに通知する
セキュリティ担当者またはセキュリティサービスに、今後の終了日について通知してください。 セキュリティプロバイダに、更新された緊急連絡先リスト（電話番号など）を含む連絡先情報が含まれていることを確認してください。 彼らは、オフィスがビジネスのために閉鎖されている場合であっても、セキュリティ問題が発生した場合に誰に連絡し、シャットダウン中に建物内に入ることができるのかを知るべきです。
03 - 自動受付の挨拶を変更する
閉鎖の1〜2週間前に、オフィスが長期間閉鎖されることを説明する、 自動電話の挨拶状を電話システムに記録します。 閉鎖する日と再開予定日を含めてください。 退室する直前に、復帰時に重視する2番目の自動挨拶を録音します。必要に応じて、発信者が不在時に照会を指示する必要がある場合には、それを記録します。
冷暖房、配管、その他の重要な顧客サービスなどの緊急サービスを提供する場合は、緊急時に電話サービス担当者または携帯電話に連絡する方法を発信者に伝えるようにしてください。
04 - あなたの応答サービスに通知する
オフィスが閉鎖される日付を留守番電話に通知し、電話をかける従業員の電話番号で連絡先リストを更新します。 特定の状況で連絡先を知っていることを確認してください。 たとえば、配信の問題が発生した場合にトップレベルの管理者に警告する必要はありません。
05 - ボイスメールのグリーティングを変更する
電話システムで従業員が社外の電話を机の上で受けることができる場合は、休暇に関する重要な詳細を発信者に伝える「休暇のための休暇」メッセージまたは「休務中の」ボイスメールの挨拶を記録するよう指示します。 従業員は、オフィスに戻ったときと、オフィスが閉鎖されている間にすぐに援助が必要な場合には、何をすべきかを発信者に知らせなければなりません。 ほとんどの場合、従業員が個人の連絡先情報を提供しないようにします。
06 - サーモスタットを減らし、オフィス機器をオフにする
シャットダウン中にオフィスサーモスタットを設定または再プログラムすることで、エネルギーとコストを節約できます。 あなたはあなたが得ることができるコスト節約に驚くでしょう、そして、それは良いPR機会かもしれません。 あなたの会社がリソースを保存することを約束していることを示します。
また、机のライト、コピー機、プリンター、コンピューターなどの不要なオフィス機器をすべてオフにすることで、エネルギーとコストを節約できます。
07 - バックアップサーバー
コンピュータとサーバーがある場合は、シャットダウンの前後にバックアップサイクルが適切に実行されていることを確認してください。 ビジネスを再開するのを待つのではなく、早期のバックアップのためにオフサイトバックアップをスケジュールすることで、災害への被害を軽減します。 これは、問題が発生した場合に連絡先を明確にするためのエリアです。したがって、応答サービスに正しく通知されていることを確認してください。
08 - オフにしないでください
オフィス機器には、次のものを含む、遮断しないでください。
- ファックス
- 電話システム
- サーバーとバックアップシステム
- 冷凍ユニット
- セキュリティシステム