課税上の考慮事項
この記事では、社用車の従業員ドライバーに関するいくつかの問題について説明します。
ビジネス使用のみが控除可能
誰が車を運転しているのか、誰が車を所有しているのかにかかわらず、その車のビジネス使用のみが事業費として控除されます。 誰でも車を運転する人は、ビジネスで運転するための運転記録を常に保持しなければなりません。
ビジネスイベントは、発生日に記録されなければならず、目的、日付、場所、または走行距離の詳細が含まれていなければなりません。
従業員に自動手当を与えることができます
ほとんどの企業は、ビジネス目的で自動車を運転する費用のために、従業員に自動手当を払い戻します。 この手当は、従業員に車を提供することに加えて与えることができる。
この手当は、責任ある計画を通じて与えられている限り、従業員に課税上の利益ではありません。 アカウンタブルプランとは、従業員に与えられた資金を適切に計上するために企業が設定する一連の手続きです。 IRSは、従業員に給付をしていないことを確認したいと考えていますが、従業員が支払った正当な事業費であり、あなたから返済されます。
あなたはIRSの責任ある計画を使用する必要があります
基本的には、責任ある計画を立てるために、自動車経費は合法的なビジネス目的を持っていなければなりません。従業員は、ビジネス使用と使用金額を示す適切な記録をあなたに提供しなければなりません。
あなたが従業員に与える自動手当は、標準IRSレート（毎年異なる）または実際の費用のいずれかを使用して決定することができます。 あなたが使う方法はあなた次第ですが、いくつかの制限があります。
責任準備金を設定して使用しない場合は、従業員に運転免許を与えるか払い戻しが課税されるので、払い戻し金額に納税額と源泉徴収税を含める必要があります。
従業員の自動車の使用は労働条件の利点です
IRSによれば、労働条件の便益は「従業員が自分の仕事を実行できるように従業員に提供する財産とサービス」です。 この給付は、従業員が個人所得税還付の控除を受けることができるという前提で、従業員の所得から除外されます。 会社の車の場合。 これは、（a）ビジネス経費として許容される（b）従業員に課税されない、利益のための車のビジネス用途にすぎないことを覚えておいてください。
しかし、個人的な理由による車の従業員の使用は、従業員またはあなたのビジネスのいずれかにビジネス経費として控除することはできません。 これはどのように動作するのです：
会社の車の個人的使用は課税上の利益です
基本的に、あなたが従業員に与えるものは課税上の利益です。 従業員に車を使用する場合、従業員の個人的な使用は、現金以外の利益のためにIRSによって考慮されます。
Intuit Payrollは、「自動車の価値の一部は、従業員の税務上の総補償の一部とみなされます」と述べています。この給付の価値を考慮し、従業員の給与に反映させ、もちろん連邦および州の税金およびFICA税（社会保障税およびメディケア税）は、この金額から、他の給与および給付と同じです。
自動車はビジネスのリストされた財産です
最終的な注記：ビジネス車両は、事業税目的のために特別な種類の不動産に入っています。 彼らは、ビジネス上および個人的な理由の両方で使用できるプロパティを含む、リストされたプロパティと見なされます。
従業員に車を渡しても、自分で使用するかに関わらず、車がビジネス目的で50％未満で使用されている場合でも、ビジネス使用を差し引くことはできますが、定額減価償却を使用する必要があります。
従業員に会社の車を与えることを決めた場合
どのようにすべてのものがどのように機能するかを見てみましょう。
あなたのビジネスは車をリースし、ビジネス運転に使用するためにそれをメアリーに与えます。
メアリーはビジネスと個人の使い分けの間に分かれた記録を残し 、会社に詳細なレポートを提供しなければなりません。 この目的のために、彼女がビジネスのために50％、個人的な使用のために50％を運転するとしよう。
誰が車を運転しても、リース料は会社名義であるため、リース料は事業費として控除されますが、それはビジネス目的で使用される範囲でのみです。 （車を購入した場合、その車の減価償却は、使用するビジネス部分についてのみ控除可能です。）
上記のように、 メリーに営業運転費を払い戻した場合、責任を負う計画があれば、この払い戻しに課税対象を考慮する必要はありません。
しかし、個人的な運転時間のための車の価値は、メアリーの収入に含まれなければなりません（そして源泉徴収が適用されます）。 会社のメアリー・ドライブの月額リース料が500ドルの場合、月給250ドルを給与に含める必要があります。
なぜビジネスで良い記録を残すのが重要なのか
上記の説明からわかるように、会社の車の運転手がビジネス運転量を証明するための優れた記録を保持することは非常に重要です。
この証拠は必要です：
- 従業員の運転費を払い戻すことができ、従業員の給与にこれを含める必要はありません
- 従業員の給与にこの車の価値のこの部分を含める必要がないようにビジネス使用を証明するために、
- したがって、より多くの減価償却費を控除することができます。
- したがって、あなたは他のビジネス経費のために車の価値をより多く使うことができます。
IRS出版物の詳細
- IRS出版物535 - 事業費の控除
- IRS出版物15-B - フリンジ・メリットに対する雇用者税ガイド
- IRS Publication 463 - 旅行、エンターテインメント、ギフト、自動車の費用
- IRS Tax Topic 510 - 自動車のビジネス使用
免責事項：この資料は一般的な情報目的のためのみです。 税金や法的助言を目的としたものではありません。 従業員に会社の車に鍵を渡す前に、税金と財務アドバイザーに確認してください。