連邦法では、給与記録とその他の文書を保管する必要があります
給与記録にはどの雇用者が守る必要がありますか？
あなたは通常、法律で要求される記録の大部分をビジネスの過程にとどめているので、遵守することは余分な手順や作業のやり方を大量に取るべきではありません。
IRSとFLSAの要件に沿ったものであることを確認するために必要なレコードを確認してください。
記録は、電子的にも含めて、いかなる形式でも維持することができます。 すべての非課税従業員および最低賃金要件の対象者には、
- 19歳未満の場合、従業員の氏名、住所、職業、性別、生年月日などの個人情報
- 彼の勤務時間が始まる時間と日
- 勤務時間と勤務時間の合計時間
- 毎日または毎週のストレート時収益の合計
- 残業が働いた週の通常の時間当たりの賃金率
- ワークウィークの合計残業手当
- 各給与期間に支払われた総賃金
- 支払日および支払期間。
非課税の従業員は、最低賃金以上で賃金を支払わなければならず、1週間に40時間以上働いた時間外労働を受けなければなりません。 従業員は、給与に基づいて週に少なくとも455ドルを支払われ、特定の職務、典型的には行政、執行または管理を行う場合は、免除されることがあります。
ストレート・タイム・ペイは、週40時間の間に稼働しています。
免除された従業員に必要な記録は、非課税の従業員の記録とは異なり、家計の従業員、珍しい賃金の契約をしている従業員、宿泊施設やその他の施設の従業員、矯正教育を受ける従業員には特別な情報が必要です。
労働者のいずれかがこれらのカテゴリに該当する場合は、弁護士に相談してください。
あなたが保持しなければならないフォーム
給与計算記録に加えて、従業員ごとにいくつかの文書を保管しておく必要があります。
- 連邦政府の源泉徴収を示すW-4フォームの署名付きコピー。 このフォームは何度も変更することができますので、最新のフォームを一番上に置いてください。
- 従業員がユナイテッド・ウェイやその他の慈善団体のような給付や特別寄付を含む給与控除を認めた書類の写し
- 従業員のオリジナル申請書の写しと、履歴書や写しのような裏付文書。
- 昇進や降格を含む賃金水準の変化、およびこれらの措置の理由を記録する。
給与記録を保存する最良の方法は何ですか？
すべての労働時間、賃金状況の変化、賃金の変動などを記録したものを含む給与記録は、別ファイルに保管してください。
また、従業員の同意を含む、従業員の給与および給付に加えられたすべての変更の記録も保持する必要があります。 従業員の給与からの控除については、 FICAの税金および没収を除いて、書面による同意書が必要です。
人事専門家のSusan Heathfieldは、従業員の人事ファイルに何を保管すべきかについて、より詳細な情報を持っています。
社員の記録を誰に許可するのですか？
ほとんどの企業は、従業員の記録を制限されたエリアに保管し、雇用のランクやポジションのために記録を参照する必要のある個人のみにアクセスを許可します。 社員の記録はレコード室から削除してはいけません。 少数の従業員がいる場合は、人事部の従業員が要請にどのように対応するかを知るように、人員ファイルアクセスポリシーを設定することができます。
- 従業員は自分の記録を見ることが許されるべきです。 自分の記録を見ている間に、従業員と一緒に部屋に滞在してもらいたい場合があります。
- 従業員の記録を見ることができる会社を指定します。 アクセスは、通常、人事部門の従業員、管理者および役員に特定のレベルを超えて制限されています。
- さまざまな連邦および州の監査人は、監査の目的で従業員記録にアクセスすることが許可される場合があります。 監査人が従業員の記録にアクセスする前に、令状を請求することができます。
- 訴訟で従業員を代理する弁護士には、特定の場合にアクセス権が与えられます。 トップレベルの役人または会社の弁護士は、記録を閲覧する前に弁護士の要求を確認する必要があります。