あなたが支払うべき従業員の移転経費
従業員の税務申告からの控除として、IRSによって承認された移動費のみを払い戻すことをお勧めします。
"合理的な費用：
家庭用品やパーソナル・エフェクトを元の家から新しい家に移す。
前の家から新しい家まで旅行（宿泊を含む）。
控除対象外の費用の払い戻しは、払い戻しが責任ある計画の対象となる場合でも、従業員に対して常に課税対象となります（下記参照）。
従業員移動費用払戻の税務上の含意
一般的に、従業員に支払った支払いは課税対象となり、従業員の移動費の支払いは課税上の利益とみなされます。 しかし、給付を従業員に非課税にする方法があります。
従業員の移転経費が従業員に課税されないようにするには（IRSは課税から「除外」という用語を使用します）、IRSが責任を持って計画しているものを支払う必要があります。
この場合、従業員は費用を払い、それらを払い戻します。
アカウンタブルプランの基準を満たすためには、費用は明細化し、特定の費用のみを支払う必要があります。 経費はビジネス目的でもなければなりません。
従業員は、あなたの会社の従業員としてサービスを実行している間に、控除可能な費用を支払ったまたは負担していなければなりません。 ビジネスで必要とされる移動があることを文書化する必要があるかもしれません。
また、償還計画のために従わなければならない会計処理もあります
- 従業員は、 「 適切な期間内にこれらの経費を適切に考慮する 」必要があります 。 つまり、従業員はすべての経費について領収書を発行しなければなりません。
- 従業員にこれらの経費を前払いさせる場合は、 従業員は合理的な期間内に余剰金を返却する必要があります。
たとえば、経費を移すために5,000ドルを前払いし、その従業員が3,660ドルの領収書を受け取ったとします。 従業員は残高（$ 1,350）を確認する必要があります。 アカウンタブルプランの基準がすべて満たされていない場合、そのプランはアカウンタブルプランではありません。 また、（従業員への）「非控除可能費用の払戻し 」および雑費または不特定の費用に対する引当金は、従業員に課税されます。
絶対的に明確にするだけです。たとえ払い戻しが従業員に控除可能な費用のものであっても、説明不能な計画の下で従業員に行われた払戻金は、課税対象（源泉徴収を含む）として扱われなければなりません。 また、領収書によって実証されない支払いは、たとえそれが説明責任プランの一部であっても課税対象であり、源泉徴収の対象となります。
経費支出を従業員に移転する際の給与税の源泉徴収
責任準備金の基準に基づいて支払が行われ、必要な条件がすべて満たされている場合、移動費用の従業員への支払は源泉徴収の対象にはなりません。
アカウンタブルプラン（前述）の基準に基づいて行われない支出の移転は、連邦所得税、 FICA税 （社会保障およびメディケア）、連邦失業税の源泉徴収の対象となります。
従業員のW-2フォームでの経費支出の転記の報告
上記のように、従業員に対する払い戻しが責任準備金制度のすべての条件を満たしている場合、従業員のW-2にこれらの払戻金を含める必要はありません。 従業員が経費の適切な会計処理を行ったにもかかわらず、超過額が払い戻されていない場合は、課税対象と非課税対象の金額を報告する方法を決定するために給与計算サービスまたは税務作成者に確認する必要があります。 前年度の従業員のW- 2年次税務申告書を完了したときに、この給付額を報告する必要があります。
Patriot Softwareは、これらの費用が従業員のW-2フォームにどのように入力されたかについて、より明確に説明しています。 上記の例では、従業員が移動費として5,000ドル、領収書に3,660ドル、残りの1,350ドルを残しています。 従業員が保持する金額は従業員に課税されます。 上記のように、この支払いは説明責任のあるプランの要件に基づいて行われるものとします。
- 課税対象となる1,350ドルは、W-2のボックス1（および州または市から課税される場合はボックス3,5、および16）に含まれています。
- 連邦および州所得税の源泉徴収とFICA税は、課税対象となる1,350ドルに対して計算し、W-2の該当するボックスに含める必要があります。
- フォームW-2のボックス12に、コード "L"を使用して$ 3,660（実体価額（例：非課税部分）に相当する金額）を含める必要があります。
この仕組みの詳細については、 IRS Publication 15（Circular E）を参照してください。
移動費のために従業員に余分なお金を与える
事業の中には、移動の種類や距離に応じて、従業員に移転費用を設定するものがあります。 お支払いは引き続き事業費として控除することができます。
IRSの規定によれば、従業員に移転経費を払い、従業員にこの金額をどのように費やすかを決定させる場合、あなたは責任のない計画を立てています。 この場合、上記のように、従業員に領収書を提示する必要がないようにするには、すべての支払いが従業員に課税対象となります。 さらに、支払いには連邦所得税とFICA税が控除されなければなりません。
この場合、支払金額を追加して、追加の税金を支払う必要がある従業員を支援することができます。 これは小切手を「儲ける」と呼ばれ、従業員に税金を払った正確な金額を与えるために行われます。
たとえば、従業員に2,000ドルの経費を支払った場合、総額を計算して余分な税金をカバーするために2,000ドル以上を与えることができます。 Patriot Softwareには、これを手助けしてくれる計算機があります。
従業員の移転費用は控除可能です
従業員の移動費の支払いは、お客様のビジネスに控除可能な事業費です。 従業員の移動経費控除は、従業員が自分の納税申告書で差し引くことができるものに限定する必要があります。 それは、従業員とその家族の新しい場所に家財道具や旅行費を移すためのコストだけを意味します。
移転費用払い戻し計画について従業員に伝える
他の従業員給付と同様に、すべての従業員は同じ扱いを受けなければなりません。 従業員のタイプ（給与と時間など）によって計画に適格となる基準を設定することはできますが、同じ分類の従業員には他の従業員よりも多くの従業員を割り当てることはできません。
このタイプの利益を文書で作成し、従業員とのコミュニケーションに含めることは、常に良い考えです。 従業員ハンドブックまたはポリシーと手順のマニュアルは、計画を説明するのに適しています。 この恩恵の税の影響に関する情報を含めることを忘れないでください。
従業員の移転経費控除支援
有資格税の作成者でない限り、従業員に税金控除について税務アドバイスを与えることは、良いことではありません。 従業員が専門的な税務アドバイスを受けたり、 専門税務ソフトウェアを使用するように奨励してください。 従業員がこの経費支出の変化を理解し、税金にどのように影響するかを理解するために、あなたができることはいくつかあります。
- あなたの会社が経費を払い戻す方法と時期について説明する雇用移転パッケージを従業員に提供する。
- 従業員に最初の払い戻し支払いを説明するために源泉徴収を変更する機会をForm W-4で与える。