結論は：証明できなければ、それを控除しないでください。
あなたのビジネス経費のすべてについて税金控除を取ることができれば幸いですが、 IRSの監査でその控除額を証明できる方が良いです。 あなたが有能な税務申告書を持っている場合、この人はあなたの税額控除に関するすべての書類を見るよう求めます。
それで、書類作成であなたの税務申告書に行く前に（ 靴箱に入れないでください！）
この記事では、シンプルなビジネス経費を見て、「これが実際の事業費であることをどのように証明できますか？ そして、私たちは、IRSと税務申告者の立場から、これらの取引を常に見ていきます。
覚えておくべき最も重要な事実は、取引が行われたことだけでなく、 ビジネス目的のためであったことを示すことができることです。
プロパティの購入または費用の支払い
あなたはビジネスのためにBest Buyからオールインワンプリンタを購入します。 あなたのビジネスアカウントから小切手を書いたり、ビジネスクレジットカードを使用したりします。 だから、それはそれがビジネス経費であることを示すのに十分です、そうですか？ 実は違う。 キャンセルされた小切手またはクレジットカード領収書を保存することは、あなたの証明の一部に過ぎません。 キャンセルされた小切手には、購入した商品が表示されません。 領収書には購入が表示されるため、クレジットカードを使用する方が効果的です。
あなたが実際に購入したものを表示するには、キャンセルされた小切手の領収書を含めることも必要です。
個人アカウントからの支払い
あなたのビジネス銀行口座またはビジネスクレジットカードからの支払いは、同じ方法で行います。 もちろん、別のビジネスチェックや貯蓄のアカウントやビジネスクレジットカードを使用する必要があります。
あなたの個人口座は必ずしも問題ではありませんが、この個人的な小切手がビジネス目的で使用されたことを証明することは難しくなります。
最初にビジネスを始めるときには、いくつかのアイテムに対して個人アカウントを使用する必要があります。 たとえば、最近私は新しいLLCを結成し、自分の州の登録のための個人的な小切手を使用しなければなりませんでした。 ビジネス目的で個人アカウントを使用する場合は、十分な文書があることを確認してください。 この場合、私はLLCの登録料を支払ったことを示した国務長官から領収書を印刷しました。 この場合、これは個人的な使用であると信じることはかなり困難でした。
経費ログの使用
いくつかの費用は、他のものよりも証明することが難しい。 この2つの大きな例は、 マイレージを含む旅費、およびリストされた財産です。 いずれの場合も、経費の証明のためのIRSの要求を満たす最善の方法は、ログを保持することです。
IRSは「当時」の証明を好む。 つまり、経費伝票または領収書またはマイル記録に記入したメモは、お金が費やされた時点で、年末に書いたリストよりも優れています。
マイレージログを保持することは、私が知っていることですが、マイレージログを保持することは大きな苦痛です。 それは、車に乗るたびに（車の代金を支払ったかどうかは関係ありません）、次のことを記録しなければならないことを意味します：
- 日付
- 走行距離
- あなたが行った所
- できるだけ具体的に - ビジネス目的または個人的目的。
それをより簡単にしたい場合は、1月1日に車のマイレージをメモしてから、ビジネス目的でのみマイレージをメモしてください。
標準のマイレージ控除または実際の費用のいずれかを使用してビジネスマイレージ費用を差し引くには、ビジネスの時間の少なくとも50％を車で使用したことを示す必要があります。
ヒント：スマートフォンに接続している場合は、マイレージアプリまたは経費アプリをお試しください 。 それはあなたに多くの紙を節約し、あなたの経費ログをオンラインに保ちます。
最後に、 通勤路線 （往復）は、控除可能な旅費とはみなされません。 通勤経費を追跡することはできますが、ビジネス旅行ログに通勤経費を含めないでください。
ビジネストラベル領収書の使用
マイレージログに加えて、ビジネスのために旅行する場合は、領収書の経費を管理する必要があります。
マイレージのようなこれらの費用は、個人旅行費用を出張に含めるのが簡単であるため、IRS審査員が注意深く検討しています。
ビジネス旅行の費用 （ホテル、フライト、レンタカー、食事、エンターテインメントなど）を証明する最良の方法は、ビジネス目的で追加のメモとともにクレジットカード伝票（もちろん名刺を使用）を使用することです。 あなたが費用を負う時にメモをしてください。 また、日帰りプランナー、予約ブック、カレンダーを使用してビジネス旅行イベントを記録し、領収書と結びつけることもできます。
リストされたプロパティの購入
あなたが購入したそのオールインワンプリンタを詳しく見てみましょう。 プリンターは個人用印刷にも使用でき、IRSはこれらのタイプのプロパティーをリストされたプロパティーとして分類します 。 彼らは個人的またはビジネス目的のために使用することができるので、リストに載っています。 IRSには、ビジネス使用の証明が必要です。
リストされたプロパティの使用方法を具体的に文書化する必要があります。 最善の方法は、プロパティ（以下に説明する経費ログなど）を使用してログを保持することです。 プリンタや他のプロパティを使用するたびに、日付、使用量（たとえばコピー数）、特定のジョブ（ビジネス用パンフレットの印刷コピー）、および使用がビジネスか個人かをメモします。カートリッジと同様にプリンタに関連付けられています。
年末には、ビジネスの使用率を表示し、その割合を費用に割り当てることができます。 たとえば、プリンタをビジネスの60％の時間使用したことが判明した場合、その60％をビジネス控除として使用することができます。
あなたのビジネスの場所（ 自宅ではない）にプロパティを持っている場合は、ログを保持する必要はありません。 事業所でのすべての使用は、ビジネス目的のものとみなされます。
アカウント・ステートメントの使用
クレジットカードの伝票を紛失した、またはそのプリンタの購入のキャンセル小切手がないとします。 銀行取引明細書やクレジットカード明細書を使用してビジネス購入を証明することもできますが、予定表、カレンダー、または日プランナーから追加の確認が必要になります。
あまりにも多くの証明としてそのようなことはありません
一部の費用がビジネス上の目的であるかどうかについて疑問がある場合は、費用を証明するいくつかの方法があることが最善です。
あなたのビジネス記録システム
最後に、あなたがこれらの事業費を維持する記録は、あなたの全体的な事業記録保持システムの一部であるべきです。