ハンドブックの作成を始める前に、注意してください。
雇用法分野の専門家である弁護士に、問題を引き起こす可能性のあることが何もないことを確かめるためにハンドブックを審査するようにしてください。 このレビューを提供する弁護士に支払うことで、読者が誤解する可能性のあるものを含めないようにすることができます。
あなたの従業員ハンドブックの紹介は、あなたの会社についての言葉だけではありません。
従業員がハンドブックの重要性を理解し、従業員がハンドブックを読んだことを知らせるためにサインするための領域が含まれています。 はじめにのセクションの内容の詳細は次のとおりです。
- あなたのビジネスの歴史
簡単に説明すると、ビジネスの始まり方や歴史の中で重要な出来事など、ビジネスを記述します。 - あなたの目的や宣言文。
あなたのビジネスのビジョンまたはミッションステートメントを作成した場合は、ここでそれについて話し合ってください。 あなたのビジョンを伝えることで、従業員はあなたが何を信じているかを知ることができ、あなたの会社で働くことに興奮しています。 - ウェルカムレター
歓迎の手紙を添えて、従業員に直接話し、彼らが組織にいかに重要であるかを伝えるようにします。 - 「これは契約ではない」という声明
あなたのウェルカムレターまたは別のステートメントでは、従業員に保証が与えられていないことを知らせる声明を提供してください：「このハンドブックは雇用契約ではなく、雇用の保証もしていません。
- 署名ページ
新入社員全員が文書を読んで理解していることを示すためにハンドブックに署名しなければならないという声明を含む。
この紹介は、従業員ハンドブックの重要な部分です。 あなたの弁護士が特にこのセクションを確認するようにしてください。
従業員ハンドブックの作成
従業員ハンドブックの最初の主要セクションに従業員ポリシーが含まれています。
これらのポリシーは、従業員にあなたの期待についての情報を提供します。
従業員給付
従業員ハンドブックの最後の部分には、従業員に提供するメリットと時間が記載されています。
- 出席と納得
従業員が毎日、時間通りに働くことが求められている旨のセクションを含めてください。 「過度の」欠勤と「習慣的な」遅れを定義する。 - 休憩、昼食、スタッフラウンジ
従業員はいつでも休憩を取ることができますか、特定の休憩時間がありますか？ 昼食はどうですか？ スタッフラウンジの使用手順を説明してください。 - コンピュータソフトウェアとドキュメント
従業員に文書に関する著作権法を知らせる。 コピーできない文書は何ですか？ ソフトウェアのコピーはどのように作成できますか？ ソフトウェアライセンスはどこにあり、何を言いますか？ - 守秘義務; ギフト
ビジネス上の問題および独自の手続きに関する州の方針。 従業員は非常に小さなトークンを除いて顧客から贈り物を受け取るべきではありません。 - 規律/終了
書面および口頭での警告を含む、規律に関する手続きを記述する。 小規模オフィスであっても、従業員が「どこかへ行く」と感じるように、訴えのプロセスを含める。 雇用が終了する可能性のある状況を説明する。 どのくらい通知されますか？ 累積休暇はどのように支払われますか
- 薬物とアルコールの使用。 喫煙ポリシー
会社の敷地内での薬物やアルコールの使用は、即時解雇の原因であると述べている。 会社の敷地内で喫煙を許可していますか？ - EEOC声明
何らかの理由で誰かを差別することはありません。 障害を持つ申請者や従業員に関する宗教的遵守や政策のための宿泊施設についても話し合うことがあります。 - 均等な支払い
性別などの外部要因ではなく、ポジションのレベルと業績に応じて従業員の給与を評価します。 - 評価
従業員に業績レビューの方法と時期を伝えます。 - 従業員の状況（フルタイムとパートタイム、保護観察）。
フルタイム雇用に必要な週の時間を記述します（32〜35〜40？）。 フルタイムの従業員には、パートタイマーにはない健康保険などの給付がありますか？ パートタイマーは賃金休暇を受けますか？
- 嫌がらせ
あなたの会社が従業員と顧客との間でそれを容認しないと述べてください。 ハラスメントの苦情がどのように処理されるべきかを話し合う。 - 採用方針
あなたが内外でどのようにポジションを宣伝しているか、あなたのインタビュープロセスを説明してください。 - オフィスドレスコード
髪、化粧品、宝飾品などの服飾方針の遵守に関する一般的な声明を含めることができます。 従業員が特定の制服を着用しなければならない場合、誰がこれを支払うのですか？ 誰が清掃費を支払うのですか？ 汚い言葉や罵倒な言葉は、終わりのために「正当な理由」になる可能性があります。 - 新入社員のオリエンテーション/トレーニング
職場でのトレーニングとオリエンテーションに関する貴社のプログラムを説明してください。 オリエンテーション時間は支払われますか？ - ペイ・ピリオド/タイムシート/ペイチェック/残業
従業員はどのくらいの頻度で支払われます （2週間に1回、または月に2回が典型的です）タイムシート/タイムカードは全従業員が維持しなければならないことを強調します。 彼らはいつターンインする必要がありますか？ 給与には控除に関する情報、年初来の情報が含まれていることを述べてください。 職員が残業の対象となる状態。 - 従業員の駐車場
あなたの駐車場とその使用に関する制限を記述してください。 従業員はロットに入るために駐車カードが必要ですか？ ロットはどのように監視されていますか？ - 個人的な電話と訪問者
訪問者や個人の電話に関するポリシーを記述します。 - 試験採用期間
新しい従業員が評価され、雇用が「一時的」または「自由意志」である期間は、通常90日を超えないようにすることをお勧めします。 この保護期間の後に給与を調整して、新しい従業員にインセンティブを提供することができます。 保護観察対象従業員は給付を受けませんが、保護期間内の有給休暇で保護観察対象従業員に支払いますか？ 受験生の従業員は、この間に休暇賃金の計算に時間がかかり始めますか？ - 辞職
辞任を希望する従業員に、少なくとも2週間前に通知するよう依頼する。 - 天気の日
悪天候のためにビジネスが閉鎖されている場合、従業員に通知する方法と時期を記入してください。 ビジネスが開かれているときの天気のために従業員の休暇をどのように扱うかについての声明を記入してください。 - 待機期間
従業員は給付を受けるために一定の時間を待つ必要がありますか？ 受動預金従業員は給付を積み立てることができますか？ - 有給休暇（休暇、個人の日、病気の時間）
このセクションはさまざまな方法で処理されます。 休暇、休暇、個人の時間、病気の時間など、休暇中に従業員に支払う必要がある連邦法はありませんが、従業員の期待リストでは「休暇」が高いです。 従業員は無給で休暇を取ることができます。 有給休暇は、生産性と顧客サービスに直接影響します。 これを処理する1つの方法は、時間の経過と共に最大「x」時間に累積する全体的な「有給休暇」給付を提供することです。 支払った時間は、任意の目的に使用することができます。 この手順では、毎日仕事をしている従業員に報酬を与え、休暇や休暇を取る機会を提供します。 病気を除いて、従業員に事前にPTOを十分にスケジュールするよう要求する。 このセクションを完了すると、ほぼすぐに従業員に公開することができます。 しかし、それを行う前に、あなたの弁護士または審査のために雇用法の専門家である弁護士に持ち込んでください。
- バケーション。
休暇の適格性について記述する。 従業員は休暇を取る資格があるのにどれくらいの期間働く必要がありますか？ 長さはどのように決定されますか？ 休暇はどのように支払われますか？ 誰かが去ったらどうなりますか？ 未使用の休暇の代金を受け取っていますか？ ほとんどの雇用者は、いくつかの理由から、休暇を取る代わりに従業員に給料を受け取ることを認めていません。 従業員が休暇を翌年に持ち越すことを許可しない。 誰もが毎年休暇を取るべきです。 従業員はいつ休暇計画を発表する必要がありますか？ スケジューリングの優先順位は誰ですか？ - 休日。
連邦法では休日の支払いは必要ありません。 事務所が閉鎖されている場合は、この時間を支払う必要はありません。 祝日は何を提供しますか？ 毎年特定の休日を一覧表示します。 祝日は毎年変更することができますが、通常は同じ番号を維持する必要があります。 休日の賃金を受け取るためには、従業員は休日の前日と翌日に働く必要がありますか？ 専任の従業員が休暇を受け取っても、休日のためにパートタイムの従業員に給料を支払う必要はありません。 特定の日にオフィスを閉鎖し、従業員に給料を支払わない場合は、事前に通知する必要があります。 - 病気の時間/個人的な日
ほとんどの小規模オフィスでは、人件費と経費の両方で、従業員に追加休暇を支払うことに大きな負担がかかります。 従業員には、必要な場合でも、必要でなくても、1年に限られた数の有料の個人/病気の日を与えたいと思うかもしれません。 これらの日を病気の日を含めて「個人的な」日としてまとめて指定することもできます。 休みを取るために病気になることについて人々がうそをつくようにしないでください。 従業員がこれらの日を別の年に引き継ぐことを許可しないでください。 それらを使用するか、またはそれらを失う。 従業員は1日ではなく、1日または数時間かかることがありますか？ パートタイムの従業員は通常、病気にかかりません。 個人/病気の日を要求する手順を説明してください。 - 陪審義務
従業員が陪審務めのために召喚状を受け取った場合、従業員に休暇を与える必要があります。 これはどうやって扱いますか？ あなたはこの時間にそれらを支払うでしょうか？ あなたは彼らに陪審の義務の支払いを要求するか、それともそれを保つことができますか？ 彼らはいつ職場に戻って報告しなければならないのですか？ このセクションの「最悪の場合」のシナリオを検討してください。 - 不在の葉
未払いの休暇を提供する必要はありませんが、特に貴重な従業員の場合は、この規定を考慮する必要があります。 誰かが未払いの休暇を取ることができ、また仕事に戻ってもポジションが確保できる最大の時間は何ですか？ あなたが保険を提供する場合、保険料を支払った場合、この保険を継続できますか？ 従業員が戻るときに何が起こるか。 彼/彼女は元の位置を受け取りますか？ - 軍事休暇
1994年の制服雇用と再雇用権法では、雇用主は軍事訓練を受けて戻ってきた従業員の技術を訓練したり更新したりするために合理的な努力をするよう要求している。 サマーキャンプやその他の短期的な軍事的義務に従事する従業員はどうですか？ 彼らの復帰はどのように処理されますか？
このセクションを完了すると、ほぼすぐに従業員に公開することができます。 しかし、それを行う前に、あなたの弁護士または審査のために雇用法の専門家である弁護士に持ち込んでください。
免責事項：私は弁護士ではなく、法的助言を提供していません。 この記事は情報提供のためのものではありません。 この文書およびこの種のすべての文書の弁護士に相談してください。