あなたのビジネスに責任ある計画がある場合、特定の事業費の払い戻しは従業員に課税されません。 あなたのビジネス払い戻し計画が責任ある計画のIRS要件を満たさない場合、これらの払戻金は従業員に課税され、連邦所得税および給与税の源泉徴収はこれらの支払いに行われなければなりません。
さらに、雇用主はこれらの支払いを従業員のW -2フォームに報告する必要があります。
説明責任のある計画には、以下を含むさまざまな従業員経費の払い戻しが含まれます。
アカウンタブルプランには、従業員が過剰な払い戻し（許容額を超える払い戻し）を雇用主に返すように要請する手続きも含まれていなければならない。 雇用者が説明責任のある計画を立てて維持する場合、従業員の経費は課税所得として扱われる必要はありません。
許容計画要件
IRSの「責任ある計画」とみなされるためには、あなたの手配には以下のすべてが含まれていなければなりません：
- 経費にはビジネス接続が必要です。 つまり、従業員としてのサービスを実行している間に支払われた、または発生していなければなりません。
- 従業員は、妥当な時間内にこれらの経費について雇用主に適切に説明しなければなりません。 従業員に、経費の日付、時間、場所、金額、事業目的などの経費に関する詳細情報を提供するように要求する必要があります。
- あなたは、状況に応じて、合理的かつ特定の期間内に過剰な払い戻しを返すよう従業員に要求しなければなりません
これらの3つの要件すべてが満たされない場合、計画はIRSによって説明責任がないと判断され、お客様のビジネスによって従業員に払い戻される費用は従業員に課税されます。
超過償還
超過払い戻しは、許容額を超える払い戻しです。 従業員が妥当な期間内に超過返済を返さない場合、これらの超過額は従業員に課税されます。 最も一般的な状況は、旅行のために出発する前に従業員に前金を渡し、旅行中の経費が前払い金額を下回る場合です。
過剰償還の返還のための合理的な期間は、IRSによって次のように決定されます。
- 経費の30日以内に受け取った進歩
- 従業員は、給与または納付後60日以内に適切な経費を計上します。
- 従業員は、支払または発生後120日以内に超過償還を返します。
- 従業員には、未払いの前渡金の返還または適切な会計処理を要求する声明（少なくとも四半期ごとに）が与えられ、従業員は声明を受領してから120日以内に遵守する。
責任ある計画をIRSに提出する
いいえ、書面による計画をIRSに提出する必要はありません。 しかし、従業員に経費を払い戻すための要件を定義したことを証明できるはずです。 あなたは、責任ある計画が何であるか、そしてあなたがあなたのビジネスを要件に合わせて操作していることを理解していることをIRSに示すために、何か書面で必要となります。
まず、従業員方針と手続きマニュアルの一部として、これらの要求事項を書面で記載する必要があります。
第2に、従業員とのすべての取引を経費の払戻しについて文書化し、責任ある計画のすべての要件に従うことを記録に残すこと。
説明責任と事業税
これらの経費がアカウンタブルプラン内で行われたかどうかは、あなたのビジネス税申告書にこれらの経費を差し引く能力に直接影響しません。 しかし、これらの経費がビジネス関連であることを証明するためには、依然として十分な文書を提出しなければなりません。
たとえば、旅行払い戻しについては、ビジネス税申告書の該当する行に費用を差し引くことができます。 例えば、食事や娯楽費の場合は、 スケジュールCのライン24bを使用してください（唯一の事業者または単一会員LLCの場合）。