多くの企業にとって、買掛金部門は何かが間違っていなければ大きな注目を集めません。 しかし、うまく運営されている買掛金部門から得られるべきことがたくさんあります。 逆に、ただ歩いているだけの問題からくる多くの問題があります。 この部門は、しばしばビジネスのキャッシュフローに大きな影響を及ぼし、サプライヤーとの支払い契約を利用することによって得られたり失われたりする機会があります。
十分に実行された買掛金部門は、大量の割引や早期支払いの割引を利用できるだけでなく、他の経費や投資のために最も多くの現金をビジネスに利用できる最良の方法を決定する必要があります。 この部署は、 サプライヤが契約や契約に基づいて義務を履行していることを保証することもできなければならないため、問題が解決され、適切な是正措置がとられます。
共通の買掛金問題
コストを削減し現金を解放する機会は数多くありますが、これらの目標を達成しようとすると企業が直面する多くの障害もあります。 キヤノンの2014年の買掛金最適化調査では、紙処理が多くの組織にとって最大の問題の原因の1つであり、紙請求の処理が最大の課題であることが判明しました。
その他の主要な懸念要因は次のとおりです。
- 時間内に支払いが行われることを保証する
- 請求書承認プロセスの合理化
- サプライヤーとの最良の支払い条件を取得し、両当事者が義務を果たすことを確認する
- さまざまな仕入先会計および請求システムを扱う
- データとトランザクションのセキュリティの記録と検証
記載されている問題の多くは、紙請求に依存して悪化したり作成されたりします。 失われた書類作成は、多くの組織で頻繁に発生する問題であり、遅れたり欠落したりすることにつながります。 さらに、多くの企業が書類作成のデジタル化に関心を持っていますが、サプライヤーの大半は依然として郵送紙の請求書を発行しているか、FAXで送信しています。
ほとんどの中小企業は、自身の口座管理業務を手掛けており、その多くは手作業で行われています。 ほとんどの企業は、電子決済に移行したサプライヤーがほとんどないため、大量の人材を手作業でデータ入力し、ドキュメンテーションのデジタルコピーを作成しています。
紙の文書を使用すると、レビューのためにコピーを作成して管理者の適切なメンバーに提出する必要があるため、請求書の承認プロセスが頻繁に遅くなります。 書類作成がデジタル形式で容易にアクセスできない場合や利用可能でない場合、データを分析して最良の支払い契約が得られていること、および義務が満たされていることを確認することは難しい課題です。 企業が必要なときに支払いを行うことができない場合、手続きに関連する問題は高価なものになる可能性があるため、早急に早期支払い割引契約を失うことがあります。
改善と最適化
支払勘定科目の適切な運営に関連する多くの問題が同じ根本原因から生じるという事実のために、組織が同時に多くの懸念を処理することができる調整もいくつかあります。 企業が買掛金部門のプロセスを合理化できる最も効果的な方法の3つは、
- 文書のデジタル化にオブジェクト文字認識を使用する
- サプライヤがアクセス可能なオンラインポータルを利用する
- 管理ワークフローの作成
OCR
多くの企業は定期的にスキャナーを利用して書類作成のデジタルコピーを作成していますが、これは通常、コンピューターに保存された文書のイメージを作成することのみを含みます。 これは、情報を手動でデータベースに入力する必要があることを意味します。そのため、レコードの損失は問題にはなりませんが、まだ時間がかかります。
オブジェクト文字認識（OCR）は、ドキュメントをスキャンし、ドキュメントからデータを取得することを含みます。 このデータは自動的にデータベースまたはスプレッドシートに追加できます。 OCRプロセスは手作業によるデータ入力ミスの問題を軽減するのに役立ち、書類を受け取るとすぐに情報を入力することができます。 OCRは、従業員が画像ファイルを作成するために文書をスキャンするのとほぼ同じ時間を要し、通常は余分なステップを必要としません。 ガートナーには、社員が直接関与することなく80％以上の請求書を投稿できる組織があります。
サプライヤポータル
セントラルシステムに請求書やデータを入力するプロセスを合理化することで、企業やそのサプライヤが注文を追跡したり、請求書を見たり、支払いがいつ行われるかを確認できるオンラインポータルを作成したり利用したりすることができます。 このデータを組織内の多数の個人が利用できるようにすることで、買掛金部門が適切な監視を行い、請求書の承認にかかる時間を短縮することができます。 サプライヤーがポータルにアクセスできるようにすることで、これらの企業は請求書の提出と支払いの追跡を行うだけでなく、受け取った品物や請求書発行に関する問題を認識することができます。
ワークフローとプロセスを確立する
しかし、組織はデータ管理の取り組みを決断することに決めましたが、アカウントと支払いを管理するためのプロセスが確立されていることが重要です。 これにより、業務が煩雑になるか、エラーや遅延につながる場合に、業務が正常に動作しているかどうかを確認し、代替案を見つけることができます。 Deloitteによると、これらのプロセスでは、請求書を受け取ったときの勘定科目部門の内容、データの入力および共有方法、請求書を承認するプロセスについて詳しく説明する必要があります。 また、さまざまなタイプのサプライヤに支払うことに対処する最良の方法を決定するためのガイドラインも必要です。
多くのサプライヤーは30日または90日以内に支払いの割引を提供していますが、そうすることで組織のキャッシュフローが阻害されれば割引の価値はないかもしれません。 また、会社とサプライヤーの両方が契約や契約の処方を満たしていることを確認する方法があることも不可欠です。 これらの問題に対処するためのワークフローを確立することは、組織が適切な選択をするのに役立ちます。
サプライヤーが十分な金額または適切な数量の在庫を所定の時間内に納品しない場合、企業はこれらの問題が解決されるまでインボイスを支払うことを望まないかもしれません。 ワークフローは、これらの問題が発生したときに何をすべきかを決定するうえで重要です。 さらに、サプライヤーへの支払いは、割引を失うのを防ぐため、または遅れた支払いに対するペナルティを被ることを防ぐために、時間通りに行われる必要があります。 物事が変わるにつれて、各サプライヤの合意書を文書化し更新する必要があり、プロセスは各口座が適切に処理されるようにする必要があります。
ワークフローを作成することは、企業にとっても役立ちます。
アウトソーシング
レコードをデジタル化し、OCRを実装し、サプライヤがアクセスできるポータルを使用することは、中小企業にとって必要不可欠なものではないかもしれませんが、企業がコストによってビジネスを活用できないと想定してはなりません。 多くの中小規模の組織では、電子システムの設定と保守のコストが非常に高くなることがありますが、社内で行うことはしばしば必要ではありません。 組織がこれらのタスクを外部委託できるさまざまな第三者プロバイダーが存在します。 組織は、OCRプロセスの設定から、サプライヤー契約の分析のためのワークフローの作成に至るまで、すべてのアウトソーシング支援を受けることができます。
組織は、さまざまなITシステムを単独で実装するコストを払うことができないかもしれませんが、サードパーティ製のシステムを使用することはしばしば非常に手頃です。 企業は、これらのシステムを開発するために外部の人を使用するコストと、潜在的な貯蓄と現金を解放する価値とを比較する必要がありますが、アウトソーシングでは、通常は高価になる技術やシステムを活用できます。
- 新規受注ごとに購買発注が登録されていることを確認する
- 請求書が受け取った商品と一致し、契約上の合意を満たしていることを確認する
- 支払いが行われたこと、期限内に行われたこと、複製されていないことを確認するための記録を確認する
- 手数料を削減するためにEFTやクレジットカードなどの請求書を支払う最良の方法を決定する