効果的な売掛金管理戦略を確立することは、成功した事業を運営する上で不可欠な部分です。 それにもかかわらず、私たちは日常的に状況にアプローチすることができない中小企業に対処しており、それは悪化しています。 売掛金プロセスを改善して最適化することは、テーブルに多くの利点をもたらし、単にAR自体には適用されません。 合理化され効率的なARプロセスは、マーケティング、販売、顧客サービス、および全体的な運用にもプラスの影響を与えます。
だから、それを改善するために時間と労力を費やす価値がある。
売掛金の最適化が重要な理由
多くのビジネスオーナー様と同様に、お客様の売掛金プロセスを積極的に最適化するメリットはすぐにはわかりません。 しかし、上記のように、そうすることで、ビジネスの多くの面を大幅に改善することができます。 既存の資本が無駄になるのを防ぎ、流動性を高めます。 企業は借金を減らし、コストを削減し、成長を促進し、多くの場合、競争を勝ち抜くことができます。
売掛金プロセスを最適化するために重要なのは、早期にプロセスを開始することです。 あまりにも頻繁に、企業は売り上げをする意思があるので、売掛金を後払いとして扱います。 プロセスを早期に開始するということは、顧客関係の初期段階で支払条件のようなことを議論することを意味します。 プロセスの早い段階で電子決済で新しい顧客を獲得することは、状況に積極的にアプローチするもう1つの例です。
何か他のことをする前に、できるだけ早い段階で売掛金を優先させるようにしてください。
一般的な売掛金の落とし穴
事業主は、しばしば売掛金をバックバーナーにプッシュします。十分に残しておくと完全にうまくいくと仮定します。 しかし、ARの習慣が不十分な場合、ビジネスには多くの問題が生じます。
信用を信用していない顧客に至るまで、タイムリーな方法で期限前の口座をフォローアップすることに失敗した場合、不十分なARの慣習は、時間、金銭、生産性をビジネスから奪う。 彼らはしばしば、会社を経営する上で事実上あらゆる側面に影響を与える波及効果を生み出します。 最悪の部分は、問題の多くが簡単に回避できるということです。
他の一般的なAR関連の問題には、現金支払いの不適切な適用と配賦、請求書と請求書の正確性に注意を払わないこと、潜在的な問題についてレポートを生成して適切に使用しないことが含まれます。 これらの問題やその他の間違いのいずれかが、非常に成功し収益性の高いビジネスであっても、大きな問題を引き起こす可能性があるため、可能な限り早期に修正する必要があります。
改善された債権処理のためのこれら5つのアクティビティの最適化
売掛金プロセスの最適化は当初からかなり難しいようです。 しかし、状況へのアプローチを取ることで、かなり迅速かつ劇的な改善をもたらす変更を実装することができます。 お客様の便宜のために、適切に最適化された場合、売掛金処理の全体的な機能が大幅に向上し、ビジネス全体に多くのエキサイティングなメリットがもたらされる5つの活動を特定しました。
- 正確な顧客データの維持 - 顧客データおよびデータの正確性を保証するために、マスターデータプロセスを集中化することは、効果的な売掛金プロセスの確立および維持の重要な部分です。 たとえば、住所が不正確であると、間違った場所に請求書が郵送され、支払いが遅れることがあります。 顧客アカウントは、異常な支払い条件、不適切な支払い条件、与信限度額、割引などの異常をチェックするために、一貫して監査される必要があります。 顧客データへの変更は適切に文書化されなければならず、権限のない人がデータにアクセスしたり編集したりするのを防ぐためにコントロールを導入する必要があります。
- 明快で簡潔な与信承認プロセスを確立する - すべてのビジネスは、売上を押し上げるために有害な信用習慣に陥ることがあまりありません。 もちろん、これは最終的に企業にとって悲惨なサイクルにつながります。 クレジットの引き上げは非常に良いことですが、そのための明確なプロセスが確立されなければなりません。 クレジット限度額の評価と上書きの時期と方法、保留を保留する時期、および申請プロセスの仕組みに関する明確な指示が含まれていなければなりません。 状況が変わるため、与信承認プロセスの定期的なレビューを実行する必要があります。
- 効果的な課金プロセスを確立する - 効果的なためには、顧客の課金および請求は正確で合理的でなければなりません。 価格設定、測定単位などの間違いは、重大な混乱を招く可能性があります。 さらに、請求書を作成してタイムリーに送信しなければなりません。また、作成方法も一貫して定義する必要があります。 請求と請求を改善する1つの方法は、できるだけ多くを自動化することです。ここでテクノロジーに頼るのを恐れないでください。 例外レポートを使用して、問題のあるアカウントを特定します。 可能であれば、カスタマーポータルを設定して、顧客に自社の感覚を与えながら作業の一部を移行します。
- キャッシュ適用プロセスを磨く - 到着時に、支払いが正しく適用される必要があります。 正しい顧客と適切な請求書に適用する必要があります。 そうでなければ、紛争や争点が後に発生した場合、最初の問題をゼロにすることは非常に困難です。 支払いは、特定の瞬間に、どの口座が最新で期限切れであるかを知るために、迅速に適用する必要があります。 プロセスを最適化する1つの方法は、簡略化のために限られた数の支払いオプションを提供することです。 締め切り日の前に、迅速かつ長期間の仕訳記入。 可能であれば、実際にどこに行くのか把握する時間がなくなるまで、現金をサスペンス口座に投函しないようにしてください。
- 回収プロセスの最適化 - 売掛金を適切に最適化することで、適時かつ効果的な方法で支払いをより簡単に回収することができます。 たとえば、支払いが適切に適用される場合、どのアカウントがデフォルトになる危険性があるかを簡単に判断できます。 収集努力は一貫して整然としたものでなければならない。 支払い計画を交渉するための明確なプロセスが確立され、それが同社の全体的な目的と矛盾しないようにする必要があります。 手動入力によるエラーのリスクを低減するために、プロセスは可能な限り自動化する必要があります。
債権プロセスの改善に採用するベストプラクティス8つ
アメリカ生産性・品質センター（APQC）は、オープンスタンダードと呼ばれる一連の規格を制定しました。 売掛金処理のベストプラクティスの概要を説明し、ARプロセスの磨きに取り組む際には貴重なものであることが証明されるべきです。 私たちはあなたの便宜のために、APQC Open Standardsの8つの最も重要な点を要約しました：
- 支払いを受け取る障害を取り除く - たとえば、顧客を調査して、どの支払い方法が最も効果的であるかを調べます。 そこから、顧客が時間通りに請求書を支払うのを容易にするために、さまざまな支払い方法を選択することを検討してください。
- 信用管理の優先順位付け - 信用を広げて販売を止めさせないでください。 この戦略は長期的には逆行し、信用管理プロセスが貧弱なために発生する可能性のある多くの問題のほんの一例に過ぎません。
- 定期的に売掛金を評価する - 売掛金の状態を監視し、評価するための特定のスケジュールを設定します。 理想的には、少なくとも週に1回は実行する必要があります。 誤りを見つけるのが早くなればなるほど、早期に修正することができます。そして、あなたのビジネスに大きな問題を引き起こす可能性は低くなります。
- 支払条件を短くすることを検討する - すべての顧客がネット30の支払い条件を満たさなければならないという法律はありません。 しばしば、より短い支払い条件を使用することは、ゆっくり支払う顧客に少なくとももう少し早く支払いを促すので、検討する価値のある選択肢です。
- 請求紛争解決プロセスの作成 - 請求紛争の処理のための特定のプロセスを確立します。 これによりプロセスが合理化されるだけでなく、紛争が発生したときに何をすべきかをチームが正確に知るため、全体的な顧客満足度が向上します。
- 自動化 - できるだけ多くの売掛金処理を自動化するために、さまざまなタイプのソフトウェアやその他の技術を調査します。 人間の要素を取り除く以上に、プロセス全体がより正確で信頼できるものになります。 多くのプログラムは高価ですが、エラーが少なく、多くの場合従業員の生産性も向上しているため、ROIは相当です。
- プロアクティブなコレクションプロセスを確立する - コレクションを最優先にして、明確かつ簡潔なコレクション戦略を確立することによって、コレクションを強化します。 理想的には、早期に介入することを目指します。 勘定科目が過去勤務欄に転記されると、あなたのチームはその上にあり、何をすべきかだけを知っていなければなりません。
- Bill Electronicically - そうする方法があれば、電子的に顧客に請求を開始してください。 電子請求書や支払いをサポートできない人もいるかもしれませんが、ほとんどの企業がこれに乗っています。 処理しなければならない紙小切りの数が少なくて済み、郵送しなければならないほど、プロセス全体がより簡単で正確になります。
ご覧のとおり、売掛金を改善して最適化するために、最初からやり直す必要はありません。 一度に1つのエリアを選択することもできますし、一気に全力で突っ込んで一度に改造することもできます。 いずれにしても、売掛金を最適化するために取る手順は、長期的にはうまくいくでしょう。