雇用者識別番号（EIN）を申請する
あなたのEINは、IRSのためにあなたのビジネスに特別に割り当てられた一意の番号です。 この番号は、従業員に関する情報を連邦政府機関および州政府機関に報告するときのあなたのビジネスを識別します。 この情報の例には、総収入とそれに代わって支払われる税金が含まれます。 Form SS-4またはTax IDと呼ばれるEINが聞こえるかもしれません。これはEINと同じです。
IRSを通じてEINを直接申請してください。 このトランザクションを完了するための最も便利な方法は、オンラインアプリケーションによるものです。 ただし、応募はファックスやメールでも受け付けます。
追加のEIN要件に関する州および地方の規則を確認する
多くの州や地方自治体はあなたの連邦EINを身分証明書として受け入れますが、税務上は別の番号が必要です。 例としては、ニューヨーク、マサチューセッツ、サウスカロライナなどがあります。 適切な州の中小企業のウェブサイトを訪問することによって、あなたの都市および/または州の規制を決定することができます。
独立した請負業者と従業員の違いを理解する
独立した請負業者または従業員を雇用しているかどうかは、所得、メディケア、社会保障および失業税がどのように支払われるかに大きく影響するため、両者の違いを理解することが重要です。
基本的なテストでは、次の3つの質問があります。
- いつ、どこで、どのように作業が完了するかを雇用主が管理していますか？ そうであれば、その従業員はおそらく従業員です。
- 雇用主は仕事の財務面を管理していますか？ たとえば、費用は払い戻されますか？ 雇用者はコンピュータなどの仕事関連ツールを提供していますか？ そうであれば、その従業員はおそらく従業員です。
- 関係は継続しているのか、継続雇用を期待していない特定のプロジェクトに従事しているのか？ 雇用主は、健康保険や有給休暇などの給付を労働者に提供していますか？ 関係が進行中である場合や給付が提供されている場合、従業員はおそらく従業員です。
必要な従業員フォームを取得する
自分の書類が整理されたら、従業員を雇う準備が整いました。 最初の数日以内に税金と給与情報を収集し、適時に最初の給与を受け取るようにしてください。 より早い支払いのために従業員が直接預金を使用するよう奨励することをお勧めします。
各従業員は、連邦所得税源泉徴収票W-4を記入しなければなりません。これにより、正確な源泉徴収税を計算することができます。 従業員は、I-9書式を記入して、米国で法的に許可されていることを確認する必要があります。
あなたの支払期間を選択してください
賃金期間が少ないほど、給与計算を簡単に完了できます。 しかし、一部の州では、従業員が特定のスケジュールに従って、例えば毎週または隔週で支払われることが求められています。 1週間に1回未満の給与計算を実行する場合は、給与期間が州の規定に準拠しているかどうかを国務省に問い合わせてください。
給与計算関連プロセスの登録
正確な給与を発行するには、従業員の時間を追跡する方法が必要です。 この目的のために、基本的なサインインシートから、電話やコンピュータの従業員の活動を追跡するプラットフォームまで、さまざまなツールが用意されています。 また、それを提供する予定の場合は、有給休暇のためのポリシーを設定し、残業手当およびその他の給付を設定することも重要です。
反対に、従業員に代わって給付、税金などの控除を適切なベンダーや代理店に確実に支払うためのプロセスを整える必要があります。
給与計算プラットフォームを選択する
社内で給与計算を処理する予定の場合は、あなたまたはあなたの簿記担当者がこの作業のニュアンスに慣れていることを確認してください。 ものを簡単にするために利用可能ないくつかの高品質給与計算プラットフォームがあります。 しかし、ほとんどの中小企業では、これらの専門家が正確かつ時間通りに給与計算を行うための知識と経験を持っているため、アウトソーシングされたコントローラーサービスが好まれます。
給与計算を作成する
あなたまたはあなたの管理者が給与計算システムに従業員の個人情報を入力すると、最初の給与計算実行の準備が整いました。 毎時（非課税の）労働者のために用意されている計時ツールを使用して、それぞれの労働時間を入力または報告します。 サラリーマン（免除）労働者は時間を報告する必要はありません。 彼らは毎週同じ金額を支払われます。
注：経理で雇用原価計算を行っている場合でも、給与従業員は自分の時間を追跡する必要があります。 彼らは毎週の給料を考慮に入れませんが、費用を理解するために仕事に時間を正確に割り当てることができるようにしたいと考えています。 これらのレポートを作成するために、総勘定元帳会計ソフトウェアと同期する時間追跡プログラムの使用を検討してください。 多くの人があなたの給与計算と同期を取るため、給料労働者や時間従業員にも同様に使用できます。
必要なレコードを保持する
特定の給与計算関連の記録は、IRSの目的のために保持する必要があります。 一般的には、在籍期間にかかわらず、積極的に雇用されている個人のすべての記録を保持する必要があります。 多くの記録は、雇用終了後一定期間保持する必要があります。 例えば、雇用税記録は少なくとも4年間は保持されなければならない。 具体的な指示はIRSから入手できます。
連邦および州の給与税を計算して支払う
最後に、雇用主として、あなたは給与納税の支払いと特定の報告書の作成を担当します。 一般的に、報告書は四半期または年ごとに発行されます。 すべての税金と報告書が適切に処理されるように、IRSと州の税務署を通じて入手可能なリソースを活用してください。
正確なオンタイム給与計算は、あなたのビジネスにとって最も重要な責務の1つです。 まず、給与計算のエラーは、従業員を動揺させる確実な方法です。 第二に、税務上の誤りは、相当な罰金と罰金をもたらす可能性があります。 最も一般的な落とし穴を避けるために、給与計算がどのように処理されるかを慎重に検討してください。